Алла Кузнецова - Учет внешнеэкономической деятельности и валютных операций

«Резидент не вправе осуществлять перевод иностранной валюты со своего специального транзитного валютного счета на свои другие валютные счета, за исключением случаев, установленных Банком России».

На данное обстоятельство указывается в письме ЦБ РФ «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования» (Вестник Банка России. 2000. № 28): «…Юридическое лицо-резидент вправе осуществлять переводы иностранной валюты на счет своей корпоративной банковской карты для оплаты командировочных расходов со своего текущего валютного счета.

…Допускается списание средств для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации со счетов юридических лиц-резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента – владельца рублевого счета (пункт 4.6 Положения Банка России № 23-П). Средства, списанные со счета юридического лица для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации в соответствии с указанным пунктом 4.6 Положения Банка России № 23-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты».

Из требований пункта 5.11 Положения ЦБ РФ № 23-П вытекает необходимость документального подтверждения операций с использованием банковских карт соответствующими первичными документами: счетами за проживание, билетами на транспорт, квитанциями, чеками и иными документами с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов, а также отчетами о командировках. То есть оплата работником командировочных расходов по корпоративной карте не освобождает его от обязанности собирать и хранить все первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, а также по возвращении из командировки представить авансовый отчет с приложением первичных документов.

Следует также учитывать, что, применяя корпоративные пластиковые карты, организация не освобождается от необходимости представить в банк отчет о зарубежной командировке сотрудника. В течение одного месяца с даты совершения валютных операций с применением корпоративных карт (в том числе и с использованием карт по специальным счетам, открытым в рублях) организация обязана представить в банк обоснование для совершения операций, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных и иных документов по каждой операции (пункт 6.2 Положения № 23-П).

Кроме того, необходимо учитывать еще одну немаловажную особенность режима корпоративной банковской карты – он не предусматривает возможность взноса наличных денежных средств подотчетным лицом, например при наличии у подотчетного лица неизрасходованного аванса наличной иностранной валюты, излишне снятой с корпоративного карточного счета в период пребывания в зарубежной командировке. Нарушение этого требования Положения № 23-П рассматривается как совершение организацией незаконной валютной операции. Неизрасходованная часть суммы не будет документально подтверждена. У организации в такой ситуации будут отсутствовать основания для зачисления неизрасходованного аванса в кассу и перечисления на валютный счет в уполномоченном банке, поскольку данная наличная валюта не получалась организацией в порядке, предусмотренном Положением ЦБ РФ № 62. При проведении проверки органами валютного контроля сложившаяся ситуация будет признана незаконной операцией с наличной иностранной валютой и к организации будут применены меры ответственности, предусмотренные статьей 15.25 КоАП РФ.

Таким образом, осуществление подотчетными лицами расходов в наличной иностранной валюте, полученной с корпоративных карточных счетов организации, должно быть строго регламентировано.

Необходимо учитывать указанное обстоятельство при выборе способа обеспечения расходов подотчетных лиц, направляемых в зарубежные командировки.

Корпоративные карточные счета, открытые организацией, относятся к специальным счетам в банках. Денежные средства, перечисленные на такие счета, согласно Плану счетов должны учитываться на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках». С целью обособленного учета наличия и движения денежных средств на карточном счете целесообразно выделить в составе счета 55 субсчет 4 «Специальный карточный счет».

Перечисление денежных средств на карточный счет отражается по дебету счета 55, субсчет 4 «Специальный карточный счет», в корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет», если карточный счет открыт в рублях, или со счетом 52 «Валютные счета», если карточный счет открыт в иностранной валюте.

Суммы вознаграждений банку за открытие и обслуживание специальных карточных счетов согласно ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете включаются в состав операционных расходов и учитываются на счете 91-2 «Прочие расходы». Для целей налогообложения прибыли такие затраты учитываются как внереализационные расходы (подпункт 15 пункта 1 ст. 265 НК РФ).

После возвращения из командировки работник представляет следующие отчеты:

– отчет о выполнении задания на командировку по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26;

– авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Согласно Положению ЦБ РФ № 62, подотчетное лицо обязано сдать в бухгалтерию авансовый отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту в течение 10 календарных дней с момента окончания служебной командировки. При этом для возврата ранее полученной в уполномоченном банке на командировочные расходы иностранной валюты (дорожных чеков), организации отведено 10 рабочих дней с даты возвращения подотчетным лицом неизрасходованной в загранкомандировке валюты в кассу организации. Этот же срок установлен Положением ЦБ РФ для предоставления в уполномоченный банк отчетов об использовании выданной под отчет иностранной валюты (дорожных чеков) и справок по форме № 0406007.

В настоящее время основными документами, регламентирующими величину и порядок определения расходов организации на командировки работников за границу, являются:

– Трудовой кодекс Российской Федерации;

– Положение Банка России от 25.06.1997 г. № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов»;

– постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;