Наталья Иванова - Управление закупками в коммерческой деятельности

3) запасы сезонные, образующиеся при сезонном характере производства, потребления или транспортировки;

4) технологический запас, создаваемый на период времени для подготовки материальных ресурсов к производству, включая время на анализ и лабораторные испытания. Учитывается технологический запас в общей норме материальных ресурсов в том случае, если он не является составной частью процесса производства;

5) подготовительный запас, необходимый на период выгрузки, доставки, приемки и складирования материальных ресурсов; принимается также в расчет нормы запаса по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам. Нормы этого времени устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки исходя из технологических расчетов или путем проведения хронометража;

6) неликвидные запасы, т. е. длительно не используемые производственные запасы, которые образуются в связи с ухудшением качества товаров в процессе хранения, а также вследствие морального износа. К неликвидным запасам относят также неиспользуемые запасы, которые образуются в результате прекращения выпуска продукции, для изготовления которой они предназначались. Возможны и другие случаи образования неликвидных запасов;

7) переходящие запасы остатки ресурсов материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность производственного процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента очередной поставки;

8) запасы в пути, находящиеся на момент учета в процессе транспортировки. Время пребывания запасов в пути, т. е. время транспортировки, определяется с момента погрузки на транспорт до прибытия груза к месту назначения. Показатель времени транспортировки регламентируется договорами, а также утвержденными для различных видов транспорта нормативами сроков доставки грузов.

Возможно рассмотрение запасов и по другим признакам.

Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния. Контроль состояния запасов это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и прочего с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Контроль состояния запасов проводится на основе данных их учета и может осуществляться непрерывно либо через определенные периоды. Контроль состояния запасов и формирование заказа поставщику может осуществляться по одной из представленных ниже систем [21] Воронков А.Н. Указ. соч. С. 65. .

1. Системы с фиксированным интервалом времени между заказами:

- система оперативного управления. Через определенные промежутки времени принимается оперативное решение: "заказывать" или "не заказывать", а если заказывать, то какое количество единиц товара;

- система равномерной поставки. Через равные промежутки времени заказывается постоянное количество единиц товара;

- система пополнения запаса до максимального уровня. При этом через равные промежутки времени заказывается партия, объем которой равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проверки. Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за период выполнения заказа.

2. Системы с фиксированным размером заказа, используемые:

- при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запаса проверяется через равные промежутки времени. Решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что товарный запас в момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому уровню товарных запасов. В противном случае принимается решение "не заказывать";

- при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса).

3. Системы выборочного регулирования запасов:

- система с двумя уровнями при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запасов проверяется через равные промежутки времени. Если он оказывается меньше минимального или равен ему, то принимается решение заказывать партию, равную разности максимального запаса и фактического запаса на момент проверки с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа. Если фактический запас больше минимального, то принимается решение ничего не заказывать;

- система с двумя уровнями при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Решение заказать партию принимается при достижении порогового запаса; размер заказываемой партии принимается равным разности максимального запаса и порогового уровня с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа.

Выбор систем контроля состояния запасов является действенным механизмом повышения эффективности функционирования закупочной деятельности. Решение данной задачи требует опыта, умения моделировать процесс пополнения и расходования запасов, знания коммерческой ситуации и должно основываться на понимании эксплуатационных различий между описанными системами.

Договорная работа в закупочной деятельности включает в себя подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их исполнением. Для того чтобы процесс организации договорной работы действительно был налажен и четко осуществлялся, необходим внутренний документ Регламент (Положение) по работе с договорами. Этот документ должен предусматривать порядок прохождения договором всех этапов с момента создания до полного исполнения, а также сроки, отведенные на разработку проекта и согласование договора в каждой службе (подразделении) организации.

Процесс организации договорной работы должен быть четко спланированным и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия большое значение имеет технология договорной работы, которая включает в себя следующие процедуры:

1) создание проекта договора;

2) согласование условий договора;

3) регистрацию и хранение договоров.

Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей [22] Панкратов Ф.Г., Солдатова Н.Ф. Коммерческая деятельность: учебник. 13-е изд., перераб. и доп. Москва: Дашков и К°, 2012. С. 93. . Чтобы обезопасить предприятие от множества различных рисков финансовых, налоговых, правовых, в процессе создания проекта договора должны участвовать и руководители (если конечно речь не идет о типовых, давно разработанных и много раз исполненных договорах), и экономисты, и бухгалтеры, а в некоторых случаях и специалисты других служб организации, таких как PR, отделы логистики, коммерческой деятельности и даже служба безопасности.