Майк Клейтон - Как говорить, чтобы вас слушали

Вы также должны поощрять креативные споры, во время которых люди выражают несогласие друг с другом и высказывают противоположные мнения с целью всесторонне исследовать сложный вопрос. Но не позволяйте переходить на личности. Кроме того, некоторые участники обладают сильным влиянием, основанным на их статусе, возрасте или опыте, знаниях, связях или просто на личностных качествах. Эти люди могут доминировать в обсуждении и, следовательно, подталкивать к решениям, которые не всегда эффективны. Ваша задача – ослабить давление их авторитета, позволив другим участникам высказаться и в полной мере озвучить свою точку зрения, прежде чем более влиятельные участники «захватят» обсуждение.

По ходу обсуждения делайте паузы, чтобы подчеркнуть важные комментарии, договоренности, решения, обязательства или информацию и дать возможность всем записать это. Запись важных моментов на доске поможет выработать общий взгляд на результаты обсуждения и позже составить официальный отчет по собранию.

Предлагаю несколько советов, которые можно использовать по отдельности или комбинируя их.

• Сохраняйте спокойствие и сосредоточенность – используйте процесс SCOPE.

• Напомните цели собрания и временны`е рамки.

• Обсуждайте каждую тему по отдельности – и отмечайте все вопросы, которые возникают по ходу обсуждения, чтобы вернуться к ним позже.

• Предложите высказать новую точку зрения.

• Попросите соблюдать тишину в течение двух минут – в принудительном порядке.

• Сделайте перерыв, точно указав время, когда собрание продолжится.

• Четко сформулируйте основные правила и принципы обсуждения.

• Отложите спорный вопрос на потом – возможно, даже на другое собрание.

• Переговорите лично с одним-двумя ключевыми участниками дискуссии.

• Извинитесь, что ситуация вышла из-под контроля, и попросите всех помочь навести порядок и двигаться дальше (это скрытый упрек и просьба о поддержке, обращенная к тем, кто не одобряет поведение некоторых участников).

4. Завершить обсуждение

Одним глазом следите за временем, а другим – за ходом обсуждения. Здравый смысл подскажет вам, когда наступит время для того, чтобы завершить обсуждение и принять решение. Теперь пора вам тоже внести свой вклад – резюмировать сказанное и либо сформулировать решение, принятое в ходе обсуждения, либо принять решение самостоятельно, если вы обладаете соответствующим авторитетом.

5. Завершить собрание

В конце собрания резюмируйте ключевые моменты обсуждения, включая расхождение во мнениях. Затем напомните об обязательствах, которые берет на себя каждый участник. Сообщите, что будет дальше, после собрания. Три принципа завершения: подытожить договоренности; действия / распределение обязанностей; последующие действия – то есть о чем мы договорились, что нужно сделать и кто это сделает и что потом.

1. С самого начала собрания сформулируйте результаты, к которым вы стремитесь в идеале, а также критерии успеха.

Этим могут заняться координатор или сами участники.

2. Сформулируйте четкую повестку дня.

Все должны знать план, которому вы будете следовать, и как он согласуется с целями собрания.

3. Проследите за тем, чтобы у каждого участника была возможность высказаться.

Особенно это касается тихих, скромных людей, у которых множество идей, но они стесняются поделиться ими. Зачастую именно их мнение приносит больше всего пользы.

4. Сформулируйте противоположную точку зрения.

Это необходимо, чтобы проверить обоснованность всех данных и аргументов, предложенных во время обсуждения.

5. В завершение используйте три принципа, обозначенные выше.

Напомните обо всех принятых договоренностях и соглашениях, напомните о запланированных действиях и распределении обязанностей, а также о последующих мероприятиях.

После собрания отправьте всем участникам письменное резюме всех договоренностей и решений, принятых на собрании, а также перечень запланированных действий и старательно выполняйте свои обязательства, подавая пример остальным.

Первое правило участия в собраниях:

«Не старайтесь посетить как можно больше собраний только потому, что можете это сделать».

Выбирайте только те собрания, на которых вы можете привнести в обсуждение что-то ценное или можете научиться чему-то. Также взгляните на повестку дня и свяжитесь с председателем собрания, если вас интересует только один из вопросов. Если вы договоритесь, что приедете, чтобы поучаствовать только в одном конкретном обсуждении, а затем покинете собрание, это позволит вам оптимально использовать свое время. Кроме того, я рекомендую не посещать собраний, если нет четкой повестки дня.

Приезжайте вовремя, с энтузиазмом и готовностью участвовать в обсуждении. Хотите или нет, но вы уже приехали, так что «засучите рукава» и ведите себя так, как будто это самое важное занятие в вашей жизни.

Внимательно слушайте и записывайте, четко структурируйте свой ответ. В главе 5 мы обсуждали схему структурированного ответа, она поможет вам сформулировать свои мысли эффективно, чтобы люди слушали вас.

Третий закон Ньютона гласит: действие равно противодействию. Когда вы высказываете свою мысль на собрании, кто-то может отреагировать негативно, и возникнет сопротивление. Однако реакция на вопрос – это ответ. А ответы пробуждают сознание и побуждают людей выслушать вас.

Неважно, председатель вы или просто участник собрания, попробуйте нарисовать схему размещения людей в комнате, это позволит запомнить их имена, а если вы не знаете никого из присутствующих, абсолютно уместно попросить председателя собрания представить всех. Предлагаем несколько советов, которые помогут вам запомнить имена.

• Мы запоминаем только то, что важно для нас, так что будьте внимательны, когда человек произнесет свое имя.

• Обратите внимание на само имя: что в нем необычного? Как оно пишется? Мысленно повторите его.

• Потренируйтесь – во время собрания обратитесь к человеку по имени, когда представитесь ему, или запишите его имя.

• Мысленно – или вслух – прокомментируйте имя: происхождение, необычную орфографию или придумайте историю, связанную с этим именем.

• Свяжите это имя с кем-то или чем-то из вашей жизни. Чем смелее ассоциации, тем лучше, но не озвучивайте свои мысли!