Наталья Иванова - Управление закупками в коммерческой деятельности

Регулярное поступление потока материальных ресурсов на предприятие требует выполнения определенных операций, действий, необходимых для полного завершения процесса снабжения, формирующих функциональный цикл закупок.

Функциональный цикл закупок интегрированная по времени совокупность закупочных операций, позволяющих в логической последовательности осуществлять процесс обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Функциональный цикл закупок

Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах организации. На данном этапе решаются вопросы о том, что именно, сколько и когда необходимо закупить. Потребность в материальных ресурсах может быть определена необходимостью как приобретения новых, ранее не используемых ресурсов, так и пополнения запасов закупавшихся ранее товаров.

Потребность в новом товаре может возникнуть в случаях: выявления неудовлетворенного спроса; принятия решения о развитии нового направления деятельности, требующего новых ресурсов; предложения нового товара поставщиками; и т. д.

Повторная потребность в товаре возникает в том случае, когда ресурсы закупались ранее и требуется пополнить уже существующий (или закончившийся) запас. Выделяются повторные закупки двух видов.

Стандартная повторная закупка, которая производится, если:

потребность в закупаемых ресурсах постоянная и регулярная;

поставщики данного наименования ресурса хорошо известны;

закупки совершаются по стандартной процедуре;

существует отработанная, надежная технология поставки.

Функция закупщика в данном случае состоит в своевременной передаче заказов поставщику.

Модифицированная повторная закупка, которая осуществляется, если:

потребность в закупаемых ресурсах постоянная и регулярная, но объемы спроса не постоянны;

требования к закупаемым товарам меняются достаточно быстро;

существует необходимость в снижении затрат на закупки, в улучшении сервиса со стороны поставщика [10] Крылова М.Д. Указ. соч. С. 35. .

В таких ситуациях менеджеры по закупкам играют важную роль, так как именно они принимают окончательное решение о необходимости, количестве закупаемых товаров и условиях поставки.

От правильного выбора поставщика зависят в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое. Выбор поставщика должен быть регламентирован и зафиксирован в Положении о закупках. В этом документе или в должностной инструкции определяются полномочия менеджеров при осуществлении закупок.

При выборе поставщиков должны использоваться:

разные способы их анализа и оценки;

регламенты проведения конкурсов и запросов предложений;

эффективные методы ведения переговоров с потенциальными поставщиками;

анализ и оценка результатов выполненных закупок.

В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукцией, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Применительно к поставке дорогостоящей продукции требуется более тщательный поиск, который займет гораздо больше времени.

Для расширения базы потенциальных поставщиков и повышения конкуренции между ними необходимо регулярно проводить исследования рынка производителей требуемых ресурсов и посредников. Чем больше информации о потенциальных поставщиках имеет менеджер по закупкам, тем правильнее будет выбор.

После определения потребности и выбора поставщика необходимо определить номенклатуру и количество закупаемых материальных ресурсов. Это очень важная часть работы специалиста по закупкам, так как от правильности определения количества товара зависят обеспеченность предприятия материальными ресурсами и эффективность использования оборотных средств. На основании информации о требуемых объемных и номенклатурных параметрах оформляется заказ на поставку.

Условия, включаемые в заказ на поставку, регулируют отношения между покупателем и продавцом. Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа. Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписанным в заказе. Многие закупки осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, представленным продавцом. Обычно выбор того, чей документ будет использован (покупателя или продавца), зависит от статуса обеих сторон, от характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа. Далее заказ передается (обычно с помощью электронных средств коммуникации) поставщику.

Следующей операцией является получение подтверждения от поставщика о приеме им заказа. Задача менеджера по закупкам на этом этапе сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товаров. На основании подтверждения выставляется счет-фактура, являющийся официальным документом, в соответствии с которым будет производиться оплата заказа, затем будут формироваться все документы по приему товара и вноситься данные в информационную систему.

Счет-фактура — это документ строго установленного формата, который состоит из перечня поставленных товаров, их цен, номера отгрузочного документа, суммы счета, иных реквизитов. В счет-фактуру разрешается добавлять иные показатели при условии сохранения последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход выполнения заказа и (или) ускорять его выполнение. Функция контроля выполнения заказа стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. На данной стадии производятся следующие операции:

а) отслеживание местонахождения груза (материальных ресурсов) в процессе доставки;

б) регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки согласно договору.

Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.