Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

Главное, чему удивился Бу: почти ни один из сорока подрядчиков по ремонту не выполнил работу в срок. Кто-то задержал на день, кто-то на несколько недель. За одним исключением: мастер из Швеции И Ке А сделал все как обещал.

Каждый из тех, кто не выдержал срок, с готовностью рассказывал мастеру Бу, почему так вышло. Много заказов, говорили одни, возникли проблемы на производстве, говорили другие, новогодние праздники, вы же понимаете, говорили третьи. Каждый непринужденно приводил причины. Им казалось, что обстоятельства их оправдывают.

И в этот момент у мастера Бу произошло озарение. Точнее, он прозрел будущее.

Совсем скоро, если так и дальше пойдет, все ключевые позиции в И-Го займут евентисты. Евентист на месте руководителя всех железных дорог или главы всех На Но разработок. Даже на месте руководителя страны. Просто потому, что евентисты знают один секрет, известный как тайна Дед Лайна.

Дед Лайн – главный секрет профессии евентиста. Дед Лайн неумолим и не обсуждаем. Его нельзя сдвигать, в нем нельзя сомневаться. Если мероприятие назначено на 1 января, оно пройдет 1 января. Хотите вы этого или нет. Выспались вы или нет. Есть у вас настроение или нет. Дед Лайн – главный закон евентистов.

Ваше право сделать все в последние два дня или даже в последнюю ночь. Ваше право работать по несколько часов в течение недели перед мероприятием. Важно только одно: все должно быть закончено перед Дед Лайном.

Каждый евентист знает это. И, похоже, не так много представителей других профессий в мире обладают этим знанием.

Когда в И-Го проходила Олимпиада, много было сомнений и разговоров. Пройдет ли хорошо, надо ли проводить, кто и почему привлечен к стройке. Не сомневались только в одном: она пройдет в указанные дни. И тогда строители тоже узнали секрет Дед Лайна и сдали все вовремя.

Вот несколько следствий из знания о Дед Лайне.

1. Препятствия на твоем пути не важны. Расскажи о них, если хочешь, но потом сразу переходи к возможным решениям.

2. Разные люди идут к Дед Лайнам разными путями. Кто-то планирует и делает все заранее. Это мудрые евентисты. Кто-то делает все в последний момент, мало спит, много бегает. Это евентисты, которым нужен адреналин.

3. Вы можете быть хорошим парнем или девушкой, но если вы не уважаете Дед Лайн, то будете изгнаны из рядов евентистов.

В этом отношении мероприятия – модель жизни: вводные все время меняются, ресурсы ограниченны, а Дед Лайн неизбежен. И все надо успеть, хочешь или нет.

Если бы кто-то спросил мастера Бу, какое самое главное изменение необходимо в стране И-Го, он ответил бы следующее. Нужно, чтобы закон Дед Лайна стал обязательным для каждого гражданина и каждой компании, от небольшой лавочки до гигантской корпорации, исполняющей мечты. Этого достаточно для процветания.

Сдать вовремя важнее, чем еще немного улучшить и сдать позже срока.

Помните о секрете Дед Лайна и о том, что скоро миром будут править те, кто следует его закону.

Как-то раз мастер Бу и мастер Шу встречались с коллегой, мастером Са – руководителем крутого регионального агентства из города Женоров. Попивая чай, они делились новостями об успехах своих компаний. Наконец мастер Са задал вопрос, который давно его волновал:

– Мне очень нравится, как выглядят проекты вашей компании. Но если я буду работать так, моя компания обанкротится. Мы будем тратить все деньги на декор, режиссеров, технику… Если нужно сделать выбор между качеством и прибыльностью, что выбрать?

Мастер Бу и мастер Шу переглянулись. Мастер Бу кивнул, и тогда мастер Шу, поглаживая бороду, поделился своими соображениями:

– Любезный мастер Са! Большинство компаний, оказывающих профессиональные услуги, постоянно встают перед дилеммой, что выбрать в данный момент – повышение прибыльности или повышение качества? Если направить больше денег на улучшение продукта, то потребители получат лучшее качество. Компания потеряет в рентабельности, ее прибыль будет ниже, чем у конкурентов. Но зато продукт станет заметно лучше, а значит, потребители придут в восторг, начнут рекомендовать компанию и ее продукт. Из-за этого продажи увеличатся, и компания сможет получить больше прибыли. Но компания не может все время работать на перспективу. Прибыльность нужна, чтобы она могла привлекать талантливых сотрудников на рынке, тратиться на маркетинг, на исследования, выплачивать дивиденды. Это как человеческие шаги – левой, правой, левой, правой. Так же и ход развития компании: инвестиции – прибыльность, инвестиции – прибыльность. Одно следует за другим, и этот ритм не следует прерывать.

– Я не понимаю вашего ответа, мастер Шу. Что вы имеете в виду?

– Всегда есть минимум два решения, а не одно, и можно выбирать. Иногда качество, иногда прибыльность. Нужна мудрость, чтобы различать эти моменты. Успешно развиваются те компании, которые тонко чувствуют, когда нужно выбрать одно, а когда другое.

Мастер Са погрузился в мысли о Клиентах и о том, как научиться чувствовать этот момент, чтобы компания могла правильно сделать следующий шаг.

Однажды мастер Бу сидел на большом совещании в окружении двадцати уважаемых мужей и женщин. Многие из них блистали различными признаками того, что они успешно конвертируют свою жизненную энергию в социальные атрибуты. Говорил Министр, докладывал один из собравшихся. Остальные с разным успехом скрывали признаки скуки.

Мастер Бу шлифовал ценный для совещаний навык рисования слона, вид сзади. Когда слон стал совершенным, мастер Бу задумался, что же не так с большими совещаниями.

В рамках подготовки больших проектов возникает несколько типичных проблем, связанных с совещаниями.

Большие совещания – самое главное бедствие. Требуется присутствие всех участников. Отсутствие или задержка одного часто приводят к потере смысла совещания. Количество можно минимизировать, но совсем отказаться от многолюдства невозможно. Они необходимы, чтобы не возникло проблем на стыке ответственности разных независимых рабочих групп (например, декораторы и техники, кейтеринг и безопасность).

Программа совещанияимеет свойство размываться, охватывать все больше и больше вопросов. Ситуация усложняется еще и тем, что в какой-то момент у всех появляются разные версии одних документов, например тайминга подготовки проекта.

Мастер Бу записал несколько простых правил для организации совещаний.

1. Большие совещания.В рамках большого проекта «общие совещания», к сожалению, неизбежны. На больших совещаниях присутствуют представители всех рабочих групп, всех блоков мероприятия. Важно, чтобы никто не парализовал работы каждого из блоков. То есть отсутствие человека, ответственного за совещания внутри блока, может рассматриваться как неизбежная потеря. Работа должна продолжаться без него. И если в вашей власти минимизировать «большие совещания», сделайте это.