Ольга Лермонтова - Работа по любви. Как построить успешную карьеру и превратить ее в источник вдохновения и счастья

Перейдем от теории к практике. Для начала давайте разберемся с ворохом задач.

1. В начале дня выпишите все задачи, которые вам предстоит выполнить сегодня.

2. Нарисуйте квадрат, разделенный на четыре поля для четырех типов задач, которые мы обсуждали.

3. В течение дня все возникающие задачи вписывайте в одну из категорий, после чего посчитайте, сколько времени вы потратили на каждую из них. Отмечайте, на какой промежуток времени вы отвлеклись (например, на спонтанный звонок или на просьбу коллеги).

4. Теперь проанализируйте соотношение важных и неважных задач в вашем графике. Что из важного вы не успели из-за неважного? Как, по-вашему, можно уменьшить количество неважных задач в пользу важных?

Мы поговорили о том, как связаны продуктивность и чувство удовлетворения от работы. Дальше я поделюсь личными лайфхаками, которые помогают мне увеличивать свою продуктивность, и расскажу о том, что когда-то мешало мне это сделать.

В нулевые было модно писать в требованиях к претенденту на вакансию: «Мультизадачность». Чтобы кандидат, значит, и швец, и жнец, и на дуде игрец — и все это одновременно. Как Юлий Цезарь. Хотя вообще-то, если верить Плутарху, суперспособность светоносного Юлия заключалась в том, что он мог верхом, сложив руки за спиной, диктовать письма. То есть примерно как говорить по телефону за рулем. (Не надо так делать, ладно?) Строго говоря, в его случае речь идет не о многозадачности, а о так называемой фоновой задачности, то есть о выполнении двух или более действий, из которых умственного напряжения требует только одно. Примерно как есть и смотреть телевизор или бегать и слушать подкаст.

Многозадачность — это миф, и миф опасный. Он ведет к тому, что, когда вы одновременно пытаетесь закончить несколько дел одновременно, в итоге ни одно не будет выполнено качественно. Наша префронтальная кора головного мозга способна полноценно фокусироваться только на одной задаче за раз [25], и мозгу нужно время, чтобы переключиться с одного действия на другое. Что самое обидное, многозадачности нельзя научиться. Она больше похожа на болезнь, чем на навык. Хроническая многозадачность ведет к искаженному пониманию времени, которое вы тратите на то или иное дело. Вы решаете несколько задач одновременно, неизбежно допускаете ошибки из-за расфокуса, потом идете и переделываете все, где напортачили. Более того, чем дольше вы практикуете многозадачность, тем труднее избавиться от этой привычки и вернуть себе концентрацию на одном деле. Это все равно что спрей для носа при насморке: как будто решает проблему, а на самом деле только создает новые.

Больше всего времени и ресурсов мозга сжирают переключения между задачами. Одни из них мы инициируем сами (например, вспоминаем, что надо кому-то позвонить, и тут же хватаемся за телефон) — такие переключения называются активными . Другие падают на нас извне: подошел коллега с вопросом, письмо упало в почту, кто-то позвонил по мобильному… Эти переключения относятся к пассивным . И те и другие вредят нашей продуктивности. Если верить книге Дэйва Креншоу «Миф о многозадачности» [26], примерно 28 % рабочего дня средний сотрудник тратит на прерывания и неэффективные действия.

Это еще и на нашу голову так себе влияет! Дэниел Левитин, профессор поведенческой нейробиологии в Университете Макгилла, говорит, что переключение задач утомляет, потому что оно расходует оксигенированную глюкозу в мозге, истощая те запасы энергии, которые необходимы для концентрации [27].

Именно поэтому важно выбрать список важных задач и концентрироваться на них по очереди, дав себе пространство для переключения. Например, планировать промежутки отдыха каждый час. В это время можно выпить кофе, поболтать с коллегами или устроить себе танцевальную пятиминутку — этими паузами вы обозначите водораздел между задачами, дадите мозгу возможность переварить одну порцию информации и подготовиться к приему следующей.

Не нужно бежать во все стороны одновременно. Только в одну. И не бежать, а двигаться прогулочным шагом.

Хочу поделиться с вами тем, как я сама планирую работу; может быть, что-то из этого пригодится и вам. Начну с того, что у меня всегда есть глобальная задача: на год, на квартал, на месяц… Это моя цель, к которой я стремлюсь. Ее нужно держать в голове, чтобы не погрязнуть в болоте однообразных рутинных «задач ради задач», которые никуда вас не приведут. Для меня работа — это путь, а не переливание из пустого в порожнее. Если у вас в планах заработать миллион долларов к концу года, а к вам подходит коллега и просит немедленно полить фикус, спросите себя, как это приблизит вас к миллиону долларов. Если я ставлю себе в план работу над курсом, а ко мне приходит мой подчиненный и просит о встрече тет-а-тет, то я сначала должна убедиться, что эта встреча действительно необходима прямо здесь и сейчас, что ее нельзя перенести на неделю или вовсе обсудить все в мессенджерах. Это помогает мне отделить зерна от плевел. Но об этом подробнее расскажу ниже.

Я всегда составляю для себя план на неделю, куда входят примерно пять важных задач, которые я хочу решить. Таким образом, на день у меня стоит одна большая задача, выполнив которую я пойму, что он прожит не зря. Если задача настолько объемная, что на ее выполнение требуется больше двух дней, я разбиваю ее на небольшие подзадачи. Это не строгая величина, но она должна быть измеримой: мне нужно видеть, где начало дела и где его конец. Если меня заваливает тысячей и одним неважным делом, план подсказывает, на чем нужно удерживать фокус внимания. Утром — деньги, вечером — стулья. Точнее, так: вечером — составить план, утром — работать по нему. Или наоборот, все зависит от того, как вам удобнее. Я предпочитаю составлять план с вечера.

Одни посвящают написанию плана последние 15 минут в офисе, чтобы завтра прийти уже на все готовое. (Плюс такого способа в том, что вы не тратите свое утреннее время на «включение», а можете сразу приступить работе; минус — в том, что под вечер мы, как правило, хуже соображаем.) Другим комфортнее составлять расписание утром, на свежую голову. В общем, здесь ориентируйтесь на себя.

Вообще, вычислить ваши периоды продуктивности — время, когда вы по-настоящему эффективно расходуете свою энергию, — очень полезно. Задачи, которые требуют стопроцентного включения, лучше решать в период, когда вы на пике энергии, а вот мозговые штурмы и обсуждения можно отложить.

Очень важно фиксировать свой план: хотите — можете делать это в приложении, хотите — купите модный бумажный планер, да хоть обычную тетрадь в клетку! Главное, чтобы у вас перед глазами была четко сформулированная задача и график. Если вам нравится ставить галочки напротив выполненной задачи, отмечать ее цветом или просто вычеркивать — вперед! Маленькие мотиваторы тоже работают. Но и о больших забывать не стоит. Придумайте себе награду за закрытую задачу. Не всегда есть силы и желание что-то делать, приходится «через не могу». Вот для таких случаев пообещайте себе что-нибудь приятное в конце пути. Пусть чизкейк из любимого ресторана или билеты в театр поднимают вам настроение каждый раз, когда вы будете думать о них.