Е. Клочкова - Организация работы с документами по личному составу (персоналу)

Список документов, необходимых работнику при приеме на работу:

– паспорт;

– трудовая книжка;

– документ об образовании;

– военный билет (для граждан, пребывающих в запасе);

– справка о последнем занятии, выданная по местожительству (если работник поступает на работу впервые);

– страховое свидетельство (пластиковая карточка пенсионного страхования);

– ИНН;

– справка о совокупном годовом доходе (с последнего места работы);

– две фотографии (3х4).

В некоторых случаях законодательными нормативными актами предусматривается возможность предъявления при оформлении приказа о приеме на работу дополнительных документов. Так, например:

– государственные служащие при приеме на работу представляют документы, подтверждающие профессиональное образование, медицинское заключение о состоянии здоровья и справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении;

– при заключении договора на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом уполномоченное заключить договор лицо обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц;

– при приеме на работу по конкурсу на замещение вакантных должностей обязательно представляется письменная характеристика с последнего места работы;

– при приеме на работу инвалид предоставляет индивидуальную программу реабилитации, выданную учреждением государственной службы медико-социальной экспертизы (МСЭК);

– право на управление транспортным средством предоставляется лицам, достигшим определенного возраста, после соответствующей подготовки и сдачи квалификационных экзаменов (ст. 24 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);

– командир воздушного судна должен иметь действующий сертификат (свидетельство) пилота (летчика) (п. 1 ст. 57 Воздушного кодекса РФ от 19 марта 1997 г. № 60 (ВК РФ)).

Также запрещается требовать от принимаемого на работу гражданина документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ч. 2 ст. 65 ТК РФ).

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника (личной карточки государственного служащего). Ее ведут работники отдела кадров (службы персонала) на каждого сотрудника.

Наиболее удобный обобщающий документ – это анкета, дающая необходимые сведения о работнике, и если он не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Если же анкета не значится что среди документов, необходимых при поступлении на работу, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Анкета заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому перед тем как передать человеку анкету для оформления, необходимо разъяснить порядок ее заполнения. После того как поступающий на работу заполнил анкету, он ставит на ней свою подпись и дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки. Далее представим образец анкеты (таблицы 2 и 3).

Таблица 2

1. Семейное положение

холост / не замужем, женат / замужем, гражданский брак, разведен (-а), вдовец / вдова

Дети: ________________ возраст______________________

Муж / жена ___________________

2. Образование: высшее, специальное, курсы

Таблица 3

3. Профессиональная деятельность

Начиная с последнего места, укажите полное название организации, в которой Вы работали, реальный опыт работы, включая совместительство, собственный бизнес, воинскую службу, командировки за рубеж длительностью более полугода, все должности, содержание деятельности, соответствующие должностные обязанности и примеры своих профессиональных достижений (таблица 4).

Таблица 4

4. Профессиональный опыт

Ваши профессиональные навыки и возможности, какие аспекты деятельности Вы можете выполнять качественно и без дополнительной подготовки__________

5. Знание иностранных языков

Таблица 5

6. Владение компьютером

Таблица 6

Популярные компьютерные программы

а) РохРго б) StatsGraph в) Access г) другие

7. Дополнительные сведения

Состояние здоровья:

Проходили ли Вы медицинское обследование? _____

Когда?______ По причине болезни? _____

Каково состояние Вашего здоровья? ______

Каковы Ваши личные и профессиональные планы на ближайшие 5 лет? __________

Проранжируйте по 10-балльной системе значение для Вас следующих факторов:

Таблица 7

Самооценка способностей

(3 – высокая, 2 – средняя, 1 – низкая):

Таблица 8

Напишите, что Вы считаете нужным добавить к изложенному___________

Дата составления __________

Подпись _________

По собственному желанию поступающий на работу может предъявить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы. Но в обязательном порядке при приеме на работу работник должен представить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Застрахованное лицо должно представить свое страховое свидетельство при приеме на работу по трудовому договору, при заключении договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг). Данный документ действителен только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Если же гражданин впервые поступил на работу по трудовому договору, то он получает указанное страховое свидетельство по месту работы (в том числе и при поступлении на работу к работодателю – физическому лицу, ст. 303 ТК РФ), для чего специалист службы персонала заполняет «Анкету застрахованного лица» и направляет ее в региональное отделение Пенсионного фонда. Также в случае утраты страхового пенсионного свидетельства работник, принятый по трудовому договору, обязан в месячный срок со дня утраты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования обратиться к работодателю с заявлением о его восстановлении. Работодатель должен передать это заявление в Пенсионный фонд РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Обмен данного документа выполняется тоже работодателем.