Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Для своего бизнеса Мэтт смог положить этому конец.

– Каждую неделю есть определенные дни, когда я не хожу в офис. Я просто держусь подальше и отключаю электронную почту на мобильном телефоне. В этот день я вообще не проверяю письма, так что это позволяет мне сосредоточиться на работе. Теперь мне больше не нужно ходить в офис по субботам, – сказал он. – Вместо того чтобы как раньше пытаться втиснуть в день больше задач, стремясь стать более продуктивным, теперь я более точно определяю, что хочу сделать. Тогда у меня появляется больше времени, чтобы проводить его с семьей или заниматься любимым хобби. Когда я на работе – я на работе, а когда я дома – я дома. Работайте усердно, играйте усердно , но разделяйте деятельность, потому что это ставит границу.

Еженедельный анонс не займет много времени. Как я уже упоминал выше, как только вы войдете в ритм, то сможете расправляться с ним всего за десять или пятнадцать минут. Я включил простую форму в свой планер «Full Focus Planner», чтобы облегчить быстрый и эффективный процесс анализа. Следующая часть определения того, какие задачи когда и куда идут, – это проектирование наших дней. Есть несколько элементов, которые нужно учитывать, но этот процесс также довольно быстрый.

Великие дни не просто случаются, у них есть причины . Я провел годы, приходя в офис каждый день без какого-либо реального плана, просто реагируя на то, что происходило, или заполняя свое время любым запросом на встречу или отвлечением. Если каждый ваш день начинается так же, то вы обречены на неудачу. Вы не берете ответственность на себя; вы отдаете контроль всем вокруг вас. Ваш план не может состоять в том, чтобы позволять всем остальным управлять вашим днем, иначе вы никогда не сделаете ничего, что действительно имеет значение. Создайте день, который будет соответствовать вашим целям и приоритетам.

Большинство наших рабочих дней заполнены двумя видами деятельности: встречами и заданиями. Сочетание этих двух видов деятельности будет отличаться для каждого из нас в зависимости от нашей работы. Кроме того, каждый отдельно взятый день будет также выглядеть немного по-разному в зависимости от того, задачи какого плана мы выполняем – Переднего или Заднего (см. гл. 7).

Встречи представляют собой недискреционное время, то есть они в значительной степени высечены в камне. Конечно, вы можете отменить встречу или придумать оправдание, но отказ в последнюю минуту будет стоить вам капитала отношений и подвергнет риску вашу репутацию. Помимо этого, вы окажете медвежью услугу другим участникам, которые, возможно, потратили часы на подготовку к этой встрече. Вот почему очень важно просвещать их касательно своего еженедельного анонса. Если вы согласились на встречу и включили ее в свой план на день, единственный реальный выбор, который у вас есть, – это прийти и принять участие. Иногда у меня бывают дни, которые заполнены безостановочными встречами, так что на выполнение задач не остается ни минуты. У вас они тоже, вероятно, были. Однако я заранее вижу, когда ожидаются такие дни, поэтому и не планирую выполнять какие-либо задачи в этот период. Я также делаю обратное: планирую дни, сосредоточенные исключительно на задачах, и отказываюсь от каких-либо запросов на встречи в этот день. Это важный шаг, если вы знаете, что вам нужно непрерывное время для глубокой работы. Пусть ваша идеальная неделя будет руководить вашим планированием.

Что касается заданий, то я всегда выбираю себе по три, и только по три, ключевых задания каждый день. Я называю это своей ежедневной Большой тройкой. Итак, если сейчас это кажется вам невозможным или даже нежелательным, я все понимаю. Но отложите осуждение. Если вы сможете добиться этого, то произведете революцию в своей работе, продуктивности и общем уровне удовлетворенности в офисе и дома.

Большинство профессионалов начинают каждый день с составления списка дел. Там есть задачи, которые они должны выполнить, встречи, которые необходимо провести, проекты, которые нужно закончить, и так далее. Большинство людей настраивают себя на неудачу, пытаясь справиться со слишком большим потоком. Поверьте, это не редкость для тех, кто имеет от десяти до двадцати задач в своем списке дел ежедневно. Это рецепт разочарования. Даже если люди умудряются выполнить пять или шесть из них, то все равно чувствуют себя неудачниками. Еще бы! Ведь есть еще так много незавершенных задач.

Стивен, один из моих клиентов по коучингу, с которым я познакомился ранее, работал по двенадцать часов в день пять дней в неделю, а иногда и больше.

– С шести до шести – вот были мои рабочие часы. Тем не менее даже после того, как я проработал столько часов, все равно было очень тяжело не иметь возможности выполнить все запланированное на день, – поделился он со мной. – Я работал над множеством задач. Причем, кажется, я вовсе не должен был над ними работать. В конечном итоге это просто приводило ко все большему и большему разочарованию, а затем все больше и больше ментальных проблем выливалось на меня даже за границами работы.

Чрезмерно долгие часы работы и умственная истощенность стоили ему времени – как качественного, так и количественного – с женой и дочерьми.

Единственное решение, которое было у Стивена в то время, – работать усерднее.

– Я просто продолжал давить, давить и давить и думал, что в конце концов я доберусь туда. Со временем я стану работать меньше.

Но помните ограничительные убеждения, которые мы обсуждали во второй главе. «Временная переутомленность» – это то, что мы говорим, чтобы успокоить себя относительно постоянной переутомленности. Если вы хотите прекратить хроническое переутомление, внесите изменения: расставьте приоритеты, выбрав три, и только три, задачи.

Я считаю, что в данном случае принцип Парето хорошо применим. Следуя правилу 80/20, примерно 80 % результатов приходит от 20 % действий. По моему опыту, средний человек имеет в своем списке от двенадцати до восемнадцати задач в любой момент времени. Для удобства анализа давайте сойдемся на пятнадцати. Если правило 80/20 верно, то только три из этих задач значимы по сравнению с другими. Представьте себе силу сосредоточения на 20 % действий, которые приводят к 80 % результатов. Это ваша ежедневная Большая тройка [111].

Как же выбрать задачи для этой ежедневной Большой тройки? Для начала обратитесь к вашей еженедельной Большой тройке. Помните, это три главных результата, которых вы должны достичь за неделю, если хотите добиться прогресса в закрытии своих целей и проектов. Пусть ваша еженедельная Большая тройка направляет и предоставляет информацию ежедневной Большой тройке. Сначала это должны быть задачи, которые находятся в вашей Зоне желаний, а также другие задачи, которые находятся в квадрантах 1 или 2 Матрицы приоритетов. Помня о своей еженедельной Большой тройке, начните с деятельности в Зоне желаний, затем переходите к задачам Квадранта 1 (важным и срочным) и, наконец, к задачам Квадранта 2 (важным, но не срочным). Конечно, вы будете получать внешние запросы и другие задачи, которые должны быть решены. Следуйте Матрице приоритетов и здесь. Если вы этого не сделаете, тогда ваш день окажется перегружен задачами квадранта 3 (срочными для кого-то другого, но неважными для вас).