Ольга Правук - Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только

Ранее были распространены оппортунистические отношения. Такой тип отношений выглядит следующим образом: занять жесткую позицию на переговорах о закупке и стараться получить лучшие условия невзирая ни на что. Это тип отношений называют еще отношениями по принципу экономической целесообразности. У него есть свои преимущества: возможность снизить издержки и быстро сменить поставщика. Но при этом вы не сможете совместно с поставщиками решать проблемы, а кроме того, существует риск симметричного ответа при изменении ситуации на рынке («как аукнется, так и откликнется»).

При таких отношениях, конечно, самой идеи о том, что можно обратиться к поставщику с проблемами, не возникает, и навряд ли обращение даст результаты. Полностью отказываться от них нецелесообразно, их можно поддерживать для работы по товарам, которые не входят в основные и закупаются небольшими объемами. В этом случае можно не опасаться того, что оппортунистические отношения с поставщиком негативно скажутся на результатах работы закупок.

Но если мы говорим об основных номенклатурных позициях, которые значительно влияют на финансовые результаты компании, то здесь необходим другой тип отношений — партнерский. Отличие этого типа отношений от оппортунистического в том, что их участники понимают: судьбы компаний тесно переплетены и необходимо помогать друг другу. В рамках таких отношений реализуются долгосрочные стратегии, при этом безусловно снижается возможность маневра, и поддержание таких отношений требует больших затрат, в первую очередь временных.

Если устанавливать партнерские отношения с поставщиками, то можно договариваться и о замене на ликвидный товар в случае возникновения невостребованных товаров. Поставщики могут предоставить скидку или отсрочку на этот товар. Например, в случае с сезонным товаром эта отсрочка даст возможность вам оставить его до следующего сезона и спокойно продать без замораживания своих денежных средств. Кроме этого, совместно с поставщиком вы сможете провести распродажу, акцию, и эти мероприятия будут организованы не только за счет вашей компании.

На отношения компании с поставщиками можно посмотреть и с такого ракурса: если у вашей компании будут серьезные проблемы (а они могут возникнуть в результате того, что оборотные средства будут заморожены в невостребованных товарах) и она не сможет закупать товар у поставщиков и даже рискует разориться, то в результате поставщик потеряет клиента и не будет получать прибыль. Поэтому в том, чтобы ваша компания процветала, заинтересованы и ваши поставщики!

Установление таких отношений требует больших затрат, поэтому не со всеми поставщиками целесообразно их выстраивать, но они позволяют повысить эффективность не только работы с неликвидами и излишками, но и в целом всей системы закупок и управления запасами.

По этому направлению профилактики основная моя рекомендация состоит в том, что сотрудники, занимающиеся вопросами размещения заказов поставщикам, производству, должны обладать специализированными знаниями. На сегодняшний день во многих компаниях специалисты по закупкам, по логистике не знают правил, формул расчета объема заказа, не знают основ управления запасами и руководствуются здравым смыслом и практическим опытом. Чаще всего они не знакомы с различными стратегиями в управлении запасами и не используют современные методы и модели в этой сфере. Зачастую опытные сотрудники планируют закупки достаточно эффективно, но они могли бы это делать еще лучше, обладая специальными знаниями и навыками, при этом для получения опыта необходимо потратить много времени.

Управление запасами стало развиваться как самостоятельное направление в начале 20-х годов прошлого века. Постепенное накопление материала привело в 50-60-е годы к формированию теории управления запасами, ориентированной на оптимизацию уровня запасов в компании. Различные оптимизационные модели управления запасами и планирования широко использовали в советской экономике 70-80-х годов. В этот период основным девизом было: «Экономика должна быть экономной», и вопросам оптимизации управления запасами уделялось большое внимание. Сейчас акцент сместился больше в сторону удовлетворения спроса, нежели снижения затрат. Но актуальность оптимального использования ресурсов не уменьшилась.

В использовании методов и моделей в управлении запасами нет стандартных схем, они индивидуальны для каждой компании и могут меняться вместе с изменениями в окружающей бизнес-среде и стратегиях развития. Но размеры капитала, вложенного в запасы, а также потери, связанные с дефицитами и неликвидами, требуют пристального внимания и изучения этой науки.

Вот почему для того, чтобы создать систему, при которой вероятность появления неликвидов и излишков товара будет минимальна, целесообразно и обучать сотрудников, и привлекать консультантов для разработки методик управления запасами в компании. К тому же удаленность от центральных городов сейчас не является преградой для получения знаний. Развитие технологий позволяет проходить онлайн-обучение и работать с консультантами дистанционно.

Если вы хотите достичь снижения уровня запасов, уменьшить излишки и неликвиды, у сотрудников, которые участвуют в процессе управления запасами, должна быть мотивация для достижения этих показателей. Материальная мотивация — один из лучших инструментов для этого. Ряд иностранных исследований показывает тесную связь между наличием системы денежной мотивации персонала и экономической эффективностью компаний (прибылью, выручкой, производительностью труда и т. д.). Исследования российских специалистов показывают, что в России наличие корректно разработанной системы оценки деятельности и мотивации в среднем повышает уровень возврата на капитал примерно на 4–6 %.

Система KPI является лучшим базисом для формирования системы мотивации персонала. Ее правильная разработка значительно повышает эффективность деятельности сотрудников. В случае с управлением запасами важно определить тех сотрудников, которые участвуют в этом процессе, и в характеристики KPI этих сотрудников включать те показатели эффективности, которых необходимо достичь компании.

Самыми распространенными показателями являются: оборачиваемость, уровень запасов (обеспеченность), степень удовлетворения спроса. Для категорийных менеджеров может быть еще один показатель — валовая рентабельность инвестиций в запасы.