Наталья Иванова - Управление закупками в коммерческой деятельности

• количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Разновидностью данных методов являются:

- ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают в себя следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок;

- закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода состоит в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, с мелкими размерами заказов и с неизбежностью множества поставщиков.

Размещение заказа на закупку предусматривает заполнение формы заказа. Заказ на закупку — это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком. Но до тех пор, пока заказ не принят к исполнению поставщиком, заказ на закупку не является контрактом. Как правило, организации говорят о "размещении заказа", когда речь идет о товарах; на получение услуг подписывают контракт, а если речь идет об оборудовании, то заключают соглашение о лизинге. Строго говоря, все эти термины описывают одни и те же понятия, хотя в правовом отношении здесь существуют различия. Например, при закупках материалов эти материалы остаются собственностью поставщика до тех пор, пока заказчик их полностью не оплатит, в то время как при кредитном финансировании собственность передается организации, отвечающей за обслуживание долга.

Основанием для составления заказа являются:

1) коммерческое предложение, полученное от поставщика;

2) заявка, полученная из отдела сбыта на поставку товаров по заказу клиента предприятия;

3) заявка, полученная со склада с целью поддержания норматива складских запасов продукции;

4) заявки, полученные от других подразделений фирмы в части обеспечения своей деятельности.

Заказ можно дать в следующих формах:

- устно (по телефону, при личной встрече);

- письменно (по почте, факсу, Интернету и т. п.).

Необходимо выделить несколько наиболее общих типов заказов [18] Прохоров В.М. Логистика: учеб. пособие. Санкт-Петербург: Изд-во СЗТУ, 2008. С. 84. .

1. Заказ. Используется в стандартном подходе к снабжению и представляет собой коммерческий документ, который выдается покупателем поставщику и отмечает тип, количество, качество, цену и другую информацию о продукции или услуге, которую приобретает покупатель. Заказ выполняется в форме письма от одной организации другой, где в деталях указываются характеристики материалов, которые организация хочет закупить, и условия предстоящей сделки. Подобная информация в заказе на закупку требуется для устранения недоразумений между заказчиком, отделом снабжения, поставщиком.

Направление заказа на закупку является юридической обязанностью для покупателя выполнить договоренности с поставщиком после поставки. Заказ на закупку становится обязательным для двух сторон после подписания его поставщиком. Форма заказа на закупку согласовывается в основном контракте. Поскольку заказ на поставку продукции связан со значительными денежными расходами, он имеет юридическую силу только при условии его подписания лицом, уполномоченным осуществлять закупочную деятельность. После того как заказ направлен поставщику, ответственный по закупкам формирует временное дело, в которое заносится вся документация, относящаяся к данному заказу. Все изменения в заказе в процессе его выполнения в последующем фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом.

2. Общие заказы на поставку продукции, товаров на заданную сумму в пределах установленного времени без конкретизации объемов и сроков поставок. Обычно применяют для закупки дешевых и стандартных товаров, например, канцелярских. Организация размещает единый заказ на все материалы, которые ей потребуются в течение какого-то времени (скажем, года). После этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию.

3. Электронное снабжение. Использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и замены бумажных процедур электронными. В основе электронного снабжения лежит прямой обмен данными между компьютерами поставщика и заказчика. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов для стандартной продукции. Такого рода товары могут приобретаться в режиме онлайн с помощью Web-каталогов.

Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и, когда наступает время разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов.

Принципиально можно выделить два типа электронного снабжения:

- В2В (business-to-business) когда одна организация закупает материалы у другой;

- В2С (business-to-customer) когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель.

При организации электронных закупок существует два способа взаимодействия:

1) осуществляется обмен информацией с ограниченным числом тщательно отобранных контрагентов;

2) осуществляется открытый обмен заявлениями по спросу на товары и их предложению (например, биржа);

К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относятся следующие:

- мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;

- прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы;