Александр Михайлов - Обитатели миража. PR специального назначения

А теперь несколько практических технических сове­тов. Или, как пишет в таких случаях Д. Карнеги, — «Ре­зюме». Оно применимо для большинства пресс-служб.

1. Руководитель пресс-службы сообщает о дате, времени и теме проводимой пресс-конференции или бри­финга (брифинги, как правило, проходят после оконча­ния значимых мероприятий в ведомстве). Оговарива­ются приглашаемые СМИ.

2. После согласования условий аккредитации рассы­лается сообщение с указанием места и темы пресс-кон­ференции, порядок аккредитации, т. е. дата и время, до которого принимаются заявки на аккредитацию (как правило, аккредитация прекращается за 1 час 30 минут до начала мероприятия) и номера факса или телефона, по которым принимаются заявки.

3. При необходимости (в зависимости от времени года) вы информируете хозяйственные службы для орга­низации работы гардероба.

4. Накануне дня проведения мероприятия сотрудник отдела созванивается с пресс-секретарем участника пресс-конференции для подтверждения даты и времени мероприятия.

5. По мере поступления заявок на участие составля­ется список журналистов, желающих принять участие в пресс-конференции и брифинге. Там же указываются номера автотранспорта для проезда на территорию телегрупп.

6. Один экземпляр списка отдается ведущему пресс-конференцию или брифинг и один экземпляр остается в отделе.

7. За 30—40 минут до начала мероприятия необ­ходимо подойти к подъезду (внутри здания) для встречи журналистов и проводить их в помещение, где будет проходить намеченное мероприятие.

8. Перед началом мероприятия (а лучше после) раздать пресс-релиз участникам брифинга.

9. Во время проведения мероприятия необходимо находиться в помещении, где оно проходит, на слу­чай оказания какой-либо помощи ведущему, а так­же для соблюдения в нем надлежащего порядка.

10. По окончании мероприятия проводить пред­ставителей СМИ к выходу. По просьбе желающих можно организовать запись интервью с участником пресс-конференции или брифинга для телерадиоком­пании, а также предоставить возможность корре­спондентам агентств продиктовать сообщения по телефону.

Любое ведомство в последние годы проводит работу по расширению международных да и внут­ренних связей. Поездки руководителей и перего­воры — естественное и объективное явление наше­го времени.

Безусловно, мы заинтересованы и в том, что­бы отражать такие мероприятия, а следовательно, часто подключаем к ним прессу. Естественно, что интерес к такому мероприятию впрямую сопряга­ется с его значением, привлекательностью фигур - субъектов переговоров. В своей деятельности мы исходим из двух задач: съемка протокола и выход к прессе. Если с первой задачей в принципе все ясно (снимается встреча, рукопожатие, при воз­можности вступительные слова), то выход к прес­се надо готовить. Ведь не всегда журналисты чет­ко представляют себе, о чем будет идти речь на переговорах, что может быть там интересного для читателя и зрителя. Поэтому время от протокольной съемки до выхода к прессе целесообразно по­святить соответствующим комментариям. При этом вы не гарантированы от вопросов, не отно­сящихся к теме встречи. Лучше заранее определить вопросы и тех журналистов, которые их будут за­давать. Ведь сам выход к прессе носит тоже в из­вестной степени протокольный характер и должен пройти динамично и конкретно. А потому:

1. Начальник отдела или сотрудник, отвечающий за мероприятие, должен получить программу его проведения в соответствующем департаменте или отделе протокола.

2. Получить документы к мероприятию для прессы в управлении (отделе), который занимался его подготовкой. Размножить в необходимом коли­честве.

3. Руководитель пресс-службы должен опреде­лить количество и состав приглашаемых СМИ:

а) для аккредитации иностранных журналистов необходимо связаться с иностранными представи­тельствами - посольствами для получения списка СМИ, которые будут работать на мероприятии;

б) определить ТВ-каналы для протокольной съемки.

4. Оповестить соответствующие СМИ.

5. Подготовить аккредитацию на мероприятие:

а) составить список с указанием СМИ, фами­лий и инициалов журналистов для съемочных групп. Для заезда на территорию указать номера авто­транспорта;

б) в списке указать фамилию сотрудника пресс-службы, отвечающего за работу со СМИ на меро­приятии; список утверждается начальником пресс-службы.

6. Списки аккредитации передать в охрану для обеспечения беспрепятственного прохода на меропри­ятие.

7. Встретить журналистов при входе совместно с сотрудником охраны и проводить к месту прове­дения мероприятия.

8. Объявить порядок работы СМИ на мероприя­тии и раздать материалы, предназначенные для СМИ.

Не менее важной является организация работы на выезде. Новые руководители ведомств люди ак­тивные и стремительно передвигаются в простран­стве и времени. Нередко их сопровождают группы журналистов.

Управление правительственной информации разработало порядок работы с журналистами за пределами Москвы, который помогает избежать различного рода накладок.

Рабочий механизм состоит из трех этапов:

— подготовка мероприятия в Москве до вылета передовой группы;

— .работа в составе передовой группы непосред­ственно на месте;

— участие в ходе официального визита за ру­беж или поездки по стране.

1. При подготовке мероприятия в Москве со­труднику пресс-службы необходимо:

— совместно с протоколом и другими служба­ми принять участие в разработке предварительной программы визита за рубеж или рабочей поездки по стране;

— доложить предварительную программу на­чальнику пресс-службы и получить от него указания по составу фото-и телесъемочных групп, а также пишущих журналистов для освещения визита (поезд­ки) руководителя ведомства за рубеж (по стране);

— позвонить в выбранные СМИ и составить списки лиц, вылетающих в составе делегации;

— отправить списки аккредитованных журна­листов в протокольный отдел, в посольство государства, куда намечается визит, два экземпляра спис­ков направить в посольство Российской Федерации в стране предполагаемого визита. Позвонить пресс-атташе или сотруднику посольства, отвечающему за информационный блок, и выяснить условия допу­ска российских журналистов на все мероприятия в рамках визита. Если руководитель отправляется в один из регионов России, то списки аккредитован­ных журналистов направляются в управление (от­дел) информации соответствующего региона (облас­ти, города);