Виктор Маслов - Культура русской речи: учебное пособие

Контрольно-ревизионный отдел

Дата

Генеральному директору

объединения Иванову И.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О назначении документальной ревизии в магазине №…

При проведении 09.04.2008 г. инвентаризации товарных фондов магазина №… обнаружена недостача различных товаров на сумму… рублей.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №… за период с 01.01.2007 по 09.04.2008 г.

Зам. начальника

отдела (подпись)

Обратите внимание!

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения.

Внешняя докладная записка, адресуемая в высшестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.

Как во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога О и формулируется с помощью отглагольного существительного: О кулинарных…; О проверке… и т. п.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в переписке.

По функциональному признакуписьма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам, содержащимся в деловых письмах:

• факт напоминания – письмо-напоминание;

• выражение гарантии – письмо гарантийное;

• указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

• информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;

• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

• предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признакупроводится условное разделение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.

Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.

Сопроводительное письмо– письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «Организация делопроизводства». Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение– письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Например:

Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста «Документовед-организатор документационного обеспечения управления». Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корретировке учебного плана.

Заседание состоится в помещении Российского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Никольская, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 час. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.

Председатель Совета УМО

Проф., д-р ист. наук Ю.А. Иванов

Гарантийное письмо– документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Например:

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.

Оплата гарантируется со счёта №… в… отделении Госбанка.

Завод готов принять на работу выпускницу университета по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Её муж может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.

Инициативное письмо– это письмо, требующее ответа.

Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Например:

При развёртывании работ по реставрации исторических зданий университета выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью… кв. м для перенесения всех учебных занятий во время реставрации зданий.

Письмо-ответпо своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например:

115422, Москва,

ул. Зелёная, д.5, кв. 38

Иванкину М. П.

Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934–1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива Н.К.Калинина

Письмо-запрос– коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой. Например:

Касательно: альбома образцов.

Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 2008 г.

С уважением

Экспортлён (подпись).