Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Тем не менее важно отметить, что совместная работа также приносит значительную отдачу при соответствующем уровне сосредоточенности. Отведение конкретного времени для совместной работы без отвлечения позволяет командам придерживаться задач достаточно долго, чтобы добиваться прорывов, необходимых для достижения результатов. Независимо от того, выполняется ли работа в одиночку или вместе, магия происходит, когда мы сосредотачиваемся на важных задачах.

Я считаю, что полезно разделять время на три широкие категории деятельности: Передний план, Задний план и Вне сцены. Метафора исходит из наблюдения Шекспира в произведении «Как вам это понравится»:

Мир – это и есть сцена. Именно здесь мы разыгрываем историю нашей жизни. Мы актеры, у нас разные выходы и уходы, и каждый из нас играет разные роли – дюжину разных ролей каждый день, если мы не будем осторожны. Давайте рассмотрим каждую из этих категорий по отдельности.

Передний план. Когда вы думаете о сцене, то, вероятно, сначала представляете себе передний план. Именно здесь происходит действие и разворачивается драма – по крайней мере, с точки зрения зрителей. Работа актера заключается в его актерской игре. И он исполняет эту роль на сцене для всеобщего обозрения. Задачи, для выполнения которых вас нанимают и за которые вам платят, представляют собой действия на Переднем плане. Я говорю о ключевых функциях, основных результатах, позициях для анализа вашей эффективности. Например, если вы занимаетесь продажами, ваш Передний план может состоять из таких задач, как телефонные поиски, оценка потребностей клиентов или короткие встречи для рекламы продукта. Если вы юрист, это могут быть встречи с клиентами, выступления в суде или переговоры по контракту. Если вы руководитель компании, Передний план задач может включать в себя презентации маркетинговых планов, проведение совещаний высокого уровня или разработку концепции нового продукта или услуги.

Если работа дает результаты, за которые ваш босс и/или клиенты платят вам, тогда это задача из Переднего плана. Пусть это и не получит никакой огласки, но задачи из Переднего плана позволят вам выполнить свое рабочее призвание. Однако это происходит только тогда, когда у вас есть значительное совпадение между вашей деятельностью на Переднем плане и вашей Зоной желаний. Ключевые функции вашей работы должны пересекаться с тем, где вы испытываете наибольший интерес и обладаете опытом.

Ваш график вполне реально может быть настолько несбалансированным, что прямо сейчас вы не можете себе представить, как проводите несколько часов, целые дни или даже несколько дней подряд, занимаясь задачами Переднего плана. Если это так, то все в порядке; требуется время, чтобы применить то, чему мы здесь учимся. Но не позволяйте этому оправданию помешать вам двигаться в правильном направлении. Ваш Компас свободы укажет путь. Вы должны работать над приближением к своей новой цели, даже если путь не совсем ясен. Позже в этой главе вы найдете несколько полезных стратегий на случай, если почувствуете, что застряли.

Задний план. В первую очередь мы видим актера, когда тот выступает на переднем плане. Однако это не то место, где он делает всю свою работу. Работа за кулисами, на заднем плане, позволяет ему выходить на сцену и блистать. Зрители видят только спектакль; они не видят ни начального прослушивания, ни часов репетиций, ни времени, посвященного запоминанию реплик, ни ритуалов, которые актер выполняет, чтобы провести хорошее шоу. Для большинства из нас Задний план включает в себя два этапа деятельности (в частности, устранение, автоматизация и делегирование) плюс координацию, подготовку, обслуживание и развитие. Давайте разберем их.

Теперь вы знаете, как важно исключать, автоматизировать и делегировать задачи, но когда вы на самом деле это сделаете? Требуется время, чтобы отбирать списки и календари, настраивать шаблоны и процессы, назначать задачи и проекты. Обычно эти мероприятия важны, но не срочны (подробнее об этом различии в гл. 8). В результате легко позволять им оставаться нетронутыми недели, месяцы, всю жизнь. Как мы уже видели, время, потраченное на эти действия, в конечном счете сэкономит вам бесчисленное количество часов. Лучший способ обеспечить себе время для инвестиций – это совместить его с задачами Заднего плана. Планируя время для устранения, автоматизации и делегирования, вы достигнете гораздо большего, чем если попытаетесь впихнуть эти действия в резерв.

Далее, задачи Заднего плана обычно включают в себя некоторую координацию. Это могут быть абсолютно простые действия, например встреча с вашей командой или делегатами для планирования предстоящих проектов и задач. Некоторые встречи, например первоначальная, когда вы только присматриваетесь друг к другу, могут находиться в приоритетах Переднего плана. Но так будет далеко не со всем. На выполнение большинства важных проектов уходят недели, месяцы или несколько кварталов. Например, как только проект запущен, он, скорее всего, потребует регулярных проверок и встреч для подотчетности, обмена информацией и совместной работы. Вот где координация уходит на Задний план.

Также какое-то время работы Заднего плана занимает подготовка к задачам Переднего плана. Подготовка адвоката может включать в себя такие вещи, как изучение прецедентного права или репетиция вступительного аргумента. Для коммерческого дизайнера это может быть исследование цветовых тенденций или экспериментирование с техникой нанесения букв для нового логотипа. Для руководителя это может быть определение повестки дня совещания высокой важности или изучение P&L перед финансовым обзором. Эти действия обычно гарантируют, что человек готов к тому, чтобы показать себя с самой лучшей стороны при выполнении задач Переднего плана.

Техническое обслуживание представляет собой еще одну ключевую задачу на Заднем плане. Ничто не может так подорвать вашу продуктивность, как сломанные системы, переполненные почтовые ящики, устаревшие процессы и неорганизованные пространства. Техническое обслуживание включает в себя все: от управления электронной почтой до бухгалтерского учета, отслеживания расходов, сортировки файлов, обновления инструментов и систем – даже уборку вашего офиса. Дезорганизация задач Заднего плана может разрушить ваши лучшие усилия на Переднем плане. Техническое обслуживание позволяет вам всегда показывать зрителям свои лучшие стороны, когда наступает время шоу.