Дмитрий Виташов - Бюрократия без боли. Новые практики госуправления

Поэтому грамотное управление предполагает не интуитивный поиск решений, а применение доказанно эффективных технологий. Ряд из них предназначен именно для крупных организаций и подразделений и не применяется в малых, поэтому обучение им руководителей обязательно при увеличении управляемой структуры.

Базовыми для применения в крупных организациях, в том числе госаппарате, на мой взгляд, являются пять управленческих технологий. Они позволяют настроить систему управления наиболее оптимально:

• регулярный менеджмент;

• процессный подход;

• проектный подход;

• управление изменениями;

• тайм-менеджмент.

Является основой для систематизации управления в организации любого размера. Технология задает наиболее рациональные и эффективные алгоритмы повседневных действий руководителя — в первую очередь процедуры планирования, делегирования, контроля, координации, поощрения, наказания. Подразумевает не общие слова о доверии и расширении полномочий сотрудников, а четкую последовательность действий и критерии принятия решений.

Наиболее ясно и полно система регулярного менеджмента излагается в книгах и на авторских семинарах бизнес-тренера Александра Фридмана. Вот его ключевые принципы, изложенные самим автором.

• Все руководители компании прошли единообразное по своим базовым принципам, хотя и различное (в зависимости от иерархического уровня) по объему обучение или переподготовку, что обеспечивает общую понятийную базу для эффективной и согласованной работы.

• Все действия руководителей по управлению подчиненными основаны на этих базовых принципах, то есть на одинаково понимаемой теории управления. Напомню, что это отнюдь не означает бездумное тиражирование всего перечня возможных методик, а предполагает осознанный выбор их правильной комбинации. Главное — достаточность и согласованность используемой операционной системы.

• Ключевые моменты работы подчиненных прописываются, планируются к исполнению и контролируются с учетом обеспечения возможности своевременной коррекции процесса для получения желаемых результатов. Степень детализации работ и организация контроля учитывают уровень иерархии и квалификации подчиненных, а также степень новизны и значимость выполняемых работ.

• Инициатива подчиненных (конструктивные предложения в рамках или вне рамок полученных ими рабочих заданий) рассматривается в качестве положительного дополнительного ресурса, но никак не в качестве основной движущей силы достижения результатов и/или оптимизации рабочих процессов.

• Методы и технологии, которые должны быть использованы подчиненными для достижения четко сформулированного в понятных им терминах результата, оговариваются, а их применение контролируется; все изменения технологий происходят либо по согласованию с руководителем, либо такое право оговаривается отдельно.

• Руководители и подчиненные в процессе рабочих взаимоотношений используют обоюдно известный и одинаково понимаемый набор парадигм, об изменении которых подчиненные своевременно извещаются руководителями (исключение составляют форс-мажорные обстоятельства) [14] Фридман А. Вы или вас: профессиональная эксплуатация подчиненных. — М.: Добрая книга, 2010. — С. 206–207. .

Как и любая технология управления, регулярный менеджмент должен внедряться сверху вниз и исходить от руководителя. Но применяться он может не только на уровне организации, но и каждым руководителем в своем подразделении. Например, внедряя технологию у себя, мы разработали и использовали следующие правила.

Цель — сделать рабочее взаимодействие на всех уровнях прозрачным и понятным, исключить недопонимание и несправедливые обвинения.

1. Принял — выполни. Все неясные аспекты поставленной задачи, в том числе срок, если он не определен руководителем, необходимо сразу же уточнять. Изменение параметров задачи (методики, срока или ожидаемого результата) допускается только по согласованию с руководителем. Их нарушение считается невыполнением задачи. Исполнение задачи завершается информированием руководителя.

2. Уперся — сообщи. В случае возникновения непредвиденных проблем, решение которых ограничено возможностями сотрудника, необходимо немедленно обратиться к руководителю за содействием. При отсутствии обращений ожидается своевременное качественное выполнение задач. Объяснение проблемы задним числом не принимается.

3. Излагая проблему, предлагай решение. Перед информированием руководителя или коллег о проблеме необходимо четко ее сформулировать, постараться устранить на своем уровне, после чего аргументированно предложить возможные пути решения.

4. Будь честным. Руководитель должен знать обо всех имеющихся и возможных проблемах. Ложью считается не только прямой обман, но и любое введение в заблуждение, в том числе несообщение нужной для принятия решения информации. Совершённые впервые ошибки (неверные действия в пределах полномочий) не осуждаются и считаются инвестициями в развитие. Ложь является самым тяжелым проступком.

5. Контролируй свои задачи. Каждый сотрудник сам ведет перечень своих задач, отвечает за их надлежащее и своевременное исполнение. Хорошей практикой является фиксация всех поручений в ежедневнике или MS Outlook (нет понятия «забыл» — есть «не записал»). Контроль руководителя не заменяет самоконтроль сотрудника.

6. Проявляй разумную инициативу. Инициатива, обоснованные замечания и предложения улучшений приветствуются. Разумной является инициатива в пределах своих полномочий. В иных случаях она должна быть согласована с руководителем. Инициатива, нарушающая правила или согласованные параметры задачи, не допускается.

7. Здравый смысл во всем. Каждый сотрудник является профессионалом, поэтому подразумевается, что его навыки и понимание задачи будут соответствовать его должности. Все действия должны быть логичными и целесообразными, иметь ответ на вопрос «Зачем?» или «Почему?». Объяснения типа «А мы всегда так делали!», «Не знаю», «А вы не сказали!», «Направим, а они пусть думают» не принимаются.

Правила описывают все ключевые аспекты взаимодействия, связанные с планированием, делегированием и контролем. Они изложены на одной странице и раздаются всем сотрудникам. Их в первую очередь соблюдаю я сам и в силу этого требую соблюдения от всех подчиненных.

Отсутствие общеизвестных норм взаимодействия в крупной организации кратно увеличивает хаотичность действий и их последствий. Чем больше уровней управления, тем выше коэффициент непредсказуемости и, как следствие, тем чаще сотрудники стремятся спастись от нее в бездействии. Регулярный менеджмент, напротив, позволяет задать понятные, прозрачные стандарты поведения, выстроить систему повседневного (оперативного) управления. Благодаря ему устанавливается исполнительская дисциплина и рациональность в организации работы — перефразируя слова А. В. Суворова, «каждый знает свой маневр».