Наталья Иванова - Управление закупками в коммерческой деятельности

Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий или товаров.

Для решения вышеперечисленных задач необходимо качественное выполнение функций, характерных для закупок. В современных условиях важнейшие функции закупок можно объединить в семь блоков.

Блок функций планирования: анализ процессов материально-технического обеспечения в текущем и отчетном периодах; прогнозирование потребления материальных ресурсов; расчет потребности предприятия в материальных ресурсах; определение в плановом периоде объемов закупки материальных ресурсов и потребности в денежных средствах.

Исследовательский блок функций: анализ номенклатуры материальных ресурсов, потребляемых предприятием; рассмотрение номенклатуры материальных ресурсов, предлагаемых на рынке; исследование эффективности использования материальных ресурсов; изучение опыта применения материальных ресурсов другими предприятиями; анализ объемов потребления материальных ресурсов, выявление его тенденций и причин; изучение поставщиков, их условий продажи; исследование ценовой политики поставщиков, системы цен и скидок; оценка товаропроводящей сети поставщиков, выбор предпочтительной.

Блок функций, связанных с выбором поставщиков: определение критериев выбора поставщиков; формирование рейтинга поставщиков; оценка эффективности деятельности поставщиков.

Оперативный блок функций: разработка планов завоза материалов от различных поставщиков; определение потребности в транспортных средствах, подача заявок на транспорт; контроль отгрузки поставщиками; организация завоза материальных ресурсов; контроль за доставкой грузов; решение вопросов с финансовой службой об оплате счетов; оперативный учет поступивших материальных ресурсов; контроль за выполнением обязательств поставщиками; выявление фактической обеспеченности ресурсами и регулирование запасов материальных ресурсов.

Организация хранения материальных ресурсов: подготовка к приемке грузов и организация работ по их разгрузке; входной контроль по целостности упаковки грузов, по их количеству и качеству; размещение материальных ресурсов по местам их хранения; обеспечение сохранности материальных ресурсов; подготовка материальных ресурсов к передаче на производство; комплектация заказов производства; организация отпуска материальных ресурсов производству.

Доведение материальных ресурсов до внутренних подразделений предприятия: планирование потребностей внутренних подразделений; разработка лимитов на отпуск материальных ресурсов; оформление документов на отпуск материалов; организация централизованной доставки материалов на рабочие места; организация отпуска материальных ресурсов внутренним подразделениям; контроль состояния запасов на рабочих местах и в кладовых цехов.

Экономический блок функций: планирование показателей, отражающих объем и качество функционирования подразделения, занимающегося закупками; планирование потребности в трудовых и материальных ресурсах для закупочного подразделения; разработка системы оплаты и материального стимулирования труда закупочного подразделения; планирование и минимизация издержек функционирования закупочного подразделения; согласование показателей закупок с плановой и финансовой службами предприятия; экономический анализ и определение эффективности работы закупочного подразделения.

Все вышеперечисленные функции отдела закупок реализуются в его тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия с маркетингом, производством, бухгалтерией, с финансовым управлением, юридическими службами и др.

Обязательным условием эффективной коммерческой деятельности является гарантированное обеспечение предприятия материальными ресурсами требуемого ассортимента и качества. Номенклатура закупаемых внешних ресурсов укрупненно может быть представлена четырьмя группами (табл. 1.4).

Таблица 1.4

Номенклатура закупаемых ресурсов

Источник: Воронков А.Н. Логистика: основы операционной деятельности: учеб. пособие / Нижегор. гос. архитектур. — строит. ун-т. Н. Новгород, 2013. С. 47.

Все закупаемые материальные ресурсы могут быть систематизированы исходя из различных классификационных признаков. Классификация материальных ресурсов подразумевает выделение их отдельных групп по различным признакам и необходима для выявления и обоснования потребности в ресурсах, для установления рациональной специализации и разработки эффективной политики управления ими [5] Банзенкуливахо М.Х., Гулягина О.С. Закупочная логистика / Полоцк. гос. ун-т. Новополоцк, 2013. С. 24. . Классификация материальных ресурсов тесно связана и с вопросами их использования в процессе производства и обращения. Часть ресурсов играет роль материальной основы (основные фонды и инвентарь), другая часть входит в состав оборотных фондов предприятия и расходуется при производстве продукции или оказании услуг (сырье, материалы, комплектующие). Кроме того, товаро-материальные ресурсы составляют материальную основу фондов обращения, т. е. находятся в состоянии сбытовых запасов.

Ресурсы классифицируются следующим образом.

По признаку участия в процессе производства выделяются:

- предметы труда (сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо и горюче-смазочные материалы, тара и упаковка, комплектующие изделия, полуфабрикаты, изделия по внешней кооперации);

- средства труда (основные производственные фонды, инструмент, инвентарь).

По происхождению материальные ресурсы можно разделить:

- на природные (первоначально изъятые из природы);

- на промышленные (производные от природных);

- на модифицированные (по степени изменения исходных природных свойств).

По эксплуатационному состоянию и сроку годности материальные ресурсы подразделяются:

- на первичные как продукция добывающей и обрабатывающей промышленности;

- производные образующиеся из первичных в процессе производства;

- вторичные как отходы производственного потребления, т. е. остатки сырья, материалов и т. д., образовавшиеся в процессе их использования и утратившие (частично или полностью) свои потребительские свойства вследствие физического или морального износа.

Первичные материальные ресурсы включают в себя сырье различного происхождения (рис. 1.2).

К первичным ресурсам относят сырье, образующее главную субстанцию изготавливаемого продукта, полуфабриката или материала. При этом различают промышленное, заготовительное и сельскохозяйственное сырье.