Нир Эяль - Неотвлекаемые. Как управлять своим вниманием и жизнью

Итак, вот четыре основных правила эффективного управления групповыми чатами.

Правило 1: пользуйтесь чатом как сауной

Групповые чаты следует использовать так же, как другие каналы синхронного общения. Вы же не стали бы участвовать в телефонной конференции, длящейся целый день, так почему нужно делать исключение для группового чата? Фрид рекомендует «относиться к чатам как к сауне: побыть немного и выйти… Оставаться там слишком долго — вредно для здоровья».

Еще один вариант — запланировать в групповом чате общую встречу, чтобы все подключились к ней в назначенное время. В этом случае групповой чат — отличный способ сократить число личных встреч.

Когда директор компании — разработчика приложения для групповых чатов советует ограничить использование своего продукта, это кое-что да значит. Тем не менее во многих организациях, пользующихся такими сервисами, сотрудников призывают находиться в «сауне» целыми днями. Это разрушительный порядок, который некоторые люди не имеют возможности поменять самостоятельно. Позже мы еще вернемся к рассмотрению ущербной корпоративной культуры.

Правило 2: включите чаты в расписание

Однострочные комментарии, гифки и смайлики, обыкновенно наводняющие групповые чаты, сливаются в непрерывный поток внешних раздражителей, нередко еще больше отдаляющий нас от вовлечения. Ответьте взломом на взлом: отведите в своем календаре (как вы это делаете для любой другой задачи) специальное время, чтобы разом прочитывать в групповых чатах все, что пропустили.

Важно заранее предупредить коллег, когда вы планируете быть вне доступа. Успокойте их, заверив, что вы примете участие в беседе, но позже, в то время, которое для этого запланировали. И вплоть до наступления этого момента не вините себя за то, что изменили статус на «Не беспокоить» и сосредоточились на работе.

Правило 3: будьте разборчивы

Приглашайте людей в групповые чаты избирательно. «Не нужно, чтобы все были на связи, — советует Фрид. — Чем меньше чат, тем он лучше. Телефонная конференция для троих человек — это идеальный вариант. Для шести или семи — это хаос и прискорбное отсутствие эффективности. Это справедливо и в отношении групповых чатов. Остерегайтесь приглашать всю команду, если вам нужны всего несколько человек». Главное — позаботиться, чтобы каждый из участников чата был способен сделать вклад в разговор и вынести из него что-то ценное для себя.

Правило 4: пользуйтесь чатами избирательно

Когда нужно обсудить щекотливый вопрос, лучше не пользоваться групповыми чатами. Не забывайте, что возможность непосредственно наблюдать за настроением человека, тоном его голоса, замечать невербальные сигналы бывает критически важна для разговора. «Чат — это для чего-то сиюминутного, преходящего, — продолжает Фрид, — а важные вопросы требуют времени, вовлечения и отграничения от пустой болтовни».

Проблема в том, что некоторые люди в групповых чатах любят «думать вслух», высказывать свои доводы и идеи куцыми однострочными репликами. Это редко работает, ведь в режиме реального времени трудно уследить за чьими-то мыслями, когда беспрестанно ставят смайлики и оставляют потенциально отвлекающие комментарии. Вместо того чтобы долго спорить и затем поспешно принимать решение в групповом чате, лучше попросить участников разговора изложить свою точку зрения письменно и поделиться ею после того, как они все обдумают.

По сути, групповой чат лишь один из каналов общения, не сильно отличающийся от электронной почты или СМС. При правильном использовании он может давать огромный положительный эффект, но если им злоупотребляют или применяют неправильно, то на выходе получают поток нежелательных внешних раздражителей. И здесь нам снова поможет ключевой вопрос: эти раздражители работают на меня или я работаю на них? К групповым чатам нужно прибегать только в том случае, если они помогают сосредоточиться на задаче и отсеивают внешние раздражители, заставляющие вас от нее отвлекаться.

ЗАПОМНИТЕ

Каналами общения, работающими в режиме реального времени, нужно пользоваться эпизодически.Не следует тратить время на разговоры в ущерб сосредоточенной ра­боте.

Корпоративная культура играет главную роль. Чтобы изменить порядки, связанные с групповыми чатами, иногда приходится подвергнуть сомнению принятые в компании нормы. Эту тему мы рассмотрим в пятой части книги.

Разные каналы связи предназначены для разных целей. Не держите постоянно включенными все каналы общения, а воспользуйтесь тем из них, который лучше всего подходит для конкретной задачи.

Зайдите и выйдите.Групповой чат — это прекрасно, если он заменяет личную встречу, и ужасно, если вы проводите в нем целый день.

Глава 17

Взломайте совещания

На совещаниях в наше время часто можно увидеть людей, которые едва обращают внимание на происходящее, и жалуются друг другу в электронных сообщениях, как же им скучно1. Одна из причин этого в том, что совещания созывают слишком часто, чтобы не решать проблему самостоятельно. Некоторым приятнее обсудить все с коллегами, чем пытаться найти ответ на вопрос самому. Совместная работа, несомненно, дает результат, однако не следует превращать совещания в средство отвлечения от размышлений. Как сделать совещания более содержательными?

Главная задача большинства подобных собраний — прийти к общему мнению по какому-то вопросу, а не создать обстановку, в которой в головах участников эхом будут отражаться мысли организатора. Один из самых простых способов избавиться от лишних совещаний — потребовать от организаторов, чтобы соблюдались два условия. Первое: они должны распространить среди участников программу с указанием обсуждаемой проблемы. Нет программы — нет совещания. Второе: они должны письменно изложить возможное решение проблемы в краткой форме. Достаточно одной-двух страниц: описание проблемы, ход мыслей устроителей, их рекомендации.

Чтобы соблюсти эти условия, придется изрядно потрудиться, но этого-то мы и добиваемся. Наличие программы и краткого резюме не только экономит всем время, поскольку позволяет быстрее найти решение, но и сокращает число ненужных совещаний.

А как же коллективный разум, как же мозговой штурм? Это хорошие вещи, но не для встреч, в которых принимают участие более двух человек. За исключением случаев, когда совещание созывается в связи с чрезвычайной ситуацией или когда нужно дать сотрудникам возможность рассказать, что их беспокоит (к этому мы вернемся в пятой части книги). Мозговой штурм, в конце концов, можно устроить перед совещанием, тем более что он дает лучшие результаты, если его проводят в очень маленьких группах. Преподавая в Стэнфордском институте дизайна, я не раз наблюдал, что команды, участники которых, прежде чем собраться вместе, проводили мозговой штурм по отдельности, не только генерировали более удачные идеи, но и (чаще всего) предлагали более широкий спектр решений, поскольку были менее подвержены влиянию более голосистых, доминирующих членов группы.