Наталья Иванова - Управление закупками в коммерческой деятельности

- автоматизация закупок посредством стандартных процедур;

- существенное уменьшение времени, необходимого для трансакций;

- снижение затрат (как правило, на 12–15 %);

- использование аутсорсинга в некоторых видах деятельности по снабжению;

- интеграция собственной информационной системы с аналогичными системами поставщиков.

4. Контракт. Подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполнения. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, если речь идет о долгосрочных услугах. Контракт предполагает на основе соглашения передачу на постоянной основе прав собственности на соответствующий актив от одной стороны к другой.

5. Субконтракт. Заключается, когда, подписав контракт с организацией, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передавать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: контракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком. Такой договор должен учитывать долговременный характер и все важнейшие особенности субконтрактных отношений.

Соглашения о лизинге и аренде, в которых указываются условия получения материалов. Объектом таких соглашений может быть движимое и недвижимое имущество. К движимому имуществуотносят машины, оборудование, средства вычислительной техники, транспортные средства и пр. Недвижимое имуществовключает в себя здания, сооружения, воздушные суда, морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты.

6. Соглашение о лизинге и аренде вне зависимости от срока заключают в письменной форме. Субъекты лизинга для исполнения своих обязательств по договору лизинга заключают договор купли-продажи (обязательный договор) и сопутствующие договоры (договор залога, договор о привлечении средств, договор поручительства, договор гарантии и др.).

В соглашении лизинга и аренды необходимо указать данные, которые позволяют определенно установить имущество, которое подлежит передаче лизинго-получателю как предмет лизинга. При отсутствии таких данных это условие считают сторонами не согласованным, а договор лизинга заключенным не считается.

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону, факсимильной или курьерской связью. Заказы, поступающие поставщику с использованием сетей электронного обмена данными, являются более предпочтительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации.

Запасы при организации закупочной деятельности создаются для преодоления разрыва во времени между получением ресурсов и их использованием. На величину запасов влияют следующие факторы: вероятность нарушения поставщиком установленного графика поставок; возможные колебания спроса; сезонные колебания спроса на некоторые закупаемые ресурсы; скидки на покупку крупной партии товаров; возможности роста цен; издержки, связанные с оформлением заказа; уровень обслуживания потребителей материальных ресурсов [19] Крылова М.Д. Закупочная и распределительная логистика в книжном деле: учеб. пособие. Москва: МГУП им. Ивана Федорова, 2011. С. 51. .

В запасы материальных ресурсов обычно вкладывается значительная доля оборотных активов. Основным видами затрат, связанных с созданием и содержанием запасов, являются: замороженные финансовые средства; расходы на содержание специально оборудованных помещений; оплата труда специального персонала; постоянный риск порчи, хищения; штрафы: за нарушение договорных обязательств, за образование дефицита и пр.; цена закупки, стоимость грузопереработки и доставки до мест потребления и пр. [20] Логистика: учебник / В.В. Дыбская [и др.]; под ред. В.И. Сергеева. Москва: Эксмо, 2009. С. 582.

В целях оптимизации расходов, связанных с накоплением и содержанием запасов, необходимо тщательно анализировать их уровень, который должен быть достаточным для осуществления заданного производственного или торгового цикла. Отклонения от оптимального уровня могут происходить или в сторону завышения запасов материальных ресурсов (создание излишков), или в сторону занижения (что приводит к дефициту).

Избыточное накопление приводит к увеличению текущих затрат, к усложнению процесса управления запасами, к снижению прибыли на инвестированный капитал, к увеличению занимаемых площадей, к перепроизводству и росту стоимости продукции.

Дефицит запасов — это тоже расходы, только выраженные в форме разнообразных потерь. К основным видам потерь, связанных с отсутствием запасов, относят: потери от простоя производства; потери от отсутствия товара на складе в момент предъявления спроса; потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам; и др.

На пути превращения сырья в конечное изделие и в ходе последующего движения этого изделия до конечного потребителя создаются два основных вида запасов:

- запасы производственные запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального производства, предназначенные для производственного потребления;

- запасы товарные запасы готовой продукции у предприятий-изготовителей, а также на пути следования товара от поставщика к потребителю, т. е. на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.

При организации закупочной деятельности основное внимание уделяется производственным запасам. Цель создания производственных запасов обеспечить бесперебойность производственного процесса. В свою очередь, выделяется несколько групп производственных запасов, для каждой из них соответственно формируется своя стратегия управления:

1) запасы текущие, обеспечивающие непрерывность производственного процесса между очередными поставками. Величина текущего запаса определяется планом производственной деятельности (планами коммерческой деятельности, капитального ремонта, инвестиций и т. д.) предприятия (организации). На размер текущего запаса влияет периодичность поставок материальных ресурсов по договору с поставщиками (цикл снабжения), а также объем их потребления в производстве;

2) запасы страховые, необходимые для гарантии непрерывности процесса производства в случаях нарушения условий и сроков поставок материальных ресурсов поставщиками, транспортом или в случае отгрузки некомплектных партий. Материальные ресурсы страхового запаса должны систематически заменяться по истечении срока годности в соответствии с техническими условиями на них. Необходимо осуществлять учет поступления и расходования страхового запаса не реже 1 раза в квартал. Нормы страхового запаса должны быть утверждены руководителем предприятия (организации);