Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Во-вторых: что работает, а что нет? Были ли помехи или отвлечения, на которые вы не рассчитывали? Что это было? Кто их вызвал? Могли бы вы избежать их? А как же ваш план? Хорошо ли он работал? Хорошо ли вы распределили свое время? Цель здесь состоит в том, чтобы отметить, какие стратегии или тактики были эффективными, а затем определить, что не так с вашим поведением или планированием. Так на следующей неделе вы сможете улучшить свою производительность.

Третий, и последний, вопрос: что вы будете продолжать, начинать или прекращать делать и что улучшать, основываясь на том, что вы только что определили? Это как раз тот момент, когда вы превращаете свое обучение в действенный урок. Именно сейчас вы также даете себе возможность по-настоящему расти. Как вы будете корректировать свое поведение или планировать будущее? Люди, которые в состоянии извлекать уроки из своего опыта и использовать эти уроки для позитивных изменений в своем поведении, быстро продвигаются вперед. Мало кто тратит свое время на подобные вещи, так что это может выделить вас из толпы.

Шаг 3: Просмотрите свои списки задач и заметки. Наши списки задач и ежедневные заметки могут расти как сорняки в течение недели. Очень важно подвергать их быстрой проверке, чтобы они не вышли из-под контроля. Я рекомендую начать с отложенных задач. Это те задачи, «посадку» которых вы намеренно перенесли на какое-то время. Если вы пользуетесь любым инструментом для управления проектами, то можете обратиться к нему для обновления статуса и будущего планирования. В качестве примечания я также советую хранить ваши списки задач в одном месте (максимум в двух). Например, в цифровом варианте, используя такие приложения, как Nozbe или Todoist, а также в вашем календаре или бумажном планере. Объединение списков облегчит отслеживание элементов. Чем в большем количестве мест вы храните задачи и заметки, тем больше вероятность растеряться.

Затем просмотрите свои делегированные задачи. Это та работа, которую вы поручили другим. Периодический обзор даст вам возможность вернуть эти проекты на свой радар и при необходимости продолжить работу с человеком, который занимается ими.

Теперь просмотрите свои заметки за неделю. Это могут быть комментарии к вашему дню, наблюдения на собраниях, идеи на будущее или другие мысли, посетившие вас в течение недели и относящиеся к тому, над чем вы работаете.

В этих строках скрыты драгоценные камни, а вы явно не хотите отбрасывать хорошие идеи или забывать какие-либо задачи. Чтобы еще больше защититься от забытых задач, воспользуйтесь временем, выделенным на просмотр и анализ, для выполнения одного из четырех следующих действий:

1. Устраняйте . Если задача больше не актуальна, избавьтесь от ее.

2. Назначайте время . Если вы хотите заняться чем-то позже, внесите это в свой календарь. Сортируйте подобные задачи как можно чаще, в соответствии с вашей Идеальной неделей.

3. Расставляйте приоритеты. Если вы уверены, что хотите решить задачу на этой неделе, но не знаете, когда именно, расставьте приоритеты. Добавьте ее в свой список приоритетных задач на неделю. Этот список – как раз то, что я называю еженедельной Большой тройкой (держитесь крепче, подробности скоро появятся).

4. Откладывайте . Если это задача, которую вы все еще хотите выполнить, но у вас нет времени на этой неделе, тогда просто оставьте ее в списке. Держите ее на заднем плане и вернитесь к ее обдумыванию снова во время следующего обзора.

Шаг 4: Отмечайте ваши цели, проекты, события, встречи и дедлайны. Одна из главных причин, по которой люди спотыкаются, выполняя свои самые важные цели и проекты, заключается в том, что они теряют видимость. Суета повседневной работы может затмить даже самые важные цели и задачи. Я уже упоминал о своей клиентке Рене. Она столкнулась как раз с таким вызовом.

– Это довольно забавно, потому что я занимаюсь авиационным бизнесом, – призналась она. – А когда вы занимаетесь авиационным бизнесом, то думаете о том, что находитесь на высоте 30 000, 40 000 или даже 50 000 футов.

К сожалению, Рене провела много недель и дней в реактивном режиме.

– Раньше я все время путалась в сорняках. Меня постоянно тянуло к земле.

Еженедельный анонс позволяет исправить эту проблему. Речь идет о повышении вашего видения своей же работы. Пересмотрите все цели, которые преследуете, и восстановите связь с вашими ключевыми мотивами. Что не менее важно, найдите время, чтобы определить шаги, которые вы могли бы предпринять на следующей неделе для достижения своей цели. Используйте это время, чтобы также проанализировать ключевые проекты и результаты. Вам необходимо определить, какие задачи вы должны сделать, а какие вы могли бы сделать для их выполнения.

Теперь пришло время проверить свой календарь на предстоящую неделю (или на несколько предстоящих недель, в зависимости от того, что надвигается). Это отличная возможность увидеть, нужно ли вам сделать какие-либо приготовления, делегировать какие-либо задачи или что-то подбить до начала новой недели. Перечислите предстоящие события и ожидающие дедлайны по датам. Это поможет вам упорядочить свою работу. Вы не можете посадить два самолета на одной взлетно-посадочной полосе одновременно. Важно также проверить предстоящие встречи; если вам нужно перенести или отменить их, тогда чем раньше вы уведомите об этом, тем лучше.

Шаг 5: Определите свою Большую тройку на неделю. После того как вы проанализировали все свои цели, проекты, сроки и все остальное, пришло время проявить инициативу и создать свою еженедельную Большую тройку – три наиболее важные вещи, которые вы должны выполнить на предстоящей неделе, чтобы продолжать двигаться в сторону основных целей и проектов [110] J. D. Meier presents a similar concept in his book, Getting Results the Agile Way (Bellevue: Innovative Playhouse, 2010), 56, 88. . Я уверен, что вы в состоянии выполнить за неделю больше задач. Однако помните, что марафоны заканчиваются по одному шагу за раз.

Итак, как вы можете решить, что входит в вашу еженедельную Большую тройку? Одним из полезных фильтров является проверенная временем матрица приоритетов Эйзенхауэра, популяризированная Стивеном Кови. Это простая сетка, разделенная на четыре квадранта, в которых горизонтальная ось соответствует срочности, а вертикальная – важности.

Квадрант 1 указывает на задачи, которые являются одновременно важными и срочными. Они, очевидно, имеют первую претензию на ваше время и заслуживают наивысшего приоритета. Я также должен отметить, что важные и срочные означают, что эти вещи важны и срочны лично для вас . Слишком часто мы втягиваемся в задачи, которые важны и срочны для кого-то другого, но не обязательно для нас. Подумайте о своих ежеквартальных целях. Сколько времени у вас осталось на часах? А как насчет основных сроков реализации ключевых проектов? Задачи в первом квадранте должны обязательно оказываться в вашей еженедельной Большой тройке.