Эмма Сарджент - Научиться вести разговор в любой ситуации

А теперь мы рассмотрим способы высказать на собраниях или перед большой группой коллег свою точку зрения так, чтобы вас услышали.

Как быть услышанным

План из пяти пунктов, как донести свою мысль

Донести свою мысль, высказать свое мнение, добиться того, чтобы вас услышали, – бывают моменты, когда это особенно важно для вас. Вопрос в том, как преподнести свои мысли и идеи таким образом, чтобы они оказали максимальное влияние на слушателей и вызвали желаемую реакцию.

Во-первых, это зависит от того, что вы хотите предложить – рассмотрение волнующего вас вопроса / проблемы или решение давно существующей и известной проблемы.

Существуют два очень действенных формата построения выступления. Оба они оказывают огромную помощь в достижении нужного результата, и каждый имеет свои преимущества.

Люди любят оптимистов. Оба этих формата, использованные правильно (а это зависит от вас), предлагают вам реальную возможность предстать позитивным человеком, ищущим и находящим решение проблем.

Первый формат построения сообщения полезен, когда вам надо представить на рассмотрение вопрос или проблему и убедить аудиторию, что над этим стоит задуматься и найти ответ или решение.

1. Формулировка проблемы:

• Объясните, что вы собираетесь обратить внимание аудитории на некую проблему.

• Напомните ключевые моменты предыстории предмета обсуждения (о котором, как вам известно, аудитория полностью или частично осведомлена).

• Четко определите проблему.

2. Негативные последствия:

• Охарактеризуйте негативные стороны проблемы. На этой стадии говорите о проблеме в общих чертах и объективно; подробное рассмотрение последует ниже.

3. Личный опыт:

• Приведите примеры из личного опыта влияния проблемы на вашу работу.

4. Свидетельства:

• Приведите факты и информацию в поддержку вашего видения ситуации. Здесь уже можно добавить подробности и детали, дополнительно объясняющие вашу позицию.

• Кроме собственного опыта, приведите свидетельства третьей стороны. Для этого вам предварительно нужно собрать эти свидетельства от коллег, клиентов, поставщиков – всех тех, кто имеет отношение к проблеме.

5. Заключение:

• Еще раз озвучьте проблему, чтобы убедиться, что у аудитории сложилось о ней четкое представление.

• Изложите свое понимание мер, которые надо предпринять для решения проблемы.

Второй формат построения сообщения вы можете использовать, когда у вас есть рекомендации или идеи по поводу решения уже существующей известной проблемы,и вы хотите, чтобы были предприняты меры по ее решению.

1. Краткое определение проблемы:

• Дайте понять аудитории, что у вас есть идея, как решить данную проблему.

• Кратко охарактеризуйте проблему.

• Объясните, почему это проблема.

2. Изложение вашего решения проблемы:

• Ознакомьте аудиторию с вашим решением.

• Разъясните ваше предложение.

3. Положительные последствия:

• Очертите положительные последствия осуществления вашего решения.

• Убедите аудиторию, что эти последствия положительно скажутся на общей работе.

4. Свидетельства:

• Приведите факты и информацию в поддержку ценности вашего решения.

5. Заключение:

• Еще раз кратко назовите проблему и положительные последствия ее решения.

• Кратко подведите итоги предложения о решении проблемы и способе его осуществления.

• Кратко охарактеризуйте положительные последствия осуществления ВАШЕГО решения.

6. Действия:

• Охарактеризуйте меры, которые необходимо предпринять, кем и когда.

Совет. В какой бы вы ни оказались ситуации, тщательно планируйте свою презентацию, и, если возможно, пригласите коллегу / коллег предварительно выслушать вас и высказать свое мнение. Это надолго добавит вам уверенности. Это также даст вам возможность проверить аргументированность и привлекательность вашего решения и поможет убедиться, что ваше изложение доходчиво и однозначно.

Итак, ваше сообщение готово. Все, что вам осталось узнать, это:

Как овладеть вниманием аудитории за минуту!

Одна из ваших основных целей – овладеть вниманием аудитории по слову «начали». Как часто мы слышим вступление, которое никак не увлекает нас, а иногда отбивает интерес к теме. Например: «Надеюсь, что я не заставлю вас очень сильно скучать!..». На самом деле существует действенная и очень простая формула для привлечения внимания сразу же.

Но прежде чем мы предложим вам ее, мы хотим показать, как происходит процесс восприятия информации на слух.

• Как часто на собрании на работе вы ловили себя на том, что ваши мысли далеко?

• Как часто кто-то начинал выступать, и вы теряли главную мысль уже во вступительной части его выступления?

• Как часто вас (или кого-то другого) перебивали, прежде чем вы подошли к главной мысли своего выступления?

Если бы вы стали анализировать эти события, то вы, возможно, обнаружили бы, что говорящий придерживается следующего плана.

Проблема в том, что цикл вслушивания работает, как показано на рис. 5.1.

Рис. 5.1.

Сфера внимания (1)

Итак, как вы видите на рис. 5.1 (1), главную мысль выступающий начинает развивать, когда внимание аудитории находится на самом низком уровне. Если вы хотите, чтобы аудитория действительно внимательно слушала, начинайте с главного – привлеките внимание, а затем переходите к деталям, как показано на рис. 5.2.

Рис. 5.2.

Сфера внимания (2)

А теперь грамотно воспользуйтесь полученной информацией:

Формат 4 (The 4-MAT)

«Формат 4» предлагает очень простое средство для привлечения внимания аудитории, легко применимое, действенное и эффективное. Это ответы на четыре ключевых вопроса, удовлетворяющие интерес практически каждого слушателя. Если вы сможете дать эти ответы в первые две-три минуты вашего выступления, то аудитория будет ваша.

Вот эти четыре вопроса:

Почему?

Что, какой?

Как?

Что, если?

А вот логическое обоснование этих вопросов и порядка, в котором на эти вопросы следует отвечать.

В любой группе людей, с которыми вы разговариваете, вы найдете разных людей, для которых наиболее важными будут разные вопросы. Задумайтесь на минутку, на какой вопрос вы хотели бы получить ответ?