Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Эффект Хемингуэя (чем ближе вы подходите к завершению дела, тем сильнее вам хочется его доделать), о котором вы узнали из предыдущей главы, напомнил мне об эффекте Хоторна, который связан с тем, о чем я упоминала выше, — с преимуществами, которые мы получаем, если не рассказываем о своих целях. Исследование производительности, проведенное в прошлом среди рабочих на фабриках, из которого потом вывели так называемый эффект Хоторна, на самом деле оспаривает преимущества сохранения в секрете своих целей или конкретного проекта, который вы хотите закончить. Время и место исследования — между 1924 и 1932 годами на заводе Hawthorne Works компании Western Electric Company, в пригороде Чикаго. Эффектом Хоторна называется феномен, который был обнаружен во время исследования зависимости производительности труда работников от фактической освещенности помещения. Изначально считалось, что производительность росла за счет улучшения условий освещенности рабочих мест. Но позже был сделан вывод, что производительность повышается не из-за освещенности, а из-за осознания рабочими того обстоятельства, что за ними наблюдают.

Какое отношение имеет данный вывод к проблеме завершения дел? Если рассказать кому-нибудь, что вы прикладываете усилия, дабы что-то сделать, и вас похвалили за это, вы тем самым поможете себе повысить продуктивность. Однако выбирайте поверенного с осторожностью. Если вы наткнетесь на того, кто вызовет в вас чувство вины из-за слишком продолжительного выполнения какого-то дела или поинтересуется, достаточно ли у вас времени, чтобы всё сделать как следует, желаемый эффект Хоторна вы можете и не получить — и тем самым не повысить продуктивность.

Львиная доля книги посвящена «большим» заданиям или проектам — главным задачам, которые могут помочь развитию вашей карьеры или обрушить ее. Но для многих из нас то, как мы справляемся с такими ежедневными «мелочами», как работа с документами, ответы на электронные письма и звонки, и расставляем подобные дела в нашем графике — это вопросы, на которые нужно обратить внимание в книге, посвященной тому, как доводить всё до конца. Иногда по вашей способности справляться с мелкими вопросами, например с документами, можно судить, насколько быстро и легко вы справитесь с большими делами — и справитесь ли вообще. Знаю, что это в корне противоречит идее бестселлера «Не переживайте по пустякам» (Don’t Sweat the Small Stuff, 1997), но иногда мелкие дела вырастают в огромные проекты, а что-то большое можно разделить на маленькие задачи, которые становятся уже не столь неподъемными.

Знаю, что к офису без бумажной волокиты долгое время стремились очень многие, включая меня, особенно после того, как на смену печатным машинкам пришли компьютеры. Также с появлением виртуальных хранилищ, включая такие сервисы, как Dropbox и Microsoft OneDrive, стало гораздо легче хранить копии электронных документов. Теперь можно выбирать, распечатывать документы на бумаге и устраивать беспорядок из бумаг, которые потом еще необходимо расфасовать по папкам, или же не делать этого.

По крайней мере, я так всегда говорю до тех пор, пока не возникнет необходимость найти какой-либо файл на диске компьютера, внешних дисках или в моем виртуальном облаке, — тогда я испытываю сильнейшее чувство благодарности, что распечатала копию файла и она лежит в папке.

Вы должны решить, как будете работать с документами, но вот главное, что нужно усвоить относительно работы с документами, даже если они хранятся у вас в электронном виде: вам от них никуда не деться. Если вы не успеете подготовить документы для проекта, над которым работаете, или не сохраните важную электронную копию в одном или нескольких местах на всякий случай (вдруг полетит жесткий диск на компьютере и не удастся его восстановить), то вы сильно расстроитесь. В зависимости от того, что вы потеряли или куда-то переложили, ваша работа может застопориться на часы, недели или даже годы.

Существенно важно наладить такую систему работы с вашими документами, найти такой способ хранения файлов в электронном виде, который подойдет именно вам. Есть множество вариантов. Некоторые предпочитают работать в онлайн-программах на платной основе, чтобы упорядочивать свои данные и файлы. Если вас такой способ устраивает, выберите его.

Придумайте стандарт для оформления названий файлов, чтобы впоследствии было легче их найти. Резервное копирование, резервное копирование и еще раз резервное копирование — вот совет, к которому вы должны прислушиваться, ибо существует масса вариантов утраты или стирания файлов, особенно если вы не держите запасную распечатанную копию.

Я обычно сама себе отправляю важные файлы; таким образом, у меня есть еще один способ хранения копии, которую будет легко отыскать в случае необходимости.

Еще один аспект такой «эпидемии» незавершенных дел, который я наблюдала, касается тех, кто забывает перезвонить, ответить на SMS-сообщение или письмо. Это что-то вроде танца, в котором два партнера взаимодействуют друг с другом, когда общаются. Ответить на SMS, письмо или звонок — часть такого танца. И хотя порой ответа не требуется — да, такое случается, когда разговор уже завершен, отвечать не надо и ответа не ждут, — но по большей части реакция в виде ответного сообщения требуется и ожидается.

Отвечая на письмо, перезванивая, если вам оставили голосовое сообщение, или отвечая на SMS, вы позитивно завершаете диалог. Можно использовать различные способы коммуникации. Написать письмо в ответ на голосовую почту или перезвонить в ответ на SMS. Но всегда должна быть какая-то реакция на коммуникацию другой стороны, в противном случае этот обмен окажется незавершенным.

После того как мы обсудили здесь «большие» задачи — от написания книги до подготовки выездного совещания, — такие дела, как реагирование на каждый телефонный звонок, SMS-сообщение или письмо, на первый взгляд кажутся незначительными моментами. Но слишком часто случается, что подобные мелочи перерастают в недопонимание, потерю друга, ослабление деловой связи.

Другой вариант — когда люди знакомятся на конференции или деловой встрече и там договариваются о следующей встрече. Одна или обе стороны могут или нарушить эту договоренность, или нет. Если встреча так и не состоялась, то договоренности считаются невыполненными. Изначально многообещающее и вдохновляющее взаимодействие теперь дрогнуло и пошатнулось. Без завершения того, что было решено на первоначальной встрече, ее можно считать пустой тратой времени. Мало того, что вторая встреча маловероятна, — вы еще и рискуете снискать репутацию человека, который не держит слово, прослыть болтуном, а не человеком дела.