Ричард Кох - Принцип 80/20

Во всех случаях прогресс достигается за счет фокусировки внимания на наиболее важных клиентах и на упрощении ассортимента товаров, легко отслеживаемых и легко доставляемых клиенту.

Принцип 80/20 действует и в другой, становящейся все более важной сфере деятельности фирмы: управлении проектами.

Управленческие структуры изображают неэффективными и приносящими больше вреда, чем пользы. Один из способов избавиться от управленческих структур или обойти их с целью создания чего-то полезного для ценных клиентов – это проект. Самые энергичные люди в бизнесе, начиная от исполнительного директора – и далее по иерархической лестнице, на самом деле не работают: они занимаются ведением нескольких проектов.

Управление проектом – вещь странная. С одной стороны, проект подразумевает командное взаимодействие: это совместная структура, а не иерархическая. Но с другой стороны, участники команды обычно не до конца знают, что нужно делать, поскольку проект требует новаторского подхода и принятия решений на основе сложившейся ситуации. Искусство руководителя проекта заключается в том, чтобы направить работу всех членов команды на достижение немногих действительно важных целей.

Прежде всего, упростите задачу. Проект никогда не бывает лишь каким-то одним проектом: их почти всегда несколько. Он может состоять из центральной темы и серии сопутствующих проблем. Или же в одном проекте бывают завязаны три-четыре темы. Посмотрите на любой известный вам проект – и вы поймете, о чем речь.

Проекты подчиняются закону организационного усложнения. При увеличении целей проекта объем усилий, затрачиваемых на удовлетворительное его завершение, растет не пропорционально, а геометрически.

80 % ценных результатов любого проекта будет получено в ходе 20 % деятельности; остальные 80 % деятельности возникнут в результате ненужной усложненности.

Поэтому не начинайте проект, пока не сведете его к одной простой цели. Освободитесь от ненужного груза.

И это гарантирует вам, что команда будет заниматься лишь действительно ценной работой:

Когда члены команды поставлены в невозможные временные рамки, они сами определят и выполнят те 20 % поставленных перед ними задач, которые заключают в себе 80 % пользы. Еще раз напоминаем, что именно добавление различных компонентов из разряда «хорошо бы иметь еще и это» может привести потенциально успешный проект к неминуемой катастрофе [62] Michael J. Earl and David F. Feeny (1994) Is your CIO adding value? Sloan Management Review, 22 March. .

Установите гибкие цели. Безвыходные ситуации порождают творческие решения. Попросите предоставить вам прототип товара в четырехнедельный срок. Требуйте жизнеспособный пилотный вариант в трехмесячный срок. Это заставит команду разработчиков применить правило 80/20 и действительно начать работать. Рискуйте обдуманно [63] Derek L. Dean, Robert E. Dvorak and Endre Holen (1994) Breaking through the barriers to new systems development, McKinsey Quarterly, 22 June. .

Чем меньше времени отводится на проект, тем больше времени нужно посвятить его детальному планированию и обдумыванию. Когда я был партнером в консалтинговой фирме Bain & Company, мы убедились в том, что самые лучшие наши проекты – те, которые привели к наивысшей взаимной удовлетворенности клиента и консультантов, при минимуме потерянного времени и максимальной выгоде, – отличались наибольшим соотношением времени планирования и времени исполнения.

На стадии планирования запишите все основные задачи, которые вы пытаетесь решить. (Если таких задач больше семи, отбросьте наименее важные.) Предположите возможные решения, пусть даже и путем простого угадывания (но отбирайте лучшие из догадок). Определите, какую информацию нужно собрать или какие действия предпринять для того, чтобы окончательно решить, верны ли ваши догадки. Решите, кто, что и когда должен делать. Перестраивайте свой план через короткие интервалы времени, основываясь на новой информации и учитывая любые расхождения с прежними догадками.

Если проект включает в себя разработку продукта или услуги, добивайтесь как можно лучших решений на стадии разработки, до того как реализовать все на практике. Еще одно приложение Правила 80/20 гласит, что в любом дизайнерском проекте 20 % проблем порождают 80 % затрат и накладных расходов; и 80 % этих проблем возникают на стадии разработки проекта. Их последующая корректировка требует больших средств, огромного объема работ, а иногда и полного обновления продукта.

Переговоры – это последняя в моем списке область применения Принципа 80/20 в бизнесе. Не удивительно, что ведение переговоров пристально изучается. Принцип 80/20 добавляет к этому изучению еще два момента, но они могут быть очень важными.

20 % или менее обсуждаемых на переговорах вопросов заключают в себе 80 % ценности спорной территории. Вы можете подумать, что это и так очевидно для обоих участников переговоров, однако людям нравится зарабатывать очки, даже если эти очки ничего не значат. Точно так же они реагируют на уступки, даже самые незначительные.

В процессе переговоров людям нравится зарабатывать очки, даже если эти очки ничего не значат.

Поэтому на ранних стадиях переговоров выдвигайте длинный список мнимых проблем и требований, сделав их с виду как можно более значительными для вас. Эти требования должны быть изначально необоснованными или такими, чтобы противоположная сторона не могла пойти на уступки без серьезного для себя ущерба (иначе за собственные уступки и гибкость они могут потребовать уступок и гибкости от вас). Затем, на заключительных стадиях переговоров, вы можете понемногу сдавать позиции по не важным для вас вопросам в обмен на гораздо более устраивающую вас долю действительно важных пунктов.

Например, вы ведете переговоры со своим единственным поставщиком о ценах на 100 видов комплектующих для вашего основного товара. 80 % стоимости любого товара заключено в стоимости 20 % его комплектующих. Поэтому в действительности вас должны волновать лишь цены на эти 20 комплектующих. Но если вы слишком рано согласитесь с ценами на остальные 80 комплектующих, то потеряете возможность торговаться. Поэтому вы должны сфабриковать причины, по которым цены на некоторые из 80 деталей якобы имеют для вас большое значение, например, попробуйте преувеличить объемы расхода комплектующих этого типа.