Сергей Пауков - Руководство для медицинского представителя фармацевтической компании

Поэтому, заранее убедившись в наличии электричества в ближайшей розетке, необходимо приступить к подготовке самого аппарата. Прежде всего мягкой тряпочкой или салфеткой протирают оба зеркала (верхнее и нижнее), чтобы на них не остались отпечатки пальцев, которые при включении оверхеда будут видны на экране в виде черных пятен. В современных моделях оверхедов заранее предусмотрено наличие встроенной запасной лампы, поэтому, включив аппарат и убедившись в рабочем состоянии одной лампы, затем следует его выключить, перевести прибор в режим работы запасной лампы и снова включить (помните о Мэрфи и Паркинсоне!). Особенно важно обратить внимание на то, чтобы соотношение экран/оверхед составляло 90°, т. е. прибор стоял строго перпендикулярно экрану. Даже при небольшом отклонении от этого параметра изображение на экране будет перекошенным. Фокусировку изображения на экране надо производить, естественно, в отсутствии слушателей — заниматься этим во время презентации означает, во-первых, потерю времени, а во-вторых — неуважение к аудитории.

После проведения описанных подготовительных манипуляций следующий шаг — раскладка в необходимом порядке пленок (слайдов) для демонстрации. Сегодня, когда компьютеры становятся общедоступным и непременным атрибутом любого офиса, изготовление пленок для презентации занимает немного времени — достаточно набрать желаемый текст или рисунок и отпечатать его на пленке, вставив ее в принтер. Более того, при отсутствии подобного оборудования изготовить пленки можно вручную с помощью цветных маркеров (фломастеров). Другими словами, в подготовке оверхеда используется принцип «PPP»

Prepare заранее разложить слайды в желаемом порядке, предварительно достав их из конвертов

Place положить слайд на проектор, при необходимости поправить его и включить аппарат

Position не стоит заслонять собой экран — встаньте справа от него (при положении лицом к экрану) — это позволить слушателям, прочитав написанный текст, остановить свой взгляд на вас (люди читают слева направо)

Ниже предлагается несколько практических советов по изготовлению демонстрационных слайдов для оверхеда. Эти советы входят в систему подготовки под аббревиатурой FLICK

(«щелчок переключателя»).

Frame (рамка). Изображение рамки (использование логотипа) делает презентационный слайд более профессиональным.

Letters (буквы). Размеры букв: заглавные 1–2 см, остальные — 0,5–1 см.

Image(oбраз). Каждое демонстрируемое положение должно сопровождаться иллюстрацией для лучшего запоминания (график, таблица и пр.).

Color (цвет). Желательно применять минимум 2 цвета.

Kiss (Keep It Short & Simple) (излагай коротко и просто). На слайде не более 6–8 слов или одно важное положение.

Помимо технических рекомендаций по подготовке слайдов, имеется и несколько смысловых. Во-первых, текст должен быть простым — только ключевые моменты (цифры, ссылки и пр.). Дело в том, что глазами человек читает в 8 раза быстрее, чем воспринимает информацию на слух, поэтому нет никакого смысла забивать текстом слайд — все равно слушатели глазами его прочитают быстрее, чем сам выступающий вслух.

Более того, если читать слово в словo то, что написано на слайдах, презентация будет скучной, ибо аудитории неинтересно получать дублированную информацию (на слайде и вербально). Поэтому стоит всегда помнить, что изображение на слайде — это только визуальная поддержка сказанного, важен не текст слайда, а комментарии выступающего к нему.

Кроме простоты изложения, изображение должно привлекать к себе внимание. Этого можно достичь, применяя различные цвета и размеры шрифтов. Кроме параметров шрифта, желательно продумать и вопрос оформления фона слайда. При выборе фона стоит учитывать два основных правила:

— все слайды должны быть оформлены одинаково, а особенно первый и последний — при частой смене фонов создается впечатление о том, что выступающий просто «надергал» различных слайдов из нескольких презентаций и аудитория пытается понять причину смены фона (вместо того, чтобы внимательно слушать содержание выступления) — всегда применяйте однотонные фоны (лучше всего — светлые, например, белый).

При использовании темных фонов (черный, темно-синий и т. п.) требуются шрифты светлых цветов, и их прочтение быстро утомляет зрение слушателей.

Частой ошибкой является желание выступающего поместить на одной пленке максимум информации: иногда можно видеть, как на одном слайде имеются данные сразу по нескольким тезисам выступления (например, данные о безопасности и способах назначения препарата). Это приведет к тому, что, излагая первый тезис, выступающий представитель заранее демонстрирует то, о чем пойдет речь дальше, тем самым снижая интерес к выступлению. В подобной ситуации можно использовать «маску» (т. е. лист бумаги, которым будет закрываться часть слайда). Но применение подобной «маски» несколько обедняет визуальное восприятие слайда (закрытая часть его будет черной). Во избежание подобной ситуации рекомендуется помещать не более одного положения с важнейшими тезисами на пленке. Richard Fletcher писал по этому поводу: «Никогда не помещайте на слайде больше слов, чем вы написали бы на своей майке!».

Как уже говорилось, излишнее заполнение пространства слайда информацией делает его малочитабельным: типичный пример — слайды, зачастую применяемые во время диссертационных защит (они синие и содержат таблицы с очень большим количеством данных). Такие слайды малопригодны для проведения презентаций, в которых немаловажен элемент шоу (яркие краски, цветные рисунки и др.). Для случаев, когда вам необходимо расположить рядом графики и текст, существует следующее правило: текст размещается слева на слайде, а график — справа. Это также соответствует зрительным привычкам европейцев в визуализации. Для представления т. н. числовой наглядности (графиков), применяется целый ряд диаграмм: линейные, столбиковые, сетевые, круговые и точечные). Линейная диаграмма (точки на графике, соединенные линиями) — это самый простой вид числовой визуализации. Линии на подобной диаграмме должны быть изображены жирно, ее рекомендуется использовать для иллюстрации процессов во времени, сравнения различных процессов во времени (например, снижение симптоматики заболевания, динамики продаж по сравнению с предыдущим периодом и т. п.).

Столбиковая диаграмма, как следует из ее названия, выражает числовые изменения с помощью различной высоты столбиков. Ее желательно применять для иллюстрации или сравнения процессов, проистекающих во времени (схемы продаж в различных сегментах рынка за определенный период времени). Круговые диаграммы не подходят для изображения временной динамики процесса, их хорошо иссспользовать для сравнения различных показателей, как части целого процесса (например, структура заболеваемости или смертности, наиболее интересные сегменты фармацевтического рынка и др.).