Ирек Идиятов - Стань эффективнее

Представь , что ты берешь у своего друга в долг пятьсот монет – их надо вернуть . То же и со временем , помог сегодня два часа , завтра уйдешь пораньше . Все просто , как два плюс два . Не завтра , так через неделю попозже придешь , при этом время обязательно нужно вернуть . Что же будет , если время на выполнение задания не ограничить , – это будет длиться бесконечно . Заметь разницу – Марк , уберись в своей комнате , или – Марк , уберись в своей комнате , я проверю через два часа . Вспомни , задача – сделайте , чтобы нормально все было , – длилась три дня , конечно , в ней отсутствовали все пункты правильно поставленной задачи , и это ещё не рекорд , который можно легко превзойти , сказав сотруднику просто – иди работай . Что он будет делать , для чего , до какого времени , это не известно никому . Так может пройти десятилетие , пока не обанкротится компания , или вся жизнь в случае , если эта компания существует за счет других .

– А зачем его ограничивать во времени , сделает и придет . – Так мне ответил один из моих коллег-руководителей . Только вдумайтесь – сотрудник закончит работу и придет снова к руководителю , чтобы тот дал ему новое задание . Да , он придет , такие были договоренности , только работу , которую можно сделать за сорок минут , он почему-то делает уже второй час . А в следующий раз он будет делать её три часа , четыре , и так далее , пока у ожидающего его руководителя не закончится терпение .

Проговаривай все шесть пунктов , когда ставишь задачу или просишь кого-то о помощи , это позволит с пониманием отнестись к поручению и сделать все в срок . Поэтому сейчас тебе нужно составить список из пяти задач , которые нужно сделать твоим сотрудникам , коллегам или членам семьи . Относить к этому серьёзно и ответственно , так как несерьезные и ни к чему не приводящие задания выполняться не будут . Запиши эти задачи у себя в блокноте . Для того чтобы тебе было понятно , как поставить задачу , – посмотри мой пример ниже . Пропиши минимум пять задач . Далее поставь задачи человеку и поступай так с каждой задачей .

После того , когда ты выполнишь практическую работу , ответь , пожалуйста , на два вопроса :

1. Какой из пяти пунктов ты считаешь самым значительным ? Ответ : __________________________________ ________________________________________

2. Для чего давать человеку задачу , отвечающую на все пять вопросов ? Ответ : __________________________________

Глава 6

Как правильно делегировать – Да я лучше сам сделаю , так и быстрее будет , и надежнее , – говорит большинство руководителей . И говорят , верно , так как лучше никто не сделает . Поэтому , как правило , они сердятся на свой персонал , часто задерживаются на работе или приходят пораньше . Так же часто можно услышать вот такую фразу :

– Их надо учить , я быстрей сама сделаю .

Получается , что руководитель работает и за себя , и за сотрудника . В жизни такое тоже часто встречается .

– Я быстрее сама соберу игрушки с пола , – сказала как-то раз Глория , пока не прочитала эту книгу . Если ты тоже понимаешь , что лучше тебя никто ничего не сделает , а на обучение уйдет много времени , – то делай . Только потом не говори мне , что ты не успеваешь или тебе это « все уже надоело », ну или «когда же это наконец закончится …».

Хотя этого может и не случиться , ведь ты сейчас читаешь шестую главу . А это уже говорит о том , что твои намерения абсолютно серьезны . Делать все за кого-то и не учить этому других людей – сотрудников , детей , близких , с одной стороны , очень хорошо , тем самым повышается твоя ценность , ты становишься незаменимым . Разве что это тоже не может длиться вечно . А с другой стороны , ты мешаешь себе и окружающим тебя людям развиваться .

Мешаешь себе тем , что , отказываясь делиться частью задач , ты не выполняешь те дела , которые могли бы приблизить тебя к твоей мечте , желанию . Например , если Глория будет собирать игрушки за Марка , то она не успеет приготовить ужин или сходить в магазин за продуктами либо пропустит занятие в фитнес-клубе , что отрицательно может сказаться на её самочувствии , и как следствие , на здоровье .

