Кевин Круз - 15 секретов управления временем [Как успешные люди успевают всё] [litres]

Относитесь к записной книжке как к внешнему устройству памяти, дополняющему вашу голову. Чем больше информации вы в нее поместите, тем меньше будет загружен ваш биологический мозг!

Я считаю, что бумажные записные книжки (такие как Moleskine и другие) работают лучше всего; сделанные от руки заметки всегда можно перенести в Evernote – или, еще лучше, поручить это своему администратору или виртуальному помощнику!

Кроме того, привычка все вносить в записную книжку повышает вашу эффективность, поскольку вы больше не забываете о важных вещах, которые вам нужно сделать, об обещаниях и обязательствах, которые взяли на себя другие люди, а также можете извлечь множество ценных уроков из накопленного письменного опыта.

Включая в записную книжку дела, которыми вам нужно заняться, помните: их нужно как можно быстрее перенести в календарь-планировщик, выделив под них конкретное время.

Вторая «К» в моей системе Э-3К означает календарь-планировщик.

Это подразумевает, что вы не должны использовать список дел! Если вы хотите что-то сделать, сразу же занесите это в календарь-планировщик. Успешные люди четко знают свои ценности и приоритеты – и, следовательно, свою самую важную задачу (СВЗ) на данный момент. Вам следует определить свою СВЗ и выделить под нее конкретное время в своем календаре-планировщике. Также необходимо отвести блоки времени под те виды деятельности, которые поддерживают ваши основные ценности (здоровье, семья, благотворительность и др.).

Очень успешные люди также используют «темы дня». Например, понедельник может быть днем совещаний и встреч один на один с членами руководящей команды. Вторник, среда и четверг – днями без встреч, предназначенными для сосредоточенной работы. Пятница может быть отведена под встречи с внешними клиентами. Суббота – день отдыха, а воскресенье – день покупок, стирки и подготовки к предстоящей неделе.

Успешные люди трепетно относятся к планированию своей жизни и строго придерживаются своих планов, потому что знают – нет ничего важнее времени. Они говорят «нет» всему, что не соответствует их приоритетам, и остерегаются «далеких слонов». Каждое дело они оценивают через призму «трех гарвардских вопросов» – нельзя ли перестать это делать, перепоручить или делать это иначе. Благодаря такому подходу они тратят свое время и силы на 20 % тех задач, которые приносят 80 % результата, – а все остальное либо вообще не делают, либо делегируют другим людям.

Третья «К» в моей системе Э-3К означает концентрацию.

Успешные люди действуют проактивно, заранее расписывая свое время с помощью календаря-планировщика, и не реагируют на внешние стимулы, такие как электронные письма, сообщения в социальных сетях или встречи из разряда «У вас есть минутка?». Успешные люди не верят в многозадачность и не работают в многозадачном режиме; они концентрируются на одном деле за раз.

Кроме того, успешные люди четко знают свои приоритеты и самые важные цели и направляют свои усилия именно на них.

Наконец, успешные люди работают над первостепенными задачами на пике своей энергии и концентрации (который, как правило, приходится на утро) и грамотно поддерживают высокие уровни сосредоточенности и продуктивности в течение дня благодаря регулярным перерывам каждые 30–60 минут.

Занимайтесь одним делом за раз. Многозадачность – это крайне непродуктивно!

Главный принцип управления временем заключается в следующем: сосредоточиться на одном деле и заниматься только им, пока вы его не закончите. Это означает, что вы должны выключить свой смартфон или отнести его в другую комнату, чтобы никакие сообщения, никакие новости из Snapchat, Twitter или Instagram не отвлекали вас от работы!

Отключите все уведомления на своем мобильном устройстве. Проверяйте новости и сообщения только в отведенное для этого время. Да, я поставил особый звуковой сигнал для сообщений от моей жены, но это всё. Не позволяйте цифровым устройствам управлять вами – будьте не их рабом, а хозяином.

Я не собираю произведения искусства. Но когда я случайно увидел картину Питера Танни «Сейчас – самое время», я понял, что должен купить ее за любые деньги. Она передает простое, но мощное послание.

Помните об этом.

Живите с целью и смыслом.

Помните, что у вас есть всего 1440 минут в день.

Хотите узнать больше о системе Э-3К?

Я лично записал серию обучающих видеомодулей, к которым вы можете получить бесплатный доступ как читатель этой книги. Эти и другие бесплатные материалы доступны на сайте www.MasterYourMinutes.com.

Вышеописанные 15 секретов представляют собой общие принципы, которые с наибольшей вероятностью дадут вам значительный выигрыш в продуктивности. Ниже я привожу еще несколько советов и приемов, которые вы можете использовать, чтобы сэкономить время.

1. Всегда готовьте еду не на один, а на несколько раз.На приготовление пищи тратится масса времени: выбрать блюдо, сходить в магазин за продуктами, приготовить, помыть посуду. Что касается меня, я люблю весь этот процесс, но, когда я стряпаю обед, я стараюсь, чтобы его хватило на два-три раза. Если я предпочитаю здоровые и полезные блюда, почему бы не поесть их два-три дня подряд? В течение рабочей недели я ем в основном ради здоровья, а не ради удовольствия.

2. Разгружайте свою память с помощью камеры на телефоне.У меня отвратительная память, но я научился компенсировать этот недостаток при помощи телефона. Я фотографирую все: табличку с моим номером в отеле; место, где я припарковал машину; этикетку бутылки хорошего вина; обложку книги, которую мне рекомендовали прочитать; доски с записями, сделанными во время совещаний, и многое другое. Это простой способ не только освободить память, но и сэкономить несколько минут на поисках автомобиля на парковке или своего номера в гостинице.

3. Поставьте телефон на беззвучный режим и отключите все уведомления.В этой книге было много сказано о том, насколько важна концентрация внимания, поэтому нет ничего глупее и антипродуктивнее, чем позволять цифровой технике прерывать вашу сосредоточенную работу всевозможными «бип» и «дзинь». Мой телефон всегда в беззвучном режиме, кроме тех случаев, когда мои дети вечером уходят из дома и я хочу быть доступен для них, если вдруг что-то случится. Подумайте, действительно ли электронные письма или сообщения на Facebook или Twitter так важны, чтобы немедленно получать уведомления о каждом из них?