Карл Ридер - Сам себе босс. Контролируйте свое время, доход и жизнь

Все мы знаем, как выглядит неудачный рекрутинг, и мы знаем, как это ужасно. Планирование позволит избежать неудачного рекрутинга, поскольку даст время для принятия решений, то есть вам не нужно действовать наспех. Точно так же, как мы сначала строим склад, а потом заказываем товар, следует нанять персонал до того, как он понадобится.

Понять это несложно, а вот сделать – намного труднее. В конце концов, нанимать нового члена команды – это как планировать рождение ребенка: «идеальное» время практически невозможно подгадать, разве что задним числом.

Продолжим аналогию с детьми: многие будущие родители боятся финансовых последствий рождения ребенка. В рекрутинге встает точно такая же проблема, но здесь важно помнить, что если вы откажетесь нанимать сотрудников и тем самым ограничите свой бизнес, финансовые последствия будут намного значительнее! Убедитесь, что ваши финансовые прогнозы предполагают достаточный бюджет для найма команды сотрудников в нужный период развития бизнеса (см. шаг 2).

Даже раньше, чем вы думаете! Невозможно угадать точный момент, когда вам понадобится новый член команды, пока у вас не будет предсказуемого паттерна по количеству персонала и объемам работы – кстати, это одно из основных преимуществ масштабируемого бизнеса с эффективной системой отчетности. Но пока мы не добрались до этого этапа, имеет смысл сформулировать конкретные цели, которые станут индикаторами, намекающими на то, что пора расширять штат. Это может быть количество клиентов в день или оборот компании. Или даже количество часов, которые вы, владелец бизнеса, тратите на работу.

Возможно, вам кажется, что у вас слишком маленький бизнес для штатного расписания, не говоря о сопутствующих документах, но поверьте мне, процесс составления плана по рекрутингу, как и любой другой процесс планирования, принесет вам огромную пользу. Как это сделать, мы обсудим в следующем разделе.

Минутка для размышлений

Дело не в плане – а в процессе подготовки плана. Это относится и к финансовому планированию, и к рекрутингу, по сути, к любой форме планирования в вашем бизнесе. Конечный продукт плана – не записанные на бумаге пункты, а новый уровень мышления, который появится после того, как вы пройдете процесс подготовки плана. Вы по-новому взглянете на свой бизнес, вы запланируете наем сотрудников, о которых раньше и не задумывались, и увидите, что можно сочетать/делить обязанности. Какой бы ни был результат, сам процесс анализа и размышлений принесет неоценимую пользу бизнесу.

Чтобы составить план рекрутинга, следует ориентироваться на конечную цель.

Первое, что нужно сделать, – составить штатное расписание: как будет выглядеть ваш бизнес, если у вас будет весь персонал, который может понадобиться. Не переживайте, если у вас пока нет сотрудников или возможности их нанять; мы пытаемся определить ключевые должности вашего бизнеса.

Штатное расписание может выглядеть как традиционная иерархическая схема или матричная структура с несколькими уровнями подотчетности. В некоторых организациях есть даже сферические схемы! Какой бы путь вы ни выбрали, наметьте потенциальные должности, которые могут возникнуть в вашей компании. Пример высших должностей вы найдете в табл. 13.1.

Таблица 13.1.Пример высших должностей в штатном расписании

Как вы видите, должности первых трех уровней организации – явный перебор для нового или растущего бизнеса. Ничего страшного. Наша задача на этом этапе – показать, как бы выглядел идеальный бизнес в данной отрасли, не задумываясь о финансовых ограничениях.

Минутка для размышлений

Этот процесс поможет вам понять, как должен выглядеть бизнес, и позже мы посмотрим, как достичь конечной цели. Следует вернуться к своим системам, процессам и процедурам, чтобы убедиться, что все основные системы вашего бизнеса отражены в штатном расписании. На первый взгляд это очевидно, но реальность такова, что большинство дисфункциональных предприятий стали такими, потому что их организационная структура не соответствовала тому, как их бизнес работал на самом деле.

Далее нужно составить подробное описание обязанностей по каждой должности. Да, я понимаю, что у вас нет денег и офисного пространства для них! На этом этапе вы планируете гипотетическую модель, которую затем можно использовать для планирования срочного и долгосрочного найма. То есть сейчас не стоит придумывать слишком креативный формат. Я, конечно, понимаю, что скучные должностные обязанности не приносят результата в рекрутинге, и убежден, что их нужно немного оживить перед использованием. Но на этом этапе описания должны быть максимально ясными и понятными – для внутреннего пользования.

Описание должностных обязанностей включает следующие аспекты.

• Понятное название должности. Не нужно никаких изысков, пусть название четко отражает то, что потребуется делать. У вас еще будет время придумать оригинальное название должности, если вы захотите, но сейчас важно четко представлять себе конкретные обязанности. Если вам нужен руководитель отдела финансового контроля, так и назовите эту должность – «руководитель отдела финансового контроля». Потом вы вспомните, что значит «специалист по управлению доходом», а пока не тормозите весь процесс!

• Список обязанностей. Опишите, что предполагает эта должность. Перечислите задачи, которые должен выполнять член команды.

• Квалификация и опыт работы.Перечислите основные и желательные характеристики по каждой вакансии. А главное, подумайте, вам действительно нужен человек с дипломом на эту должность? Вам действительно нужен человек с 10-летним опытом работы с данным софтом, или вы готовы обучить подходящего кандидата?

• Подотчетность. Кому подчиняется этот сотрудник и кто подчиняется ему? Убедитесь, что это укладывается в штатное расписание и не противоречит системам и процессам, которые действуют в вашем бизнесе. Кроме того, задумайтесь о потенциальных конфликтах – возможно, некоторые обязанности больше подходят другой должности. В традиционной организационной структуре нужны максимально четкая структура подотчетности и минимальные пересечения управленческих функций.