Окружающие тебя люди – сотрудники , друзья , дети – не развиваются и тем самым останавливаются в развитии своей самостоятельности . То есть в тот момент , пока труд одного человека для нас неизмеримо дорог , труд другого неактуален .

Василий делает свою работу и часть работы за своего сотрудника . Это понимает директор компании и сокращает штат на одного человека , так как нет смысла держать ещё одну единицу и расходовать деньги компании . Марк нашел себе хорошую работу , но ему по-прежнему тяжело дается наводить порядок у себя в отделе , так как с детства за него все делала Глория .

Андрей Геннадьевич часто задерживается на работе , так как не доверяет своих клиентов практиканту Коле , тем самым редко видит семью , которая уехала от него два месяца назад . Хотите и дальше продолжать делать все сами ? Пожалуйста . Только не в мою смену …

Передать работу , задание и , в свою очередь , ответственность за его выполнение можно двумя способами .

Первый – это « сбросить », действует он так же , как и читается . Раньше это делал один человек , сейчас другой . Второй способ – это делегировать . – Василий , – сказал руководитель . – С этого момента ты проводишь инвентаризацию .

– Могу я поинтересоваться , почему именно я ? – сказал Василий , понимая , что на это будет уходить много времени и об ужине с семьей можно забыть . – Я твой руководитель , Василий , я решаю , что делать моим сотрудникам , вот список позиций , жду отчет от тебя завтра до обеда . Можешь приступать . Это типичный пример , когда человек статусом выше просто « стряхнул » с себя отвлекающие его дела , и все . Такие ситуации могут быть как в работе , так и в личной жизни . Конечно , начинаются негодование и обида . Почему так , почему я , есть же другие , более опытные , – такие вопросы появляются вследствие непонимания . Поэтому важно делегировать корректно . Делегирование – это процесс передачи ответственности . Движение на автомобиле переместит тебя из точки « А » в точку « Б ». Делегирование сменит человека , выполняющего какую-то функцию , с Андрея на Колю , при этом ответственность за соблюдение правил дорожного движения остается в силе .

В своей практике я всегда придерживался некоторых правил делегирования , обязательно тебе про них расскажу и объясню , почему именно так . Построив работу отдела , я понимал , что через какое-то время нужно будет развиваться дальше и я попробовал не все свои возможности . Тщательно подбирая персонал и обучая его , я присматривался к каждому своему сотруднику , анализируя готовность выполнения задач , которые делал я и которые не входили в обязанности сотрудников . Проще говоря , я начал готовить себе замену на случай , если буду двигаться дальше по карьерной лестнице либо сменю компанию . Так как я не могу просто взять и бросить свою команду . Уходя , я должен сделать так , чтобы все работало без меня . В первую очередь я задался таким вопросом – кто из сотрудников и что умеет делать . Но я не держал в голове список ежедневных и форс-мажорных задач – это нереально много . Поэтому я принялся создавать список сам . Это не составило мне труда , так как я знал , что нужно делать сотрудникам и с чем они столкнутся , потому что сам вырос в таких условиях . Далее , прописав все , что они должны уметь делать , я начал анализировать , кто это делать умеет , а кто ещё нет , и стал передавать свои умения . Передавал я их сам , поэтому могу точно сказать , что на это ушло несколько месяцев . Торопиться мне некуда , поэтому дальше я составил список того , что должен делать я сам . Список тех задач , за которые я отвечаю лично головой и своим местом в компании . И тебе я тоже рекомендую это сделать . Выглядят эти списки очень легко , однако обучение , передача умений , контроль выполнения работ и обратная связь займут у тебя некоторое время . Поэтому могу тебя точно успокоить , я буду рядом . Ты в любой момент можешь вернуться сюда и найти ответ в этой книге .