Майк Клейтон - Как говорить, чтобы вас слушали

Быть председателем или организатором собрания – важная роль, с которой вы должны справиться блестяще, если хотите с пользой потратить свое время и время других людей. Вы хотите, чтобы вас слушали, но на самом деле успешные председатели и организаторы говорят крайне мало. Однако важно, что они делают и как они говорят то немногое, что нужно сказать.

Мы рассмотрим три этапа: подготовка, проведение собрания и обратная связь, но для каждого этапа самое важное – не забывать о цели. Каких результатов вы хотите достичь? И, учитывая это, какой из четырех типов полезных собраний вы выберете?

Прежде всего, надо решить, какова цель собрания. Без полноценного ответа на этот вопрос ваше собрание будет бессмысленным и бестолковым, и его лучше отменить. Даже если есть веская причина для собрания, подумайте: «Нам действительно нужно встретиться?». Возможно, есть более эффективный метод обсуждения вопроса? Например, можно раздать информацию, поговорить с людьми индивидуально или распределить задания между людьми.

Если вы решили, что все-таки стоит провести собрание, то список действий, предложенный ниже, поможет вам эффективно подготовиться.

Сформулируйте четкие цели собрания.

Ограничьтесь несколькими целями, причем они должны быть взаимосвязаны. Если нужно провести две встречи с одними и теми же людьми, запланируйте две встречи одну за другой с перерывом между ними, вместо того чтобы устраивать одно длинное собрание с большой повесткой дня.

Выберите, проконсультируйте и пригласите участников.

Кто должен участвовать в собрании, чтобы выполнить поставленные цели? Не приглашайте людей по неверным причинам: чтобы не ранить их чувств, чтобы не оскорбить их достоинство или потому что вам кажется, что вы обязаны их пригласить. Какой вклад они внесут в обсуждение? Поговорите с ними, прежде чем составить повестку дня и список участников. Отправьте приглашения заранее, чтобы люди успели подготовиться.

Повестка дня.

Обдумайте серию обсуждений, направленных на достижение всех поставленных целей. Обдумайте их последовательность, продолжительность и организационные моменты. Запланируйте перерывы, чтобы усталость не повлияла на эффективность собрания.

Подготовительная работа.

Запланируйте, что вам и другим участникам собрания нужно сделать перед встречей. Составьте список справочных материалов и требований и подчеркните, что подготовка к собранию – важная часть собрания. При необходимости поговорите с людьми перед собранием, чтобы убедиться, что вам удалось заложить надежное основание для эффективного обсуждения, однако не приступайте к принятию решения до начала собрания.

Обдумайте дату, место и условия.

Когда лучше всего провести собрание? Если ваша организация работает по календарю, который позволяет автоматически запланировать подходящее время, воспользуйтесь этим. Обдумайте, в какое время дня провести собрание и насколько это сообразуется с обязанностями и внутренним распорядком дня участников. Подумайте, где провести собрание. Если есть выбор, подумайте, какой формат комнаты больше подойдет для тех типов обсуждения, которые вы предполагаете использовать. Например, обсуждение новых идей и отношений предполагает менее формальную обстановку, чем обсуждение возможностей и действий. Возможно, вам понадобится оборудование: например, визуальные средства, флип-чарты, или придется использовать коммуникационные технологии. Наконец, подумайте, будут ли у вас закуски и напитки. Без угощения собрание закончится быстрее, но угощение помогает участникам расслабиться и создает неформальную обстановку. Свежая вода должна быть всегда под рукой.

Раздайте повестку дня.

Распечатайте повестку дня со всей информацией и раздайте людям заранее, чтобы дать им возможность подготовиться. Включите дополнительный материал (или ссылки на него). Можно скачать образцы моей повестки дня, основанной на этих принципах: www.speaksopeoplelisten.co.uk

Всегда начинайте вовремя. Отметьте это в повестке дня, например: «Начало собрания ровно в 10:00». Можно также пригласить участников собрания так: «Завтрак в 9:45. Собрание начинается ровно в 10:00». Если вы не начнете вовремя, люди подумают, что можно опаздывать, что опоздавшие даже важнее, чем те, кто пришел вовремя, и что вы без зазрения совести готовы тратить их время, заставляя ждать.

Начните с любезностей и вежливых пассажей, чтобы создать дружескую атмосферу и наладить взаимопонимание, даже если собрание длится всего несколько минут. Если участники соберутся к 9:45, а встреча начнется в 10:00, у них будет время, чтобы пообщаться в непринужденной обстановке, не урезая время основного обсуждения.

Прежде всего, акцентируйте внимание на целях собрания и опишите план обсуждения (повестку дня), которому вы намерены следовать. Далее ваша основная задача – призывать всех участников внести свой вклад в обсуждение и придерживаться намеченного плана, чтобы достичь целей.

Для этого вам понадобятся пять основных навыков, которые опираются на гибкость и беспристрастность.

1. Предлагать каждому участнику внести свой вклад

Подключайте людей к обсуждению, по очереди; решайте, кому первому дать слово и кого должны услышать все. Убедитесь в том, что прозвучало мнение каждого участника, обратив особое внимание на тех, кому не хватает уверенности и напористости. Задавайте вопросы, чтобы участники обсудили проблему всесторонне, и поощряйте креативное, дивергентное мышление – поиск разных вариантов решений.

Возможно, некоторые участники будут доминировать в обсуждении, а некоторые мнения вызовут критику или даже враждебность. Ваша задача – контролировать поведение участников и сохранять позитивную атмосферу равноправия и уважения.

2. Признать и похвалить

Чтобы создать благоприятную атмосферу, крайне важно управлять своими мыслями и эмоциями, а также ментальным и эмоциональным состоянием участников. Будьте позитивны, вдохновляйте и ободряйте. Вы должны знать всех участников по имени и обращаться к ним по имени, поэтому, если вы не со всеми знакомы, то нарисуйте на бумаге, кто где сидит, затем в начале встречи попросите каждого участника представиться и запишите все имена на этой схеме.

Когда кто-либо вносит вклад в обсуждение, признайте это и похвалите за ценную информацию, комментарий или смелость.

3. Контролировать процесс обсуждения

В течение всего обсуждения следите за тем, чтобы каждого участника выслушали с уважением, создавая атмосферу, в которой люди проявляют стопроцентное внимание друг к другу. Так будет меньше недопонимания, однако если заминка с пониманием все-таки произойдет, ваша задача – дать человеку возможность объяснить свою точку зрения, прежде чем продолжить обсуждение.