Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

Рядовому пользователю нет никого смысла нанимать литературного редактора и корректора. Но вовсе исключать стадию финальной (или промежуточной) внешней оценки ваших информационных продуктов – недальновидно. Поэтому просто найдите себе свою «лакмусовую бумажку»:

• Вашу речь или доклад могут выслушать домочадцы или коллеги по офису. Как известно, самый лучший экспромт – это домашняя заготовка. Прочитайте доклад в спокойных условиях, и наверняка после такой репетиции вы в нем что-то поменяете. Даже «выступление» перед зеркалом или просто чтение текста вслух всегда оправдывает затраты времени и усилий. Иногда по-новому оценить подготовленную речь или доклад помогает и запись, сделанная на диктофон или видеокамеру.

• Важные документы обязательно показывайте коллегам; еще лучше, если документ будет вычитан дважды – двумя экспертами. Если ни один из чтецов не выскажет замечаний, значит, документ можно выпускать «в люди».

• Даже электронные письма необходимо оценивать с этой точки зрения – ведь среди них бывают как рядовые, так и крайне важные. Например, однажды мы с дружественным коллегой заключили своеобразный «бартер» – наиболее важные письма перед отправкой адресату сначала отправляли друг другу с просьбой рассмотреть критически и с придирками (иногда даже сопровождали послание вопросом: «Какие ассоциации и ощущения у тебя вызывает такой текст?»).

Подобных примеров можно привести множество. В завершение этой темы вспомним две известные поговорки. «Одна голова хорошо, а две лучше» – это относится к промежуточным оценкам документа в процессе его разработки. «Семь раз отмерь, один раз отрежь» – это уже об итоговой экспертизе любого информационного продукта до его опубликования. Для лучшего запоминания в контексте обсуждаемой темы можно предложить римейк второй мудрости: «Семь раз проверь, один раз отправь». Или прожги (если это диск), или напечатай (если это тираж рекламных буклетов).

В процессе работы мы постоянно сталкиваемся с чьими-то информационными продуктами или создаем свои собственные, поэтому нам нужны надежные инструменты оценки документов.

• Качественная оценка информационного продукта – дело непростое и крайне субъективное, но при наличии хотя бы каких-то точек отсчета проводить ее будет легче. Несложным и эффективным сводом критериев является набор параметров ФТОП, заимствованный из теории информационных систем. За этой аббревиатурой скрываются следующие параметры: форма представления, точность, оперативность и полнота информации. Удерживайте ФТОП-критерии в своей памяти, и вам проще будет отличить ценный продукт от «подделки», а ваши документы станут более конкурентоспособными.

• Работа в современном цифровом мире требует владения инструментами количественной оценки информационных продуктов. Необходимо научиться «взвешивать» тексты в количестве знаков, а не страниц документа – возможно, сейчас такая система будет для вас дополнительной, но наверняка скоро станет (а для многих уже стала) основной. Также следует разобраться в такой «модной» теме, как размер цифровых фотографий (в пикселях), их разрешение (в dpi) и «вес» (в мегабайтах). Не лишним будет следить за техническим прогрессом, своевременно проводя апгрейд техники, чтобы она соответствовала стандартам времени и могла эффективно обрабатывать возрастающие с каждым днем объемы информации.

• При работе с информационными продуктами не следует забывать о том, что информация может быть как эксклюзивной, так и массовой, и в обоих случаях ее ценность напрямую зависит от количества знакомых с ней людей. Четко обозначив тип информации – обобществляемая или засекречиваемая, – можно вести информационную работу более осознанно и эффективно.

• Любой информационный продукт на завершающей стадии создания лучше подвергать внешней экспертизе. И если в издательском деле этим занимается целый штат профессионалов, то рядовой офисный работник может ограничиться тем, что попросит коллег прочитать подготовленный документ и высказать свои замечания или предложения. Свежий взгляд на информационный продукт помогает отловить не только опечатки и неточности, но и оценить реакцию потенциального получателя документа.

Таким образом, все разделы «Шага пятого» призывают нас к одному: эффектно и эффективно огранять информационные алмазы, т. е. доводить информационные продукты до совершенства, – как те, что попадают к нам извне, так и те, что мы производим сами.

Короче, Склифософский!

Не думайте, что слово «дефицит» осталось в советском прошлом. За преодоление «товарной недостаточности» мы заплатили немалую цену – теперь мы, как и все мировое бизнес-сообщество, живем в дефиците времени и дефиците внимания. СМС-формат – одно из ярчайших проявлений этого дефицита. Даже электронные письма сегодня чаще похожи на телеграммы (СМСки), чем на литературные послания. А в книжных магазинах уже можно купить «романы в СМСках». Технологии, в общем-то, позволяют писать и длинные сообщения (мобильный почтовый клиент есть на всех современных телефонах) – но нам некогда, да и «грузить» читателя объемной информацией сегодня считается дурным тоном.

Современный бизнес-сектор вполне осознает проблему дефицита времени: учебники по тайм-менеджменту стоят в рейтингах бизнес-литературы на первых местах. А это значит, что деловое сообщество понимает, с какими сложностями оно столкнулось, и пытается преодолеть их.

Дефицит внимания – он же ограниченность психофизиологического ресурса человека – пока еще осознан не так широко. Но борьба за этот ресурс уже ведется сегодня на передовой информационного общества.

Экономя время, мы пытаемся за меньшее его количество выполнить большее число операций. Экономя внимание, мы стараемся в меньшем сообщении передать больше информации.

Как в ограниченное по объему сообщение (СМС, письмо, записку, доклад и т. д.) вместить как можно больше информации? Об этом мы поговорим в «Шаге шестом», завершающем вторую часть книги.

Чувствуешь логику?

Лучший способ оптимизации текста (письма, СМС-сообщения, доклада и т. д.) – это создание в нем четкой структуры. Все с этим согласны, но как же часто, когда дело доходит до белого листа (либо открытого окна письма или документа), мы «зависаем» на несколько минут в тяжких раздумьях. А между тем есть простые способы преодолеть «творческий кризис».

Если вы точно знаете, о чем должно быть письмо, но никак не можете вылить свое знание «на бумагу», напишите в девственно чистом электронном документе четыре вопроса: Что? Для чего? Благодаря чему? Что еще известно? Теперь под этими вопросами фиксируйте те факты, которые собирались изложить. Когда добавить к написанному будет уже нечего, сотрите вопросы и изучите получившийся текст. Возможно, он потребует некоторого редактирования, возможно, вы решите переставить местами некоторые фрагменты или вообще выбрать другую нить повествования (функции «вырезать» и «вставить» помогут вам в этом). Но в любом случае вы уже не забудете основные факты и даже, возможно, четче расставите приоритеты. Далее останется только литературно обработать итоговый текст – и вы получите готовое письмо с четкой и безупречной логикой.