Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Работники авиации называют это «потерей эшелонирования». Подобные случаи страшно представить, но они крайне редки, а столкновения еще реже. Сравните этот пример с другой крайне занятой средой – нашими списками задач. Мы часто пытаемся выполнить двенадцать задач одновременно, и проекты сталкиваются и сбивают друг друга в течение всего дня. Когда мы страдаем от «потери эшелонирования задач», то в конечном итоге отстаем, совершаем ошибки и теряем контроль над своим временем и деятельностью.

Ключевой навык продуктивности – умение определять, какие задачи вы будете выполнять и когда. Если вы попытаетесь посадить все самолеты одновременно, то вызовете столкновения в воздухе, которые разрушат ваши самые продуктивные усилия

Даже после того, как сократите список задач на этапе устранения, вы все равно можете столкнуться с огромным перечнем обязанностей. Мы все заняты, и мы все могли бы придумать бесконечный список вещей, которые можно было бы сделать. Мы можем даже убедить себя в том, что они должны быть сделаны. Но нужно ли все это делать прямо сейчас? Ответ, я уверен, – нет. Обычно никогда не нужно сажать все свои самолеты сразу. Важная задача не означает, что ее нужно выполнить прямо сейчас. Конечно, вы не можете отложить все свои дела на более позднее время. Хитрость заключается в том, чтобы систематически решать, что заслуживает вашего внимания сейчас, что заслуживает вашего внимания позже, а что вообще не заслуживает вашего внимания. В этой главе мы рассмотрим, как распределять задачи по неделям и дням. Речь идет об обозначении того, что идет, куда и когда. Начнем с недели.

Лидеры и профессионалы редко имеют большие инициативы, которые выполняются за одну неделю. Скорее мы сталкиваемся со сложными проектами, на выполнение которых уходит несколько недель, а то и месяцев. Несмотря на все наши усилия по сохранению концентрации в течение долгого времени, она ускользает довольно легко, словно песок сквозь пальцы. Господствующая сейчас экономика отвлечения внимания может сорвать вас с курса в понедельник, и только в четверг вы поймете, насколько сбились с пути.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете планировать свою неделю так, чтобы следить за основными задачами и отслеживать прогресс по ходу дела. Можно поступить хитро: разбить основные цели и инициативы на управляемые, следующие один за другим шаги. Затем вы можете сопоставить эти шаги с вашей неделей, определив три результата, которых вам нужно достичь. Они будут означать, что вы добились желаемого прогресса. Это ключевые результаты, которые перемещают мяч вниз по полю, ярд за ярдом, к линии ворот. Часть этого процесса, относящегося к достижению целей, я описываю в своей книге «Твой лучший год. 12 невероятных месяцев, которые изменят вашу жизнь». Теперь пришло время рассказать об этом подробнее.

Еженедельный анонс состоит из шести шагов, которые позволят вам отслеживать все задачи, проносящиеся над головой, и установить чувство контроля над своим временем. Вы можете выполнять эту процедуру в любое удобное для вас время, главное, помните, что сделать это крайне важно. Лучшие моменты, которые я нашел и выбрал для себя, – это пятница после обеда, когда заканчивается рабочая неделя; воскресенье вечером, перед началом новой рабочей недели; или понедельник утром, первым делом, когда начинается новая неделя. Я предпочитаю отводить для этого воскресный вечер. Помимо чрезвычайных ситуаций, которые иногда возникают, это единственное исключение, которое я делаю для своей практики восстановления и отключения от рабочих вопросов, упомянутой в главах 3 и 7. Выберите то время, которое лучше всего подходит для вас. Обязательно внесите его в расписание в календаре как повторяющееся действие и соблюдайте как обязательство перед самим собой. Для начала выделите на это тридцать минут. Как только вы привыкнете, то можете обнаружить, что справляетесь с задачей всего за десять или пятнадцать минут. Все зависит от вашей личности и характера работы.

Этот процесс – возможность поднять голову над хаосом («пинг-понг с десятью людьми») и выстроить свои задачи и действия так, чтобы они наилучшим образом соответствовали расписанию и обязанностям. Это ключ к тому, чтобы максимально хорошо справляться со своими проектами и обязанностями. Успешно прожитая неделя дарит осознание того, что вы сделали все возможное, чтобы сохранить контроль над временем, добиться прогресса в достижении больших целей и проектов и сделать коллег, клиентов, семью и себя счастливыми благодаря результатам. Еженедельный анонс должен показать, насколько хорошо вы попадаете в эти отметки. Помимо этого, он также обеспечивает вам хорошую игру на следующей неделе. Теперь давайте подробно рассмотрим эти шесть шагов.

Шаг 1: Перечислите свои самые большие победы. Первое, что вам необходимо сделать в своем еженедельном анонсе, – уделить время размышлениям о своих самых больших победах за последнюю неделю. Перечислите свои главные достижения – то, чем вы больше всего гордитесь и что оказало наибольшее влияние на вашу жизнь и работу. Подойдите к этому делу с самыми серьезными намерениями, даже если поначалу оно кажется неестественным. Люди, стремящиеся к большому успеху, слишком часто сосредотачиваются на своих недостатках – на том, чего они не достигли, – а не на своих победах. Этот неверный фокус может убить вашу уверенность. Сосредоточение на победах вместо этого порождает чувство благодарности, волнения и личной эффективности и настраивает вас на решение больших задач на предстоящей неделе.

Шаг 2: Вспомните и проанализируйте прошлую неделю. Затем сделайте мини-обзор выполненных действий. Внимательно проследите события предыдущей недели, чтобы вспомнить все уроки, которые вы извлекли. Не забудьте подумать о корректировках, которые вам следует внести, чтобы увидеть улучшение в ближайшем будущем. По сути, ваша цель здесь – ответить на три основных вопроса. Во-первых как далеко вы продвинулись в своих основных задачах с предыдущей недели? (Здесь я конкретно говорю о вашей еженедельной Большой тройке – подробнее об этом через минуту.) Это ваш шанс для честного самоанализа. Оцените свой прогресс по ключевым инициативам за предыдущую рабочую неделю. Смогли ли вы покорить их? Осталась ли еще работа? (Кстати, даже если вы потерпите неудачу, все равно стоит похвалить себя за достигнутый прогресс. Люди, стремящиеся к большим успехам, могут быть суровы к себе за то, что не достигли всего, к чему стремились. Таким образом они лишают себя радости от достигнутых успехов.) Ответ на этот вопрос важен, потому что он играет роль в следующем вопросе.