Майк Клейтон - Как говорить, чтобы вас слушали

По тем или иным причинам (рассмотрение которых выходит за рамки этой книги) некоторые люди любят противоречить по любому поводу. Они наслаждаются конфликтом. В таком случае есть только одна стратегия – держаться подальше. Вы не сможете выиграть в этом конфликте. Если вы позволите вовлечь себя в спор, считайте, что уже проиграли. Ваше участие в конфликте принесет огромное удовольствие другой стороне, а вам от этого лучше не станет. Это лишь усилит ваше разочарование, гнев, горечь, пока вы не скажете или не сделаете то, о чем пожалеете. Лучше держитесь подальше.

• Вы должны понимать, что важнее всего. Зачастую сохранение отношений имеет первостепенное значение. Отстоять свою правоту – последнее, о чем следует думать.

• Правильно выберите время и место, когда вы оба никуда не торопитесь и чувствуете себя комфортно.

• Возьмите на себя ответственность за процесс, за свои действия и эмоции и создайте условия, в которых обе стороны почувствуют себя в безопасности.

• Во время разговора оценивайте, чего удалось достичь. Вернитесь на шаг или два назад, если вы продвигаетесь слишком быстро.

• Контролируйте свои эмоции.

• Признайте, что ваша история так же «правдива», как и история другого человека.

• Делайте паузы, чтобы выслушать человека и обдумать его слова.

• Разделите пирог на кусочки, чтобы определить, в чем вы согласны друг с другом, а в чем нет.

• В завершение разработайте план действий на будущее.

• Не используйте преувеличения: «всегда», «каждый», «никогда» и «никто».

• Не используйте такие опасные слова, как «почему?» и «но».

• Не высказывайте заранее составленное мнение: «вы сейчас скажете…».

• Не высказывайте предположение: «вы имели в виду, что…».

• Не судите: «вы должны были…».

• Не обвиняйте: «это ваша вина».

• Не осуждайте: «это вы сделали…».

• Не критикуйте: «вы реагируете слишком остро».

• Не реагируйте слишком остро: «мы никогда не сможем справиться с этим».

• Не вспоминайте давнее: «точно как в прошлый раз».

• Не угрожайте: «если вы не…».

• Не делайте саркастических замечаний: «этим вы хотите произвести на меня впечатление?».

• Не переходите на личности: «вы нетерпеливый».

• Не пытайтесь истолковывать: «на самом деле вы хотели сказать…».

• Не давайте советы: «на вашем месте я бы…».

Количество времени, проведенного на встречах и собраниях, зависит от вашей профессии и от вашей общественной деятельности. Если ваша работа связана с менеджментом, то примерно пятую часть рабочего времени (или даже больше) вы проводите на собраниях, а если вы топ-менеджер или директор, то примерно половину или две трети времени вы проводите на тех или иных собраниях.

Если ваша общественная жизнь предполагает организацию родительских собраний, клубных ужинов и благотворительного сбора средств, членство в различных комитетах – от сообщества местных жителей до местных политических групп, собраний не избежать. А семейную жизнь тоже можно считать чередой собраний и встреч, на которых вы и ваша семья пытаются повлиять друг на друга, принимать решения и разрешать конфликтные ситуации. Итак, наша современная жизнь – череда собраний.

Собрания важны не только потому, что занимают столько времени, а потому, что именно на собраниях часто принимают решения, делятся информацией, проводят переговоры, составляют планы, заключают сделки и придумывают новые идеи. Собрание можно считать разговором или серией разговоров, которые преследуют одну или несколько целей. В зависимости от целей можно выделить четыре типа полезных собраний и один не очень полезный.

Обсуждение с целью найти новые идеи. Самая креативная и свободная структура собрания.

Оценка идей и принятие решений, именно здесь нужно применить ваши навыки убеждения, чтобы повлиять на других. Торговые мероприятия – одна из площадок обсуждения возможностей.

На этих собраниях надо «закатать рукава» и взяться за дело. Тут решаются проблемы, разрабатываются планы, устанавливаются сроки и распределяются обязанности.

Эти собрания касаются строительства и укрепления отношений. На этих собраниях можно также поделиться знаниями и информацией. Одинаково воспринимаемая нами реальность укрепляет взаимопонимание.

Собрание только ради собрания. Обсуждение «для галочки» не достигает никаких целей – даже не укрепляет отношений. Люди приходят на такие собрания, потому что обязаны делать это, и прекрасно знают, что впустую потратят время. Следовательно, такие собрания лучше отменить или реорганизовать, поставив конкретную цель.

Собрания важны, потому что они помогают воплотить в жизнь те или иные решения, однако если проводить их неэффективно, собрания становятся пустой тратой времени.

Studer Group – американская консалтинговая компания в сфере здравоохранения. В 2006 году она опубликовала результаты исследования собраний, которые проводятся в больницах и считаются эффективным методом развития всех организаций.

В течение четырех недель три больницы, участвовавшие в исследовании, собирали данные о типах собраний, их продолжительности и количестве присутствующих. Менеджеры и участники собраний также оценивали пользу и эффективность каждого собрания.

Затем менеджеры прошли тренинг, посвященный эффективному проведению собраний. После тренинга больницы снова собирали те же самые данные в течение четырех недель. В итоге количество собраний сократилось на 21 %, что привело к огромной экономии времени. И менеджеры, и участники собраний также отметили, что собрания стали намного полезнее и эффективнее.