Виктор Попов - Современная дипломатия. Теория и практика. Дипломатия - наука и искусство

Предельный объем отчетов посольств в государствах, оказывающих значительное влияние на положение дел в мире, странах СНГ и других соседних с Россией государствах, с которыми у России существуют развитые отношения, установлен МИД России в 40 страниц, отчетов посольств в других государствах - 30 страниц, отчетов генеральных консульств, консульств и представительств при международных организациях — 20 страниц машинописного текста через полтора интервала. Дополнительно к отчетам прилагаются другие материалы (статистические таблицы и т.д.; они не входят в этот объем).

Срок представления годовых отчетов - не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным. Годовые отчеты посольств и представительств при международных организациях направляются в курирующие их подразделения МИД России, консульские учреждения, в курирующие территориальные подразделения и Департамент консульской службы.

Наиболее важные оценки, выводы и предложения, содержащиеся в годовых отчетах, курирующие подразделения докладывают соответствующим заместителям министра. Курирующие отделы с одобрения замминистра направляют те разделы отчета, которые представляют интерес, в другие министерства. Территориальные отделы готовят заключения на отчет и направляют в посольство в течение месяца после их поступления.

Заключения на отчеты должны содержать, во-первых, оценку работы загранпредставительств, во-вторых, анализ выводов и предложений, в-третьих, сообщения о том, какие меры принимаются министерством для их реализации. Если отчеты посольства направлены в другие министерства, то необходимо информировать о том, в какой адрес они посланы, с какими просьбами и предложениями.

В посольствах, как правило, обсуждаются эти отзывы и намечаются планы дальнейших действий по тем предложениям, которые одобрены министерством.

Объем годовых отчетов загранпредставительств о работе с кадрами для крупных загранпредставительств - 6 страниц, для других -4 страницы. В качестве приложения к отчету дается краткая оценка работы каждого сотрудника. Отчеты представляются в октябре отчетного года и направляются в курирующие подразделения и кадровую службу. В них должны быть отражены работа с кадрами, повышение их квалификации, дана оценка морального климата в посольстве и укомплектованности штатного расписания, сделаны предложения по повышению работников в должностях и рангах. Непременно должна быть отражена работа сотрудников, жен дипломатов, школы и детского сада (если они есть).

Если загранкомандировка дипломатов и других сотрудников завершается, следует представить в кадровую службу развернутый отзыв о работе каждого из них и рекомендации по их Дальнейшему использованию в министерстве. С отзывом должен быть ознакомлен каждый сотрудник, на которого посылается отзыв.

каких-то определенных правил составления письма не существует. Политическое письмо готовится узким кругом лиц, если обсуждается, то также небольшим числом участников (посланник, советник) и подписывается послом. Заключения на политические письма составляются территориальными или функциональными отделами министерства (в зависимости от тематики) и направляются за подписью начальника отдела (директора департамента) в течение двух недель после их получения (с очередной диппочтой). Объем политических писем устанавливается в 4-6, но не более 8-10 страниц. и, Информационные письма или тематические

Политические Политические письма составляются тогда, когда письма возникает необходимость информировать министерство, руководство страны о важном событии внутри страны пребывания, об отношениях между двумя странами, в результате которых России следует принять какие-то дополнительные меры, осуществить какие-либо инициативы.

Для политического письма характерны:

а) важность темы;

б) своевременность информации;

в) глубокий всесторонний анализ;

г) обязательно предложения или рекомендации посольства, направленные на защиту интересов нашей страны и ее граждан (без последнего раздела этот документ будет иметь характер обычного информационного письма, то есть документа рангом ниже).

Они направляются также тогда, когда в жизни страны пребывания назревают серьезные изменения во внутренней или внешней политике, смена власти, руководства страны, когда результаты выборов в парламент меняют расстановку сил в нем, когда в стране пребывания проводятся важные международные политические мероприятия, в которых эта страна играет или собирается играть важную роль. Обычно

Нписьма ННЫе спР авкисоставляются по самой разнообразной и справки тематике, представляющей интерес для Министерства иностранных дел России. Твердо установленных правил их составления не существует. Они в каждом конкретном случае определяются темой, ее актуальностью, наличием источников, причем не только материалов средств массовой информации, но и полученных во время встреч и бесед с представителями различных кругов страны. Они не должны быть случайными. Обзоры должны базироваться на точных, проверенных фактах, при цитирований высказываний политических деятелей страны, при приведении

цифровых данных должны указываться источники. Но главное - они должны носить аналитический характер и по возможности содержать предложения о деятельности МИД и посольства.

Полезно обсуждение этих справок перед их окончательным оформлением на совещании дипломатов. Это способствует как улучшению самой справки, так и повышению профессионализма дипломатов. В случае посещения страны пребывания государственной (правительственной) делегацией посольство заранее готовит соответствующие информационные материалы и отсылает их в центр, как правило, за месяц-полтора до приезда делегации в страну.

Справки должны быть написаны простым, ясным языком. Не следует при этом гнаться за количеством страниц. В справках не должно быть ничего лишнего, их объем, как правило, не должен превышать 5-10 страниц. Они должны иметь точный заголовок, заканчиваться подписью исполнителя, указанием его должности и датой.

Информационные справки составляют практически основную письменную продукцию посольства страны пребывания (кроме телеграмм). Тематика их обычно составляется на квартал или полугодие и по мере развития событий дополняется. В составлении этих документов участвует весь состав посольства (за исключением посла и посланника).

Обзор прессы - своеобразный документ. Раньше он был очень распространен. Со временем его значение, на наш взгляд, уменьшилось. В ряде стран он обычно не ведется (в англоязычных государствах, где, как правило, все дипломаты знают английский язык), в Других он носит целенаправленный характер. В ряде стран на языке страны пребывания говорят один-два дипломата.