Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Личный тайм-менеджмент и корпоративная эффективность

В части I, посвященной хронометражу и оценке личной эффективности, мы приводили случай из практики, ярко показывающий механизмы действия «бациллы эффективности». Напомним несколько мыслей клиента, на цитатах из отзыва которого было построено повествование:

«(Наиболее важный результат хронометража личных расходов времени) …Я начал остро ощущать неэффективность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называемое чувство времени, быстро переросшее в чувство эффективности, немного зудящее ощущение неидеальности организации работы вокруг. Результатом явилось создание в компании вокруг себя зоны эффективности, т. е. такого жизненного пространства, попав в которое окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время».

«В результате время выполнения стандартных операций по отделу тестирования, к примеру, удалось сократить на 40 %. Это позволило выполнять тестирование новой версии системы за шесть рабочих дней вместо двух недель ранее. Хотелось бы подчеркнуть, что это было достигнуто исключительно оптимизацией стандартных процессов силами самого подразделения».

Таким образом, созданный с помощью хронометража своеобразный «вестибулярный аппарат», отслеживающий эффективность процессов, не ограничивает область своего действия личной работой обладателя. Он заставляет по-другому взглянуть на все окружающее, в том числе с точки зрения эффективности процессов, в которых человек участвует.

На рисунке схематически изображено распространение «бациллы эффективности». Начав заботиться о своем времени, человек очень быстро понимает: потери его невозобновимого и невосполнимого личного времени [38] Несмотря на то что это личное время продано работодателю, потери такого времени – все равно потери времени жизни , поэтому мы считаем здесь уместным употребление термина «личное время». напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления.

Например, специалисты отдела ценных бумаг, принимающие решения на миллионные суммы, занимаются переноской шкафа, потому что секретари (приближенные к «телу») решили сэкономить копейки на грузчиках [39] Реальный случай из диагностической практики автора. Стоит отметить, что эти работники отчасти сами спровоцировали такие посягательства на свое время постоянной безотказностью. Но потерь собственника фирмы от такой вопиющей неэффективности этот факт нисколько не умаляет. . Если эти сотрудники обучены тайм-менеджменту и осознают, что такие казусы – потери не только владельца фирмы, но и потери их собственного времени, они будут относиться к таким ситуациям совершенно по-другому. Например, пойдут к собственнику и в цифрах покажут, сколько он потерял из-за такой «экономии» и что нужно сделать, чтобы подобные ситуации не повторялись.

Заметим, что изменения, инициированные самими работниками, гораздо более эффективны, чем навязанные извне (начальством, консультантами и др.). То, что сотрудник сам придумал, он охотно будет воплощать в жизнь; при этом сотрудник лучше всех информирован о реальном состоянии дел – он ближе всего к потребителю, к работе, которую сам выполняет, и т. д. Таким образом, именно рядовые сотрудники являются наилучшим ресурсом для реализации идеального конечного решения «фирма сама повышает свою эффективность». Поэтому совершенно не напрасно в принципах тотального управления качеством предусмотрено вовлечение всего персонала в работу по совершенствованию процессов управления фирмой. Это очень разумно, хотя чтобы этого добиться от сотрудников, нужно приложить определенные усилия.

Мы видим, что запущенная в сотрудников «бацилла эффективности» при грамотном применении может не сразу, но с нарастающей силой влиять и на корпоративную эффективность. Теперь покажем, что такой окольный подход к повышению корпоративной эффективности может оказаться достаточно полезным для проведения масштабных преобразований.

«ТМ-бацилла» как «удобрение почвы» для изменений

Проблема, с которой неминуемо приходится сталкиваться при любом изменении системы управления фирмой, – сопротивление работников. Отчасти это сопротивление объясняется рациональными причинами и может быть преодолено на рациональном же уровне объяснением человеку неочевидных для него преимуществ от наведения порядка в системе.

Отчасти же такое сопротивление вызвано иррациональными факторами – естественным отторжением от всего нового, непривычного, необходимость которого еще не осознана. На схеме эта ситуация изображена насильственными, не принимаемыми человеком изменениями привычной внешней среды.

В этой ситуации предварительный «запуск ТМ-бациллы» является серьезной подготовкой почвы для изменений. Если «бацилла эффективности» занесена в голову человека и заработала по схеме, описанной выше, если он начал считать и ценить свое личное время, он гораздо легче способен воспринять идею наведения порядка на уровне организации, как было показано в предыдущем подразделе.

При этом распространение «бациллы эффективности» среди персонала организации приводит к изменениям корпоративной культуры, сходным с выработкой чувства времени и чувства эффективности, происходящей на уровне одного человека.

Беремся утверждать, что корпоративная культура, провозглашающая эффективность и развитие, является таким же мощным фундаментом для любых организационных преобразований, как и чувство эффективности для освоения техник тайм-менеджмента на уровне отдельной личности.

Обратим внимание, что, говоря о «запуске ТМ-бациллы», мы пока ведем речь исключительно о добровольном применении человеком тех или иных методик, т. е. хронометраж в данном случае – это ни в коем случае не внешнее наблюдение специалиста по научной организации труда или ведение таймшитов в специализированных программах.

При этом даже если всего 10 % работников всерьез заинтересуются организацией своего времени и начнут предпринимать усилия в этом направлении, эта «закваска» рано или поздно скажется на всех окружающих. Дальше мы будем говорить и о роли элементов принуждения в «засеве ТМ-бациллы», но следует ясно понимать, что прочная основа для прорастания «бациллы» – только личная заинтересованность человека. Это путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.