Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

Эти два маленьких секрета избавят вас от 90 % возможных ошибок.

– Спасибо, мастер Бу, – сказала Ле.

Как потом узнал Бу, мероприятие Ле прошло прекрасно.

Как-то раз креативный директор Ро Ма искал курсы для евентистов. Внезапно его озарила мысль, с которой он обратился к мастеру Бу.

– Скажите, мастер Бу, каковы этапы карьеры евентиста?

– По большому счету, этапов всего два. Сначала вы становитесь хорошим логистом: учитесь организовывать проект, собирать команду, управлять подрядчиками, анализировать риски, планировать. И это важный и неизбежный этап. Без него евентистом не стать.

– А что же дальше?

– Дальше вы задаете вопрос «зачем?» и начинаете оценивать мероприятия. Вы начинаете конструировать их, исходя из разных целей, менять форматы. От логистики переходите к содержанию. Это высшая точка карьеры евентиста.

В этот момент вы понимаете, что мероприятие, эффект которого нельзя измерить, похоже на гадание или рулетку. Возможно, попадете в цель, возможно, нет, – вы наверняка не знаете этого даже после того, как мероприятие прошло.

Однажды мы в нескольких городах делали для Клиентов многодневный тест-драйв нового автомобиля. Через некоторое время после мероприятия нам прислали отчет. В нем указывалось, сколько автомобилей заказано по итогам тест-драйва. Оказалось, много: мы знали годовую цель, так что видели, что пропорция серьезная. Это идеальный вариант.

Делайте измерения разными способами. Делайте для себя. Это приближает вас к реальности. А быть реалистом – главный талант евентиста.

Мастер Ро-Ма подумал, что теперь все прояснилось. Всего два этапа в карьере. Но, подумав, он понял: история не так проста, как показалось сначала.

• В познании профессии сначала идет логистика, а потом – содержание.

• Важно менять стили управления, а не следовать одному стереотипу.

• Прощать мелкие ошибки – значит провоцировать большие проблемы в будущем.

• Путь евентиста – принимать на себя ответственность.

• Организация мероприятий – борьба с хаосом.

• Создавать новости важнее, чем быть в курсе.

• Теория не заменяет практику, капуста не заменит империю.

В гости к мастеру Шу и мастеру Бу прибыл директор агентства из другого города, мастер Са. Деловая беседа шла спокойно и интересно, пока мастер Са не спросил:

– Друзья, нет ли у вас проблемы с дедлайнами?

Мастер Шу и мастер Бу посмотрели друг на друга и, улыбнувшись, чуть ли не хором ответили:

– Нет, у нас нет проблем с дедлайнами. А в чем ваша проблема, мастер Са?

Мастер Са удивился и поделился:

– Я никак не могу добиться от менеджеров, чтобы они вовремя готовили предложения, вовремя отправляли сметы. Просто никак не получается.

– Видимо, они не верят, что это важно. Видимо, вся компания не верит, что это серьезно, поэтому вам не удается ничего изменить, – сказал мастер Бу.

Мастер Шу его поддержал:

– Знаете, мастер Са, у нас раньше тоже происходило подобное. Несколько лет назад. Но потом случилось нечто, и сразу все изменилось, – и тут мастер Шу погладил бороду. – Это было сразу после новогодних каникул. Мы готовили документы для одного очень серьезного мероприятия. Времени было достаточно, несколько недель. Но и объем очень большой. Чтобы подать документацию, нужно было сделать 3D-модель площадки, предоставить действующие договоры со всеми подрядчиками, прописать сценарий, разработать дизайн, сделать макеты. Огромная работа! К тому же мероприятие планировалось в другом городе, известном своей неспешной приморской культурой. Заключать договоры нужно было с местными, приморскими подрядчиками, и пришлось очень постараться, чтобы преуспеть. В общем, мы трудились не покладая рук все две недели. День и ночь. И успели! Ну… почти. Мы подготовили все: сметы, макеты, сценарии, договоры, отзывы, фотографии. Мы все учли и продумали. Это был большой документ – целый том толщиной сантиметров в пять-семь. Тендерным предложением можно было гордиться!

К рассказу подключился мастер Бу:

– Мы подготовили файлы, но не знали, сколько они будут печататься. Когда нужно было собрать все документы в один пакет, оказалось, что мы не успели распечатать то одну мелочь, то другую… Чтобы отвезти документы, потребовалось сорок минут, а не двадцать… Вот так мы и опоздали. Мы готовили тендер несколько недель, остановив все другие работы. И опоздали на пятнадцать минут! Всего лишь четверть часа, мастер Са! Все пошло насмарку. Наши документы не приняли. Серьезно. Это была государственная структура, и она отказалась принимать документы позже положенного срока.

Имелась причина. Мероприятие было очень серьезное, и заказчики имели право сказать: «Если вы не в состоянии соблюдать сроки, вы еще не готовы работать с нами». И мы сами это понимали. Мы увидели себя такими, какие мы есть: мы многое умели и могли, но были не готовы к таким проектам.

На несколько дней компания погрузилась в траур. Все ходили подавленные, все валилось из рук. Каждый думал: «Мы не готовы. Мы не готовы. Увы. Мы опаздываем, значит, не готовы!» Тогда мы сделали вывод. Мы заметили, что и в других тендерах нам не хватало нескольких минут, часов или дней, чтобы все закончить. Мы регулярно срывали сроки и… прощали это себе. И наши Клиенты тоже прощали. Всегда срабатывало, но не на этот раз. Нужно было принять для себя правило: нарушать дедлайны недопустимо. Так же недопустимо, как сквернословить или воровать.

Вот правда. Мы собрали всех сотрудников агентства и озвучили свои выводы. Дедлайны стали соблюдаться. Раз за разом мы вовремя готовили сметы, предложения. Видя, что дедлайн слишком близок, мы или просили об отсрочке, или отказывались от участия в тендере. Понимая, что чего-то не успеем, заранее просили дать нам немного больше времени. Но дедлайны больше не нарушали никогда.

Знаете, со временем это становится естественно, воспринимается как общий порядок вещей. Прошло много лет. Никто не помнит те времена, когда дедлайны можно было срывать. Это перестает быть проблемой, когда все в компании знают, что дедлайн – это серьезно. Никого не нужно убеждать, все и так понимают.

Словом, у нас нет проблемы с дедлайнами. Мы выучили урок.

Мастер Са сидел неподвижно с остывшей чашкой чая в руке. Рассказ впечатлил его, и он твердо решил передать эту историю своим сотрудникам.

Как-то раз мастер Бу затеял ремонт в своем доме. Он недаром гордился умением планировать: составил смету, график работ, подобрал бригаду рабочих с ясными, не замутненными алкоголем глазами. По прошествии отведенных на ремонт двух месяцев выяснилось, что работа не завершена. В стенах дома зияли дыры, пол не покрывало благородное дерево.