Алла Кузнецова - Учет внешнеэкономической деятельности и валютных операций

Раздел 5 Положения ЦБ РФ № 23-П устанавливает общие правила документооборота при расчетах по операциям с использованием банковских карт.

В частности, операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление следующих документов на бумажном носителе:

– слип;

– квитанция электронного терминала;

– иные документы (квитанция банкомата и пр.), предусмотренные банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов.

В разделе 5 приведены перечни обязательных реквизитов указанных документов.

Согласно пункту 5.11 Положения ЦБ РФ № 23-П, на юридическое лицо возложена обязанность предоставлять по требованию уполномоченного банка все первичные документы: счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт, а также отчеты о командировках (если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы), что также подтверждает нежелательность осуществления подотчетными лицами личных расходов за счет средств корпоративных банковских карт.

Вместе с тем существует и другая проблема, возникающая, когда расходы в загранкомандировке оплачиваются с личных банковских карт командированных лиц.

При обнаружении в отметках на расчетно-платежных документах указаний на оплату с использованием банковских карт аудитору необходимо иметь в виду следующее:

1) оплата расходов в загранкомандировке с банковских карт, в частности, не состоящих на балансе организации, не является подтверждением расхода наличной иностранной валюты, поскольку в данном случае расчеты имеют безналичный характер;

2) в связи с этим при планировании и проведении аудита кассы и расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте следует обращать внимание на способ оплаты подотчетными лицами расходов в валюте, произведенных в загранкомандировке (подробнее см. программу аудиторской проверки внешнеторговой деятельности и валютных операций в § 8.3).

Возвращаясь к требованиям Положения ЦБ РФ № 23-П, следует отметить, что раздел 6 Положения устанавливает обязательность осуществления уполномоченными банками контроля за операциями с использованием банковских карт, в частности контроля за соблюдением клиентами валютного законодательства:

– при совершении операций с использованием корпоративных карт (в том числе при совершении трансграничных платежей с последующим возмещением в рублях расходов эмитентом);

– при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт, в том числе при совершении трансграничных платежей с последующим возмещением в рублях осуществленных расходов. В этом случае юридическое лицо обязано в течение одного месяца с даты совершения операции предоставить в уполномоченный банк обоснование совершения указанных операций, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных и иных документов по каждой операции (пункт 6.2 Положения ЦБ РФ № 23-П).

Необходимо отметить, что указанное в пункте 6.2 временное ограничение (1 месяц) не позволяет применять корпоративные карты для расчетов в долгосрочных командировках, поскольку в этом случае установленный Положением срок для предоставления отчета может быть нарушен, что, согласно пункту 6.3 Положения, будет признано нарушением установленного порядка.

В соответствии с пунктом 6.3 Положения ЦБ РФ № 23-П, «в случае непредставления юридическим лицом-резидентом информации и документации в установленный срок, а также в случае выявления уполномоченным банком факта совершения указанным юридическим лицом-резидентом валютной операции с нарушением установленного порядка (в том числе при совершении трансграничных платежей с последующим возмещением в рублях расходов эмитента) уполномоченный банк обязан направить уведомление о совершенной операции органам валютного контроля в порядке, установленном Банком России». Ответственность за нарушение установленного Положением порядка осуществления операций с корпоративными банковскими картами определяется, в соответствии со статьей 15.25 КоАП РФ, как нарушение валютного законодательства в виде «несоблюдения установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, а равно нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов» и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 50 до 100 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц – от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Учитывая требования Положения ЦБ РФ № 23-П, оплата командировочных расходов, в том числе за пределами РФ, может производиться за счет средств корпоративной банковской карты с последующим оформлением авансового отчета. Держателями корпоративной пластиковой карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания такой карты организация заключает договор с банком-эмитентом, который открывает для нее счет в банке – специальный карточный счет. Количество держателей карт регулируется по согласованию между руководителем организации и обслуживающим банком.

Поскольку, в соответствии с пунктом 4.6 Положения ЦБ РФ № 23-П, с использованием корпоративных банковских карт в рублях может осуществляться списание средств как в рублях (для оплаты расходов на территории Российской Федерации), так и в иностранной валюте (для оплаты командировочных расходов в загранкомандировках), можно считать данный режим карточного счета предпочтительным для проведения расчетов подотчетных лиц, направляемых в загранкомандировки, сопровождающиеся необходимостью оплачивать расходы в рублях (например, проезд через Москву или из удаленных мест).

В данном случае организация, не открывая текущего валютного счета и не приобретая наличной валюты для оплаты командировочных расходов, а имея только специальный карточный счет в рублях, может направить сотрудника в зарубежную командировку. Карточный счет организация может пополнить в любой момент, даже при нахождении сотрудника в командировке на территории иностранного государства. При этом отпадает необходимость в обмене валюты, выданной при направлении в командировку, например долларов США, на местную валюту, например евро, с потерей на обменном курсе. Здесь необходимо отметить, что пополнение корпоративной банковской карты для оплаты командировочных расходов не может быть произведено организацией со специального транзитного валютного, поскольку это прямо запрещено пунктом 13 Указания Банка России № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации»: