Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

Диаграмма потоков объектов (DFD), как уже было сказано, используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. На ней показываются подпроцессы, входящие в состав описываемого бизнес-процесса, ответственные и исполнители, а также входы и выходы каждого из подпроцессов (см. рис. 3.3). Входы и выходы представляют собой информационные или материальные потоки. При этом выходы одного подпроцесса могут являться входами для других.

Входы и выходы бизнес-процесса на DFD-диаграмму переносятся со схемы окружения процесса. При этом они являются внешними. Это значит, что входы процесса на DFD-схеме поступают извне — от поставщика процесса, а выходы уходят наружу — к клиенту процесса. Для завершения описания бизнес-процесса остается описать только внутренние информационные и материальные потоки. Каждый из них одновременно является выходом одного и входом другого подпроцесса.

Нужно помнить, что DFD-схема бизнес-процесса отражает только материальные и информационные потоки, не указывая временной последовательности подпроцессов. Последняя в большинстве случаев, совпадает с направлением движения потоков. Однако это верно не всегда и такой пример приведен на рис. 3.4.

В данном случае поток — документ, движется от Подпроцесса 1 к Подпроцессу 2, хотя Подпроцесс 2 начал выполняться раньше Подпроцесса 1. Именно поэтому стандарт DFD целесообразен для описания бизнес-процессов верхнего уровня или макропроцессов, когда в общем случае невозможно указать временную последовательность подпроцессов. Причина затруднений может заключаться в том, что подпроцессы выполняются одновременно, а также в неоднозначности их очередности, вызванной разными точками зрения. В качестве иллюстрации приведен пример бизнес-процесса на рис. 3.5.

Компания осуществляет закупку продукции у поставщика, ее хранение на складе и продажу клиенту. В зависимости от наличия продукции на складе можно по-разному рассматривать очередность операций закупки и продажи. Так, если на момент обращения клиента необходимая продукция есть на складе, то значит закупка произошла раньше продажи. Если же продукции на складе не оказалось, но клиент готов ждать, продажа начинается раньше, чем закупка, а заканчивается позже. Поэтому при описании данного бизнес-процесса и аналогичных ему, целесообразно использовать стандарт DFD, который не делает акцент на временную последовательность подпроцессов.

Построение DFD-схемы бизнес-процесса предполагает указание ответственных и исполнителей подпроцессов, подразделений и должностей. Подпроцессам рекомендуется присваивать номера или идентификаторы, а при формулировке их названий использовать следующие правила.

Правило 1

Название процесса = Действие + Объект, над которым действие осуществляется

Например, если описывается процесс продажи продукции, то его нужно назвать «Продажа продукции». В данном случае «продажа» — действие, а «продукция» — объект над которым производится действие. При этом желательно конкретизировать продукцию.

Правило 2

Название процесса должно быть лаконичным. Это повышает эффективность дальнейшей работы по его оптимизации. Идеально, если название процесса формулируется при помощи 2–3 слов. В крайнем случае, нужно стремиться использовать в названии не более 50 символов. В сложных ситуациях рекомендуется помещать в глоссарий полное название, соответствующее краткому.

Подобные правила используются и при определении названий материальных и информационных потоков. В данном случае второе правило остается без изменений, а первое принимает следующий вид:

Название потока = Объект, представляющийпоток + Статус объекта

Например, если речь идет о продукции, отгруженной клиенту, то название потока будет «Продукция отгруженная» или «Продукция, отгруженная клиенту». В данном случае «продукция» — объект, представляющий поток, а «отгруженная клиенту» — статус объекта.

При построении DFD-схемы процесса рекомендуется использовать правило «7». Суть правила состоит в том, что нужно выбрать такой уровень детализации, при котором разработанная схема будет состоять не более чем из семи подпроцессов. В противном случае высокая сложность схемы будет затруднять ее качественный анализ. Именно такое количество подпроцессов обусловлено тем, что человек может эффективно оперировать одновременно не более семью различными объектами. Противоположная ситуация, когда степень детализации не велика, а, следовательно, выделенные подпроцессы излишне укрупнены, также неблагоприятна для анализа.

В случае, когда для достижения целей описания и оптимизации бизнес-процесса требуется его большая детализация, ее нужно сделать посредством проведения отдельной декомпозиции подпроцессов. При этом подпроцессы описывают в виде отдельных схем нижнего уровня. На рис. 3.6 приведен пример трехуровневой декомпозиции бизнес-процесса.

Бизнес-процессы первого уровня представляют в виде дерева или сети процессов. В зависимости от процесса при разработке схемы второго уровня может использоваться как DFD—, так и WFD-формат описания. Если бизнес-процесс глобален, и его невозможно представить в виде временной последовательности подпроцессов, то используют DFD-формат описания. В противном случае целесообразно создание WFD-модели.

На практике при описании процессов на втором уровне чаще всего применяют DFD— формат, а WFD-схемы применяются на третьем и более нижних уровнях описания. При этом схемы DFD, используемые на более высоких уровнях декомпозируются на схемы DFD или WFD. Схемы WFD, используемые на более низких уровнях описания декомпозируются только на схемы WFD.

Диаграмма потоков работ (WFD) используется при описании бизнес-процессов нижнего уровня. На ней появляются дополнительные объекты, описывающие процесс: логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие