Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

При этом необходимо отметить, что такие схемы с большим количеством атрибутов являются сложными для чтения и поэтому на практике используются только ИТ-специалистами.

Тем не менее, есть случаи, когда компании эффективно используют нотацию BPMN для задач регламентации и улучшения процессов, при решении которых необходимо, чтобы все сотрудники и руководители компании с легкостью читали и понимали схемы процессов.

В таких случаях всегда используется ограниченный набор элементов нотации BPMN, а дополнительные атрибуты процессов, событий и шлюзов (логических операторов) не применяются — см. рис. 3.35 и 3.36.

Технология быстрого описания процессов (БОП) предназначена для одновременного описания всех или большого количества процессов предприятия в короткие сроки и с минимальными трудозатратами.

Основой этой технологии является использовании упрощенной методики описания процессов по сравнению с обычными современными методологиями бизнес-моделирования. В рамках последних описываются такие элементы процесса как:

• перечень подпроцессов и их вертикальная иерархия;

• входы и выходы подпроцессов;

• последовательность подпроцессов.

В этом случае процессная модель наряду с вертикальными иерархическими связями содержит горизонтальные связи между подпроцессами. Такой подход процессного моделирования часто называют «горизонтальным» описанием (см. рис. 3.37).

При «вертикальном» (быстром) описании процессов описываются только перечень подпроцессов, их вертикальная иерархия, а также распределение ответственности организационных единиц, которое часто удобно представлять в виде матрицы ответственности — см. рис. 3.38.

Как показала практика, техника «вертикального» (быстрого) описания процессов на порядок более быстрая и менее затратная по сравнению с техникой «горизонтального» описания и достаточна для решения следующих задач:

• Обеспечение прозрачности и наведение порядка в целом по компании;

• Устранение «провисших» или «бесхозных» процессов, у которых нет ответственных

• Устранение дублирования или коллективной ответственности за процессы, когда у процесса несколько ответственных — «у семи нянек дитя без глазу»;

• Устранение дублирования процессов, когда различными подразделениями выполняются абсолютно одинаковые процессы;

• Централизация процессов, когда различные, но имеющие типовую структуру процессы, выполняемые различными подразделениями, передаются на исполнение в одно подразделение;

• Проектирование организационной структуры компании;

• Реорганизация и в частности объединение нескольких компаний;

• Расчет и оптимизация численности персонала;

• Разработка системы ключевых показателей на уровне процессов, подразделений и должностей.

Сами по себе методологии описания бизнес-процессов не сложны, но их эффективное применение является непростой задачей. «Подводные камни», встречающиеся при описании процессов, могут свести эффективность этой работы к нулю. Возникновение таких барьеров чаще всего обусловлено человеческим фактором. Опыт описания процессов в российских компаниях показал, что в основной своей массе персонал предприятия слабо заинтересован в проведении подобных работ в своей организации.

Описание бизнес-процессов дает ответы на вопросы: «кто чем занимается» и «кто за что отвечает». Это делает компанию прозрачной, подконтрольной руководству и управляемой. Прозрачность в первую очередь выгодна руководителям, она стимулирует персонал компании более активно работать на цели организации. Кроме того, описание бизнес-процессов позволяет выявить «излишки» финансовых, материальных, временных и трудовых ресурсов. Поэтому некоторые сотрудники оказывает сопротивление в процессе предоставления реальной информации о процессно-организационной деятельности предприятия.

Чтобы уменьшить сопротивление и повысить эффективность работ по описанию бизнес-процессов рекомендуется использовать следующие «золотые» правила, разработанные на основе практического опыта проведения подобных проектов.

Правило 1.Составляйте, уточняйте и подтверждайте схемы бизнес-процессов вместе с их владельцами и участниками.

К работе по описанию бизнес-процессов нужно активно привлекать специалистов, которые в них участвуют и отвечают за эффективность их выполнения. Во-первых, это ускорит работу и повысит качество результатов, так как только сами участники процесса знают его лучше других. Во-вторых, именно на основе разработанных описаний в дальнейшем будет проводиться оптимизация бизнес-процессов. А одним из главных правил эффективного проведения изменений является вовлечение на ранних стадиях в эти работы сотрудников, непосредственно участвующих в процессах, и тех, чья деятельность будет затронута изменениями.

Правило 2.Используйте простые и наглядные подходы описания бизнес-процессов, способствующие повышению эффективности работы в группе.

При массовом описании бизнес-процессов и последующем их анализе рекомендуется использовать простые, наглядные подходы и методологии описания бизнес-процессов. Эти подходы должны быть легко понятны как руководителям любого уровня, так и рядовым сотрудникам, не являющимся глубокими специалистами в области методологий бизнес— моделирования. Опыт проведения подобных работ в российских и западных компаниях показал, что нарушение этого правила может привести к слабому вовлечению в работы заинтересованных лиц, что, в свою очередь, способно повлиять на достижение запланированных результатов проекта.

Правило 3.Используйте язык, понятный владельцам и участникам бизнес-процессов. При описании бизнес-процессов нужно использовать тот язык, ту терминологию, которые приняты в организации. В каждой компании есть своя специфика, есть свои устоявшиеся названия бизнес-процессов, документов и отделов. Поэтому рекомендуется использовать устоявшуюся терминологию. Это сделает схемы процессов понятными и узнаваемыми для всех участников, сэкономит много времени и сил при их согласовании, анализе и оптимизации.