Нир Эяль - Неотвлекаемые. Как управлять своим вниманием и жизнью

Во-вторых, у нас есть выраженная склонность к взаимному обмену: мы чувствуем себя обязанными «платить той же монетой». Когда кто-то говорит «привет» или протягивает нам руку, нас тянет ответить тем же; если мы этого не сделаем, то нарушим устойчивую социальную норму и это покажется невежливым. В личном общении взаимная учтивость привлекательна, но в онлайн-пространстве она может приводить к массе проблем.

И наконец (и это, наверное, самое существенное), электронная почта — это инструмент, которым мы практически не можем не пользоваться. У большинства из нас от нее зависит работа; она так вплетена в рабочую среду и личную жизнь, что полный отказ от нее опасен: так можно и средств к существованию лишиться.

Но, как и многие другие вещи, отнимающие больше времени и внимания, чем хотелось бы, электронную почту можно взять под контроль. Вы можете ввести в свои рабочие будни некоторые приемы, которые помогут подточить ее нездоровую притягательность. Сосредоточимся на нескольких методах, дающих наилучшие результаты при минимуме усилий.

Время, которое отнимает у нас электронная почта, можно выразить с помощью уравнения. Общее время T , затраченное на почту в день, равно числу полученных сообщений n , умноженному на среднее время t , уходящее на одно сообщение, то есть T = n ∙ t . Мне нравится мысленно возвращаться к этому сочетанию Tnt [16]: оно напоминает, как электронная почта способна испортить прекрасно спланированный день.

Чтобы сократить общее время, затрачиваемое на электронную почту, нужно заняться обеими переменными: как n , так и t . Давайте сначала рассмотрим, как уменьшить n , общее число сообщений.

Учитывая нашу склонность к взаимному обмену, есть вероятность, что каждый раз, когда вы будете отправлять письмо, получатель тут же будет вам отвечать, и этот цикл станет бесконечным.

Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем.

Казалось бы, это очевидно, но большинство из нас не следуют этому простому правилу. Потребность во взаимном обмене настолько велика, что мы отвечаем на сообщения, как только их получаем, — хоть ночью, хоть в выходные, хоть в праздники.

Большинство электронных писем, которые мы отправляем и получаем, — несрочные. Но наш мозг падок на изменчивые награды, и поэтому мы обращаем внимание на каждое сообщение — неважно, какое, — как если бы оно требовало мгновенной реакции. Мы приучаем себя постоянно проверять почту, отвечать на сообщения и, какая бы просьба ни оформилась в голове, тут же выпаливать ее в письме. Все это ошибки.

Обозначьте часы работы

Я каждый день получаю десятки писем с просьбами обсудить что-нибудь, о чем я писал в своей книге или статье. Я очень люблю беседовать со своими читателями, но если б я отвечал на каждое электронное письмо, у меня не оставалось бы времени ни на что другое. Поэтому чтобы отправлять и получать меньше писем, я назначаю «часы работы».

Когда вы в следующий раз получите по электронной почте несрочное сообщение, попробуйте ответить примерно так: «Я выкроил немного времени — во вторник и в четверг с 16 до 17. Если к тому моменту вопрос будет все еще актуальным, пожалуйста, загляните ко мне, и мы продолжим обсуждение». Вы можете даже обзавестись собственным онлайн-планировщиком, чтобы люди могли резервировать время для общения с вами.

Просто удивительно, сколь многие вопросы утрачивают свою насущность, когда даешь им время отлежаться.

Попросив собеседника подождать, вы даете ему шанс самостоятельно докопаться до ответа или, как это часто случается, время на то, чтобы проблема просто испарилась под нажимом какой-нибудь другой приоритетной задачи.

Но что, если отправителю все равно нужно обсудить с вами свой вопрос и он не может справиться с проблемой самостоятельно? Тем лучше! Сложные вопросы удачнее разрешаются при личном общении, а не в электронной переписке, где выше риск недопонимания. Главное — просьба обсуждать с вами сложные проблемы только в «часы работы» позволяет сделать общение более плодотворным и уменьшить поток электронной корреспонденции.

Притормозите и задержите доставку

Имея в виду правило «Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем», стоит обсудить, как притормозить нашу игру в пинг-понг — обмен электронными письмами, — отсрочивая отправку уже написанных сообщений. В конце концов, кто сказал, что письмо нужно отослать, как только оно дописано?

К счастью, есть технические средства, которые в этом помогают. Вовсе необязательно, настрочив ответ, тут же нажимать на кнопку «Отправить»5: специальные почтовые программы, вроде той, что входит в пакет Microsoft Office, и инструменты, подобные Mixmax для Gmail6, позволяют отправлять сообщения по расписанию. Отвечая на очередное письмо, я каждый раз задаю себе вопрос: «Каков предельный срок, когда отправитель должен увидеть мой ответ?»

Прежде чем отправить его, я нажимаю всего на одну кнопку — и письмо уходит из моего ящика, пропадает с экрана, но не доставляется адресату до того времени, которое я назначил. В результате я отправляю меньше писем в день и, соответственно, меньше получаю ответов.

Отложенная доставка не только дает время на то, чтобы вопрос разрешился каким-нибудь иным способом, она снижает вероятность, что я буду получать письма, когда мне этого не хочется. Пусть даже вам и нравится в пятницу вечером подчищать папку входящих, но если вы отсрочите доставку своих сообщений до понедельника, то не только побережете нервы сослуживцев, но и избавите себя от ответных писем на выходных, которые не позволят вам расслабиться.

Избавьтесь от ненужных сообщений

Есть еще один очень эффективный способ сократить число входящих электронных писем. Каждый день на нас изливается бесконечный поток спама, рекламных сообщений и новостной рассылки. Некоторые из этих писем полезны, но большинство — нет.

Как избавиться от тех из них, которые вы не желаете больше видеть? Если это письмо по рассылке, на которую вы когда-то подписались, но теперь она вам не нужна, лучшее, что можно сделать, — это нажать на кнопку «Отписаться» в нижней части письма. У меня есть собственная рассылка, и могу вас заверить, что мы, авторы рассылок, будем только рады, если, утратив интерес, вы от нас отпишетесь. Мы платим поставщикам услуг электронной почты за каждый адрес в нашем списке, поэтому предпочитаем рассылать письма только тем, кому они нужны.

Правда, некоторые коммерческие спамеры прячут кнопку «Отписаться» и иногда упорно продолжают забивать ваш почтовый ящик, даже если вы отказались от их рассылки. Таких советую отправлять в «черную дыру». Я, например, использую для этого простую программу SaneBox7: она запускается в фоновом режиме, когда я захожу в почту. Как только я натыкаюсь на письмо, которое не желаю больше видеть, то нажимаю на специальную кнопку, и адрес отправителя попадает в папку BlackHole. А дальше уже SaneBox позаботится о том, чтобы от этого отправителя я ничего больше не получал.