Нир Эяль - Неотвлекаемые. Как управлять своим вниманием и жизнью

Несомненно, на то чтобы разобраться с нежелательными электронными письмами, требуется время, но, защитив свой ящик от ненужных сообщений, вы увидите, как их поток превратится в едва заметную струйку.

***

После того как мы обсудили способы уменьшения числа входящих электронных писем ( n из нашего уравнения), перейдем ко второй переменной — времени t , которое мы тратим на их написание.

Все больше появляется подтверждений тому, что просматривать письма крупными порциями гораздо эффективнее, чем проверять почту в течение дня8. Причина в том, что мозгу требуется время на переключение с одной задачи на другую, поэтому лучше сосредоточиться и ответить сразу на все письма. Я знаю, о чем вы сейчас подумали: нельзя же ждать весь день, чтобы проверить почту. Понимаю. Мне тоже нужно заглядывать в свой ящик, чтобы удостовериться, что там нет ничего срочного.

Наша проблема не в проверке почты — мы страдаем от привычки ее перепроверять.

Знакома ли вам такая ситуация: увидев значок уведомления, что пришло новое письмо, вы щелкаете по нему и начинаете прокручивать список входящих сообщений. Раз уж вы здесь оказались, вы проглядываете одно письмо за другим (может, какое-нибудь из них требует срочного ответа) и откладываете все, что может подождать, на потом. Через некоторое время вы опять заходите в папку входящих, но точно уже не помните, что было в прочитанных сообщениях, по­этому открываете их снова. Но сейчас у вас нет времени, чтобы ответить на них, поэтому вечером вы просматриваете их еще раз. Если вы хоть чуть-чуть похожи на того меня, каким я был прежде, то скорее всего вы будете поражены, сколько раз за день вы иногда открываете одно и то же сообщение. Какая трата времени!

Поиграйте в пятнашки

Мы склонны считать, что главное в электронном письме — его содержание, но это не совсем так. С точки зрения распределения времени самое важное в нем — это насколько срочно требуется на него ответить. Забывая об этом, мы тратим время на перечитывание сообщений.

Разделаться с этой манией довольно просто: решите для себя, что по каждому письму вы будете щелкать максимум два раза. Открыв письмо в первый, задайте себе вопрос: когда нужен на него ответ? Присвойте каждому письму метку «Сегодня» или «На неделе» (вообразите, будто играете в пятнашки) — так вы зафиксируете необходимую информацию, готовясь ко второму (и последнему) его просмотру. Если вы вдруг получили сверхсрочное письмо из разряда «Ответьте мне немедленно», конечно, на него нужно ответить сразу. Сообщения, которые не нуждаются в ответе, сразу же удаляйте или отправляйте в архив.

Обратите внимание: подобные метки не разделяют письма по темам или категориям — они лишь сообщают, когда требуется написать ответ. Этот способ позволяет мозгу не отвлекаться: вы знаете, что напишете ответ в то время, которое специально выделили для этого у себя в расписании.

Что касается меня, то я наскоро просматриваю папку входящих перед утренним кофе. На то, чтобы поставить напротив каждого нового письма метку, сообщающую, когда требуется ответ, уходит не больше десяти минут. Это позволяет мне сохранить спокойствие: я знаю, что ничего не упустил. Я могу убрать полученные сообщения с глаз долой и сосредоточенно работать, пока не придет время на них отвечать.

В моем расписании предусмотрено время для ответа на электронные письма с меткой «Сегодня». Разом ответить на все срочные сообщения — это быстрее, чем перерывать все письма, пытаясь определить, на какие из них необходимо ответить до конца дня. Кроме того, каждую неделю я выделяю три часа на то, чтобы разобраться с менее срочными письмами, обозначенными меткой «На неделе». И по­следнее: в конце недели я просматриваю свое расписание, вспоминаю, хватило ли мне в этот раз времени, выделенного на электронную почту, и соответственно корректирую его на неделю вперед.

Но почему бы сразу не написать ответ, как только открыл письмо в первый раз? Потому что две минуты, затраченные на печатание ответа на телефоне, кажутся чем-то несущественным, пока не осознаешь, что, если в день получаешь сотни таких писем, эти две минуты множатся и множатся. Вскоре они превращаются в десять минут, пятнадцать, шестьдесят — и вот вы уже потратили целый день, строча ответы на письма, вместо того чтобы сосредоточиться на по-настоящему важной задаче.

Чтобы сразить почтового монстра, требуется целый арсенал орудий; справиться с раздражителями, сбивающими вас с верного курса, поможет экспериментирование с описанными приемами.

ЗАПОМНИТЕ

Проанализируйте проблему.Время T , затраченное на электронную почту, равно числу полученных сообщений n , умноженному на среднее время t , уходящее на одно сообщение: T = n ∙ t .

Сократите число входящих писем.Обозначьте «часы работы», отсрочивайте отправку сообщений, позаботьтесь, чтобы в ваш ящик проникало как можно меньше ненужных писем.

Расходуйте меньше времени на каждое сообщение.Присваивайте письмам метки, указывающие, когда требуется ответ. Отвечайте на письма в то время, которое вы отвели для этого в календаре.

Глава 16

Взломайте групповые чаты

По словам Джейсона Фрида, сидеть в групповом чате — все равно что «проводить весь день на совещании, список участ­ников которого произволен, а повестка дня отсутствует»1. Это мнение обращает на себя внимание еще и потому, что компания Basecamp, основанная Фридом, разработала популярное приложение для групповых чатов. Однако Фрид понимает: в интересах компании — заботиться, чтобы ее клиенты не перегорали на работе. Именно поэтому он дает советы пользователям приложений для групповых чатов, будь то Basecamp, Slack, WhatsApp или другие сервисы.

«Мы выяснили, что эпизодическое использование групповых чатов в определенных ситуациях имеет немалый смысл, — пишет Фрид у себя в посте. — Но гораздо меньше смысла в том, чтобы по умолчанию превращать чаты в основное средство общения в компании. Кусочек — да. Целый пирог — нет… Какие только беды не случаются, когда компания б о льшую часть времени начинает мыслить в режиме “строчка за раз”».

По мнению Фрида, программы, которые мы используем, определяют, как мы чувствуем себя на работе, поэтому к групповым чатам стоит прибегать лишь время от времени. «Вы измотаны, изнурены и тревожны? Или спокойны, невозмутимы и собранны? Это не просто расположение духа — это состояния, обусловленные программами, которыми вы пользуетесь, и действиями, к которым они вас подталкивают». И хотя именно режим реального времени определяет уникальность групповых чатов, Фрид считает, что « прямо сейчас должно быть исключением, а не пра­вилом»2.