Сергей Буканов - Думать как Я

Используйте маневрирование

Когда человек не знает, как действовать, чтобы получить намеченный результат, ему сложно определиться со своим действиями. Можно, конечно, представить в уме, что вы собираетесь делать. Но без плана вы быстро забудете, в каком порядке собирались действовать, кого привлечь, что приобрести. Так легко уйти в другую сторону от цели или вообще оказаться в тупике.

Действуя по плану, вы руководите своей работой словно бы в «прямом эфире». Если не получается что-то одно, вы ищете альтернативу. Продуманный план поможет вам маневрировать, используя все возможные способы и инструменты. Таким образом, у вас получится комплексная программа, включающая разнообразные детали и варианты развития. Планирование формирует у человека навыки деятельности в изменяющихся условиях.

Шансы на успех

Но главный «плюс» планирования — это высокие шансы на успешный результат. Мне приходилось видеть немало людей, имевших весьма скромные мечты, но ничего не добившихся без плана. Есть множество противоположных ситуаций, в которых люди добивались внешне невероятных, фантастических целей. Их отличает от первой группы как раз таки способность планировать и отделять главное от второстепенного. Обозначьте свои цели, составьте план, и спустя какое-то время, вы обнаружите себя у заветного результата. Тысячи ротозеев без планов останутся далеко позади. Умение разрабатывать планы приведёт вас к лидерским позициям в любой сфере!

Думаю, вы теперь ясно осознаёте, для чего требуется планирование и чёткая организация действий. Планами пользуются все успешные люди — руководители гигантских компаний и бизнесмены, писатели и художники, звёзды эстрады и актёры. Планы играют важную роль в работе всех, кто хочет добиться значимых результатов и увеличить эффективность своей деятельности.

Но просто сесть за стол с бумагой и ручкой недостаточно для грамотного планирования. Сейчас в мире опробовано множество методик разработки планов. Их эффективность многократно проверена на практике. В следующем разделе я кратко опишу самые известные методики. Я впервые узнал о них в Domino’s Pizza, от людей, которых могу без колебаний назвать своими наставниками — от Богдана Ломако, Максима Соколова, Ирины Софоновой.

Они всегда оказывались со мной рядом, как только возникали сложные ситуации в работе и личной жизни. Даже примеры из этой книги они обсуждали со мной, объясняя методы и теории, о которых я сейчас рассказываю.

Методы планирования

Жизненный опыт доказывает, что пропорция важных и незначительных дел, если брать их в процентах, почти одинакова. Все задачи, которые вы вносите в план, нужно распределять по буквам АВС, в зависимости от актуальности. Наиболее существенные, выполняемые в первую очередь — задачи А, затем второстепенные В и наименее значимые С. Согласно этому методу, следует планировать работу, учитывая важность, а не сложность выполнения задач.

Вот 3 правила метода АВС:

А. Дела самые актуальные и существенные. Это около 15 % от всего содержания плана, но они дают 65 % результата.

В. Дела средней степени важности. В эту категорию входит почти 15 % вашей работы. От них мы получаем 20 % результатов.

С. Наименее серьёзные дела. Примерно 65 % нашей работы входит в эту группу, но результат от них — лишь 15 %.

Методика Эйзенхауэра

Когда мне было 17 лет, я работал инструктором по обучению, и посещал корпоративные тренинги. Там мне порекомендовали прочесть статьи Д.Д. Эйзенхауэра, президента и генерала армии США. Он разработал замечательную методику, помогающую быстрее принимать самые важные решения. Эйзенхауэр предлагал распределять приоритеты по срочности и значимости.

Для этого нужно распределить свои дела по 4 категориям и выполнять их по очереди.

А. Всё самое срочное и важное.

В. Дела срочные, но не самые существенные. Главное — отличать их по степени важности от дел первой группы, чтобы не истратить время зря.

С. Важные, но не требующие особой срочности дела. Особое внимание нужно обращать на сроки выполнения. Такие дела нередко отправляют в «долгий ящик», пока не назреет срок, что создаёт проблемы. Выполнять их следует вовремя. К тому же, дела группы С можно поручить другим людям.

D. Второстепенные дела, не имеющие значительной важности и срочности. Зачастую люди тратят больше всего времени именно на такую работу. Постарайтесь сразу определить такие дела, и выполняйте их после того, как покончите с предыдущими.

Метод Парето

Он известен также под названием «80 на 20». Мне рассказали об этом правиле, сформулированном итальянским экономистом Вильфредо Парето, мои наставники. Его суть заключается в том, что 20 % важных дел всегда даёт 80 % результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

— 20 % действий = 80 % результата,

— 80 % действий = 20 % результата,

— 20 % людей владеют 80 % всего капитала,

— 80 % людей владеют 20 % всего капитала,

— 20 % клиентов приносят 80 % дохода,

— 80 % клиентов приносят 20 % дохода.

И т. д.

Примените данное правило к своей ежедневной деятельности, и вы убедитесь, что 80 % всего того, что вы делаете за день, — это всего лишь 20 % нужного вам результата, а 20 % грамотно спланированных действий на 80 % приближают вас в заветной цели. Исходя из этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение легких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объеме. Настоятельно рекомендую применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.

Хронометраж

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении двух-трех недель. Наглядно это выглядит примерно так:

— 8:00–8:30 — проснулся, размялся, умылся,

— 8:30–9:00 — попил чай, включил компьютер, проверил почту,

— 9:00–9:30 — зашел в социальную сеть,

— 9:30–10:00 — подготовил документы по работе.

И т. д.

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

— на бумаге — в блокноте, тетради, записной книжке,

— используя гаджет — мобильный телефон, электронную книгу, планшет,

— используя диктофон,