Алла Кузнецова - Учет внешнеэкономической деятельности и валютных операций

Приказ (форма № Т-9 или Т-9а) определяет место назначения (командирования), срок, а также цель командировки.

В соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» эти формы приказа должны использовать все организации при направлении своих работников в любые командировки.

Фактическое время пребывания работника в командировке должно быть подтверждено документально. Это имеет важное значение для обоснования отсутствия работника на рабочем месте, подтверждения величины понесенных расходов, включения их в затраты и осуществления контроля использования организацией наличной валюты уполномоченным банком в соответствии с требованиями Положения ЦБ РФ № 62.

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, целесообразно после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации.

В отличие от командировок в пределах России, командировочное удостоверение для зарубежных командировок, как правило, не оформляется. Однако если сотрудник направлен в командировку в государство, являющееся участником Таможенного союза, пересечение границы с которым производится свободно, то командировочное удостоверение подлежит обязательному оформлению, поскольку оно будет являться основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности, посещения организации, в которую он был командирован.

В случае применения командировочного удостоверения в загранкомандировке, оно должно быть оформлено по форме № Т-10, установленной Постановлением об унифицированных формах первичной учетной документации, на основании приказа о командировании работника. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в служебной командировке. В командировочном удостоверении в этом случае делаются отметки о датах прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью той организации, в которую работник был командирован. В случаях, когда работник командируется одновременно в несколько городов (организаций), отметки делаются в каждом месте назначения.

Статья 168 Трудового кодекса РФ предусматривает, что работодатель обязан возместить работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя возмещать командируемому работнику расходы и устанавливает только их нижний предел. Верхние границы по возмещению расходов определяются организациями самостоятельно.

С введением в действие постановления Минтруда России от 17.01.2003 г. № 3 «О признании не действующим на территории Российской Федерации Постановления Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы от 25 декабря 1974 г. № 365 “Об условиях труда советских работников за границей”», Правила об условиях труда советских работников за границей утратили силу. Необходимо отметить, что этот, ныне утративший значение, документ регламентировал наряду с прочими вопросами и порядок расчетов по ненормируемым возмещаемым расходам (например, расходам на проезд к месту командирования, расходам на провоз багажа, аэродромные и консульские сборы, а также расходам на оформление паспорта).

В связи с отменой ранее применявшихся Правил Трудовой кодекс РФ становится основным нормативным актом, регулирующим отношения работника и работодателя при направлении в служебные загранкомандировки. Однако вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами по ненормируемым возмещаемым расходам, в настоящее время остаются неурегулированными.

Размер суточных, ниже которого работодатель не имеет права выплачивать их командируемому работнику, установлен приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н (в редакции приказа Минфина России от 04.03.2002 г. № 16н) «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран», а нормы на оплату найма жилого помещения определены Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Следует обратить внимание, что в настоящее время продолжает применяться совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ. Согласно этому письму работникам, направленным в краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по правилам, установленным для командировок по территории РФ.

При направлении работника в командировку в две или более стран со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются в полном объеме в валюте по нормам страны, в которую направляется работник.

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 процентов установленной нормы. Данный порядок введен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (пункт 3).

Необходимо отметить, что с 01.01.2004 г. вступает в силу новая редакция пункта 3 постановления Правительства № 1261, введенная Постановлением Правительства РФ от 21.10.2003 г. № 639. Новая редакция будет дополнена абзацем следующего содержания: