Ксения Гермес - Семейная жизнь наизнанку, или Что посеешь, то и пожнешь!

Записи лучше всего вести каждый день в течение недели! Важно не округлять или приуменьшать потраченные минуты, учет времени вы делаете исключительно для себя и если вы увидите, что большую часть времени расходуете на пустые разговоры, «хождение» по Интернету и перекуры, то это еще не повод искать себе оправдание и сваливать вину на других. Если вы действительно хотите научиться эффективно и плодотворно проводить время на работе, а она занимает большую часть нашей жизни, то ведите учет времени правильно, не обманываясь и не пуская себе пыль в глаза.

Приведу пример, как НЕЛЬЗЯ вести хронометраж/учет времени. Данный отрывок из дневника Николая II 10 10 Елисеева Н. Л. «Николай II без ретуши», СПб, 2009, -351с. :

«11 января 1890. Четверг. Занимался с Леером, чуть-чуть не заснул от усталости.

12 января 1890. Пятница. Встал в 10—30. Я уверен, что у меня болезнь- спячка, т.к. никакими средствами до меня добудиться не могут. Катались на катке Воронцовых. После закуски поехали в Александрийский театр. Потом отправились на ужин к Пете. Порядочно нализались и повеселились.

25 января 1890. Четверг. Утром был с Леером. На каток приехали три Воронцовых. Возились с ними до после чаю.

27 января 1890. Суббота. Встал поздно, чем урезал Леера на два часа».

Как вы поняли из дневника Николая II- такой учет времени для нас абсолютно бесполезен. Таким образом мы не узнаем, сколько времени вы бы потратили на какое-либо дело, на дорогу, с каким задачами вы справились легко, а какие вызвали трудности, и конечно, неясно каковы основные поглотители времени и что необходимо устранить или изменить для более эффективного распределения времени и дел. Для наглядности приведу свой учет времени:

Желательно, чтобы ваш учет времени был таким же подробным. Если вы большую часть времени проводите в офисе, то записывайте сколько времени у вас ушло на решение того или иного дела, с кем пришлось долго разговаривать не по теме работы, кто отнимал ваше время излишними просьбами. Это же касается и тех, кто занят больше дома по хозяйству и с детьми. Для записей подойдет обычный блокнот и ручка. Всегда берите его с собой и записывайте все дела в течение недели, в течение каждого дня, а в конце сделайте вывод, на что больше всего вы тратите свое время и каким образом это можно исправить? И самое главное, на что вы тратите свое время с пользой, а на что совершенно бездарно.

После того, как вы в течение недели выполняли упражнение «Учет времени» заполните таблицу ниже:

Самый простой, но не менее важный пункт – это держать свой рабочий стол в порядке. Надеюсь, что вы не человек творческих профессий, стол у которых напоминает поле военных действий, вмещающее все от сломанных ручек и заканчивая старым бутербродом. Понимаю дизайнеров, писателей, портных и т. д. кто держит под рукой то, что может пригодится сию минуту, им не досуг искать буклеты или нитки в шкафчиках и отделениях.

Всем остальным необходимо навести порядок на своем столе, разложить многочисленные папки по полкам, каждую подписать и убрать в них соответствующие документы, отчеты, проекты и задачи. Систематизировав их по алфавиту или по годам вы облегчите себе работу на 50%. Вы больше не будете в панике метаться по кабинету в поисках нужных бумаг, так как вы знаете, где они лежат, и как их найти.

Данная систематизация также относится к вашему компьютеру. Вас не приводят в ужас сотни папок, документов, картинок, разбросанных по разным углам? Чтобы найти нужный документ необходимо как следует напрячь зрение и водить курсором по каждой папке читая названия. Вас это не раздражает?

Потратьте несколько часов на то, чтобы все рассортировать в компьютере и удалить ненужные файлы, если вы уже несколько месяцев к ним не притрагивались, не просматривали и уже забыли, что хранится внутри папок.

Удалите файлы, не относящиеся к работе: музыкальные клипы, фильмы, картинки, игры и поставьте в своих социальных сетях статусы «Не доступен. Работаю!».

Наведите порядок в компьютере, на своем столе, в шкафах и полках, и вы почувствуете свободнее, и заметите, что ваш рабочий кабинет стал более просторным.

Также не открывайте по 25 вкладок в браузере и не пытайтесь судорожно искать нужную, сразу же закрывайте лишнюю или добавляйте ее в закладки (Ctrl+D) – и вы всегда сможете быстро найти нужные страницы.

Проведя ревизию в своем кабинете, вы не потеряете важный документ или заявление, и сможете быстро и вовремя находить необходимые файлы и предоставить их по требованию. О вас будут отзываться как о человеке, у которого все четко и систематизировано, у кого все под рукой и на кого можно положиться. Порядок – это дело привычки. Приучайте себя к хорошему!

Советую прочесть книгу Масааки Имаи «Кайдзен, ключ к успеху японских компаний», сравните как работают японцы и как работают русские.

Не обрастайте ненужными вещами!

Как я уже писала выше, нас постоянно окружают потоки информации: шум от рекламы, музыка, гул голосов прохожих, шум от транспорта, гудки машин, яркие рекламные баннеры – все проходит через наше восприятие- глаза, слух, обоняние и кожу.

Что вас окружает на рабочем месте?

Делая годовой отчет, уникальный проект, проверяя домашнюю работу и т.д., многие одновременно успевают перекусить, сходить на перекур, послушать музыку, пообщаться в «Агенте», «вКонтакте», «Одноклассниках», и подумать о текущем отчете или проекте. Кажется, что это элементарно, но мы не замечаем, какое влияние оно оказывают на нас. В итоге, спустя несколько часов у вас ухудшается память, снижается восприятие, ухудшается координация, вы начинаете «зависать», вам труднее сосредоточится, вы больше раздражаетесь и еще больше устаете. К концу дня вы измотаны, хотя практически еще ничего не успели сделать.

Вы можете заниматься несколькими вещами одновременно, но от этого ваш мозг перегружается и «дает сбои». Когда ему необходимо быстро переключаться с одной деятельности на другую: одновременно успевать думать о проекте, слушать музыку, переваривать пищу, отвечать подруге в «What’s App», через некоторое время он начинает закипать и постепенно «отключаться». Из-за многих отвлекающих факторов мозг быстро устает и вам трудно сосредоточиться, отсюда усталость, апатия и раздраженность к концу дня.