Скотт Катлип - Паблик рилейшенз. Теория и практика

Как правило, службы паблик рилейшенз внимательно отслеживают воз никновение и распространение любых слухов. Когда эти слухи и сплетни безвредны, РИ-службы не предпринимают никаких мер, чтобы воспрепятст вовать их распространению. Однако если распространение слухов способно нанести организации серьезный ущерб, они пресекают их, обнародуя сведе ния об истинном положении вещей. Иногда, наоборот, среди неформальных лидеров организации распускаются “контрслухи” или излагаются реальные факты, что также препятствует распространению ложных слухов.

Как бы то ни было, слухи слишком часто являются источником инфор мации для служащих (хотя, возможно, они предпочли бы более достовер ный источник). Вывод из сказанного для Ш-специалиста заключается в том, что слухи мгновенно заполняют информационные бреши, которые яв ляются результатом выполнения неадекватной коммуникационной про граммы. Неформальные, неконтролируемые каналы распространения ин формации вступают в действие тогда, когда бездействуют формальные, контролируемые каналы.

Собрания сводят людей вместе, предоставляя им возможность поговорить и послушать друг друга, т.е. вступить в двусторонние коммуникации. При мерами небольших собраний, ориентированных на решение конкретных за дач, являются совещания рабочих групп, собрания групп контроля качества и расширенные совещания руководства организации. Подобные встречи за частую отвлекают их участников от выполнения повседневной работы и, с этой точки зрения, их можно считать расточительными, однако в долговре менной перспективе их проведение экономически оправдано, если учесть возможность возникновения по их ходу новых, плодотворных идей и форми рования командного духа организации.

Как и в случае других коммуникационных стратегий, проведение любого совещания должно преследовать определенные цели, требует тщательной под готовки и квалифицированного руководства. Обмен мнениями может быть от крытым, но контролируемым, чтобы не дать совещанию уйти от решения по ставленных задач и сбиться на рассмотрение второстепенных вопросов. Эффек тивность таких совещаний зависит от способности модератора (председателя совещания) направлять ход обсуждения. На некоторых совещаниях эту важ ную роль поручают специально подготовленным “руководителям групповых процессов”, в то время как непосредственные участники совещания целиком отдаются обсуждению рассматриваемых проблем, не отвлекаясь на различные процедурные вопросы. Некоторые ученые полагают, что проведением важных совещаний, в которых участвуют представители самых различных уровней, пытающиеся разрешить тот или иной конфликт или выработать какие-то принципиальные решения, должен заниматься специальный “руководитель процесса” с тем, чтобы вопросами руководства совещанием, его хода и содер жания не занимался лишь один человек — глава организации. Однако такой подход может быть полезен только в случае специальных совещаний или в це лях обучения, поскольку одной из функций любого менеджера и является ор ганизация встречи представителей соответствующей рабочей группы для об суждения и решения возникшей проблемы.

В случае проведения больших собраний (когда, например, собирается весь коллектив организации и представители важнейших общественных групп со стороны) к их планированию нередко привлекается служба паблик рилей- шенз. Организация ежегодных собраний, например, требует немалого време ни на подготовку со стороны высшего руководства и определенных затрат времени со стороны акционеров, ожидающих, что эти затраты времени оку пятся соответствующими дивидендами. Программы подготовки к проведе нию подобных крупных собраний весьма обширны, и многие организации даже заключают договоры со специализированными фирмами, которые берут на себя заботы, связанные с подготовкой и проведением этих собраний.

Традиционные собрания и совещания, участники которых обычно соби раются для личных встреч в одном помещении, уходят в прошлое. Один из экспертов по коммуникациям утверждает:

Новые технологии, такие как ПК и цифровые аудио-визуальные средства породили, по сути дела, новое явление — “электронные совещания”. Телеконференции, технологии проведения совещаний с помощью компьютерного интерфейса, спутниковые соединения, электронные доски объявлений и факсимильные сети в корне изменили наши представления о совещании.18

Для принятия групповых решений многие организации начинают исполь зовать новейшие телекоммуникационные и компьютерные технологии, пы таясь соединить вместе людей и идеи. Один из подходов заключается в том, чтобы всем участникам совещания, собравшимся за одним столом, предоста вить свой собственный терминал, подключенный к единому компьютеру. Инициирование общения с помощью компьютерного экрана повышает эф фективность обмена мнениями, позволяя более застенчивым членам группы и лицам, младшим по положению, которое они занимают среди участников совещания, получить такую же возможность высказать свое мнение, что и более авторитетные участники совещания.

Некоторые ведущие глобальные корпорации создали у себя современные системы проведения оперативных “электронных совещаний”, участниками которых могут быть люди из разных уголков нашей планеты, получающие возможность совместно и эффективно решать общие проблемы. Например, компания 1ВМ создала двадцать “электронных конференц-залов ТеатЕосиз” с персональными компьютерами и мультимедийными возможностями, объе динив их в глобальную сеть. Эти новые электронные “системы поддержки групповых решений”, установленные в одном помещении или спроектиро ванные в виде мультимедийной глобальной сети, приходят на смену тради ционным совещаниям.

Редко можно встретить организации (какого бы масштаба они ни были), в штате которых не было бы сотрудников, умеющих достаточно информативно и интересно выступить перед теми или иными общественными группами. В книге The. Executive Speechmaker перечисляются следующие преимущества устных выступлений.

Самое прямое и наиболее убедительное средство коммуникации, по скольку оно предполагает личный, “живой” контакт с аудиторией.