Алла Кузнецова - Учет внешнеэкономической деятельности и валютных операций

Во избежание нарушений при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, направляемыми в загранкомандировку, организациям можно рекомендовать:

1) при невозможности обеспечить выдачу аванса в иностранной валюте применять корпоративной банковской карты, на которую может быть переведен аванс, как в рублях, так и в иностранной валюте безналичным порядком (подробнее см. § 5.5); возмещать расходы по возвращении подотчетного лица из командировки в порядке, установленном Положением ЦБ РФ № 62 (подробнее см. § 5.6) и т. п.;

2) при необходимости осуществить расчеты в иностранной валюте с консульствами или авиакомпаниями, когда суммы оплат являются существенными (например, для обеспечения поездки группы сотрудников), целесообразно применять безналичный порядок расчетов – через счета в уполномоченных банках. Когда же сумма оплаты не существенна, рекомендуется проявить настойчивость и производить наличные выплаты исключительно в рублях.

В соответствии с пунктом 3.3 Положения, снятие наличной иностранной валюты с текущих валютных счетов в уполномоченных банках производится на основании заявки клиента. Форма и порядок оформления заявки установлены в приложении № 1 к рассматриваемому Положению ЦБ РФ. Как уже отмечалось, заявка оформляется на основании двух приказов: приказа о направлении сотрудника в служебную зарубежную командировку и приказа, устанавливающего размер выплаты суточных.

В разделе 3 Положения ЦБ РФ № 62 определяется, что наличная валюта может быть получена не ранее чем за 10 дней до даты начала командировки: «…после представления клиентом заявки в уполномоченный банк, но не ранее, чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых лиц в служебную командировку за пределы Российской Федерации, указанной в графе 5 заявки, уполномоченный банк выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты клиенту либо дорожные чеки командируемому лицу с одновременной выдачей справок по форме № 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы Российской Федерации» (пункт 3.6 Положения).

Следует обратить внимание, что нарушение установленного срока может привести к превышению установленного организации лимита остатка денежной наличности в кассе.

При планировании аудиторской проверки необходимо включить данный вопрос в программу проверки раздела «Аудит денежных средств» элемент «Аудит кассовых операций» (подробнее см. программу аудиторской проверки внешнеторговой деятельности и валютных операций в § 8.3).

Справка по форме № 0406007 является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами в соответствии с действующим порядком.

Пункт 3.7 Положения ЦБ РФ № 62 определяет необходимость хранения полученных в уполномоченном банке в соответствии с пунктом 3.6 Положения справок по форме № 0406007 в кассе организации. Учет движения справок по форме № 0406007 должен быть организован в отдельном Журнале учета справок по форме № 0406007 в порядке и по форме, приведенным в приложении № 3 к Положению № 62.

Раздел 4 Положения ЦБ РФ № 62 определяет следующий порядок расчетов с лицами, командируемыми организациями за пределы РФ (далее – командируемые лица).

В случае, когда общая сумма обоснованных расходов, произведенных подотчетным лицом в загранкомандировке, превышает сумму аванса в иностранной валюте, полученного этим лицом при направлении за рубеж, сумма образовавшейся задолженности организации перед командируемым лицом может погашаться последнему одним из следующих способов (пункт 4.1. Положения № 62):

– путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица-резидента в уполномоченном банке;

– путем выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

– путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Интерес представляет то обстоятельство, что Положение ЦБ РФ № 62 не предусматривает вариант перевода рублевого эквивалента задолженности на рублевый счет командируемого лица. Однако, по нашему мнению, при наличии договоренности с подотчетным лицом, такая операция не будет рассматриваться как нарушение требований данного Положения.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности организации с командируемым лицом.

При этом пунктом 4.2 Положения ЦБ РФ № 62 установлен предел расчетов по рассматриваемым операциям, по достижении которого информация о сделках передается заинтересованным контролирующим органам: «…В случае, если сумма перерасхода, погашаемая уполномоченным банком в иностранной валюте, превышает эквивалент 10 тысяч долларов США по курсу, установленному Банком России на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю в соответствии с пунктом 3.8 Положения».

В этом случае уполномоченный банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами Российской Федерации. При непредставлении организацией по требованию уполномоченного банка авансового отчета и подтверждающих документов уполномоченный банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте либо в осуществлении перевода на валютный счет командируемого лица на основании пункта 1 статьи 15 Закона Российской Федерации «О валютном регулировании и валютном контроле», согласно которому:

«Должностные лица органов и агентов валютного контроля в пределах компетенции этих органов имеют право:

а) проверять все документы, связанные с осуществлением ими функций валютного контроля, получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проверках, а также изымать документы, свидетельствующие о нарушениях в сфере валютного законодательства;

б) приостанавливать операции по счетам в уполномоченных банках в случае непредставления упомянутых в настоящей статье документов и информации».

В случае неполного использования в загранкомандировке командируемым лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов, согласно пункту 4.3 Положения, «сумма задолженности погашается командируемым лицом путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты».