Наталья Иванова - Управление закупками в коммерческой деятельности

Если поставщик не способен выполнить условий соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

Важное значение имеют получение и приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара. Основными целями функции получения и контроля сырья являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества сырья; отправка товара в его следующее место назначения на склад, в отдел контроля или отдел использования; оформление документации на получение и регистрацию сырья.

Качество поставляемых товаров должно соответствовать предъявляемым требованиям. Отсутствие необходимого контроля качества закупок может вызывать: дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров; остановку производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату; судебные иски и т. п.

Получение счетов на оплату заказанных товаров заключительный этап выполнения контракта. Исключением является ситуация, когда поставщик требует предварительной оплаты за поставляемую продукцию. Все счета необходимо проверить, и если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется, как правило, безналичный расчет, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. Допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо и другие формы, предусмотренные законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами, а также применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Закупочная деятельность имеет собственные параметры оценки эффективности своей реализации. До настоящего времени единого подхода к оценке эффективности закупок не существует, что свидетельствует о неопределенности экономической категории "эффективность закупочной деятельности".

Эффективность в традиционном понимании определяется отношением полезного эффекта (результата) деятельности к затратам на его получение. Чтобы оценить эффективность, следует идентифицировать, какие виды затрат и какие элементы порожденного ими эффекта сопоставляются. В данном случае имеют место определенные сложности, которые обусловлены неоднозначностью результата деятельности по закупкам с точки зрения проявления эффекта и его оценки. В связи с этим в настоящее время используются разные подходы и система оценки эффективности закупочной деятельности при совершении коммерческих операций.

Оценку закупочной деятельности можно осуществлять с позиции традиционного и системного подходов.

Традиционный подход полагается на проведение оценки оперативной деятельности по закупкам и комплексной оценки работы подразделения, занимающегося закупочной деятельностью. В связи с этим основными критериями эффективности оперативной деятельности по закупкам могут выступать:

1) качество закупленного сырья и материалов;

2) стоимость сырья и материалов;

3) сроки поставки сырья и материалов;

4) надежность поставщиков.

В практике ведения закупочной деятельности отмечается возможность оценки эффективности оперативной деятельности закупок по трем основным параметрам: это время, цена и надежность поставщика.

Параметр времени включает в себя контроль поставок, а также последствия в результате задержаний и опозданий поставок. При этом анализируются следующие показатели: доля задержанных заказов; доля ситуаций, когда просрочка доставки вызвала ощутимое отсутствие товара на складе.

Параметр "цена" предполагает анализ сумм, которые были уплачены при закупке продукции в сравнении их с ранее намеченными ценами. Анализ данного параметра ведется по следующим показателям: по цене, уплаченной поставщикам; по стандартным или расчетным ценам; по индексам средних цен, которые были уплачены по каждой товарной группе; по изменениям цен, произошедшим в результате переговоров, лучшей упаковки и перевозки товаров; по среднему темпу роста цен в отчетном периоде по отношению к базисному; и т. д.

Параметр надежности поставщика рассматривает соответствие объема и качества поставки заказа условиям, фиксируемым в договоре. При учете данного фактора необходимо определить следующие параметры: частоту и характер неисполнения (ненадлежащего исполнения) поставщиком договорных обязательств; количество и удельный вес поставок некачественного товара или товара низкого качества; долю просроченных доставок и отказ от поставки; долю заказов, вопреки договоренности доставленных не единой партией; невыполнение поставок в срок по вине поставщика; количество и удельный вес поставок товаров в ненадлежащем количестве и ассортименте; гибкость условий договора наличие внесения изменений в договор по наиболее значимым пунктам (цена, ассортимент, сроки и количество); выгодность сделки с данным поставщиком.

Для определения эффективности работы службы закупок важно учитывать выполнение следующих составляющих: плана закупочной деятельности, бюджета фирмы, объема вырученных средств, применения дополнительных мер по контролю над качеством входящей продукции, а также над объемом и стоимостью упущенных продаж, общим объемом операций, производительностью труда, транспортными издержками.

Эффективность работы подразделения, занимающегося закупками, часто оценивают следующие показатели: сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек; допустимые уровни брака закупаемой продукции; доля закупок, совершенных вовремя; число ситуаций, когда нужных материальных ресурсов / готовой продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента; число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений); число полученных и обслуженных заявок; доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки; оборачиваемость запасов; число получаемых и обслуживаемых заявок.

При анализе указанных данных появляется возможность примерного определения стоимости тех или иных операций в процессе осуществления закупочной деятельности (к примеру, средней стоимости оформления заказа, доли административных затрат по закупке на каждый рубль, который был израсходован на закупки в целом). Проанализировав данным способом деятельность отдела по закупкам, можно сделать вывод об эффективности его функционирования и определить имеющиеся проблемные зоны.