Дмитрий Виташов - Бюрократия без боли. Новые практики госуправления

Еще раз подчеркну: в правильном оформлении плана есть смысл, только если проведена содержательная работа по планированию. Описывать исходную оценку, цели и задачи следует лишь тогда, когда формализуются результаты реально состоявшегося обсуждения и анализа. Оттачивать формулировки целесообразно только для уточнения важных параметров реализации, а не ради стилистического совершенства формы. Не надо сначала придумывать мероприятия, а потом придавать им видимость системности.

Для качественного планирования следует соблюдать две группы требований: содержательные и процедурные. Первые относятся к параметрам решения, вторые — к порядку его разработки.

Как правило, в менеджменте для четкой постановки задач используется методика SMART. Согласно ей, задачи должны быть: Specific — конкретными; Measurable — измеримыми; Achievable — достижимыми; Relevant — относящимися к проекту; Timetabled — привязанными к конкретным срокам реализации.

В госаппарате название этой методики широко не известно, но суть используемого подхода аналогична. Шаблоны большинства планов и протоколов отражают перечисленные требования, но используется иная структура, включающая:

• конкретный результат;

• способ достижения;

• сроки исполнения;

• исполнителей.

1. Конкретный результат определяет объективные параметры того, что планируется достигнуть. С учетом специфики госслужбы, с одной стороны, и низкой структурированности работы — с другой, он редко измерим в показателях. Ожидаемый результат обычно указывается в задачах плана: например, «сократить средний срок ответа на запросы на 20 %» или «создать систему управления проектами». Эти задачи реализуются посредством мероприятий, имеющих непосредственный результат: измененные определенным образом процессы, проведенные исследования, принятые нормативные акты.

Формулировки результатов должны быть точными и контролируемыми. Недопустимы расплывчатые фразы наподобие ранее названных, типа «активизировать работу», «принять дополнительные меры», «принять участие» или совсем уж экзотической «уделять повышенное внимание». Из них не ясно, что мы должны увидеть на выходе. Одновременно непонятен и алгоритм работы. В чем должна выражаться более активная работа? Что должно стать итогом дополнительных мер? В каких действиях будет заключаться участие? В каком алгоритме отразится повышение внимания?

Исполнитель, получивший задачу, должен понимать, что ему необходимо сделать и получить на выходе. В противном случае он будет действовать по-своему или просто отчитается текущей работой. И чем менее конкретно мероприятие, тем объемнее будет отчет. Если задача «обеспечить прохождение курсов повышения квалификации всеми сотрудниками» подразумевает короткий доклад, что все сотрудники их прошли (а если не все, то почему и когда пройдут), то отчет по задаче «провести обучение сотрудников» будет содержать рассказ обо всей текущей деятельности.

Вот еще несколько ситуаций, когда надо быть очень осторожным:

1. Некоторые формулировки сами по себе не подразумевают точности в плане определения точной стадии работы — например, такие как «разработать…», «подготовить…», «организовать работу по…». Проект правового акта, подготовленный в виде черновика и не прошедший ни одного согласования, будет подан в отчет как разработанный. Мероприятие «организовать работу по внедрению…» выполнено уже на стадии включения в план. Руководителю достаточно дать поручение исполнителю — и работа «организована».

2. Вместо результативных мероприятий планируются управленческие действия. Например, «рассмотреть вопрос о целесообразности», «скорректировать планы», «провести совещания». По сути, анализ проблем и выработка решений просто переносятся на будущее. Это допустимо, если ситуация требует дополнительного времени. Но тогда лучше предусмотреть два этапа одновременно: а) проработку вопроса о целесообразности и б) реализацию принятого решения. В противном случае действие плана закончится, вопрос будет проработан, и на этом все завершится.

3. Отсутствие конкретных результатов подменяется отчетом об исполнении пункта — например, «Реализовать дополнительные меры по… о результатах доложить». Такие формулировки только увеличивают отчетность. Дополнительными мерами станут либо текущие действия, либо мероприятия, имитирующие активность: совещания, новые планы, регламенты.

Подобные ошибки (или умышленные манипуляции) обычно обусловлены слабым анализом ситуации. Формулировки свидетельствуют, что не определена проблема, которую надо решить, или способ ее решения. Недостаточно активная работа — это не проблема, а «реализация комплекса мероприятий» — это не решение. Такие пункты надо исключать из планов или брать заложенные в них идеи в качестве отправной точки и думать дальше.

2. Способ достижения предполагает четкое понимание, каким именно путем будет достигнут ожидаемый результат и хватит ли ресурсов. По сути, способ достижения — это конкретные, понятные действия. Они должны быть выполнимыми, соответствовать полномочиям и ресурсам исполнителя.

В простых мероприятиях результат и способ достижения обычно очевидны и неразрывно связаны друг с другом. Так, формулировка «регламентировать такую-то процедуру», по сути, содержит оба параметра. Результат — регламентированная процедура — достигается в рамках стандартного процесса регламентации.

Но применительно к сложным, комплексным мероприятиям формулировки лучше детализировать. Например, мероприятие «создание системы централизованного контроля поручений руководства» требует формирования электронных либо бумажных учетов. В зависимости от выбранной формы необходимы те или иные изменения процессов и функционала, финансирование, организационно-штатные мероприятия. Поэтому руководителю недостаточно сказать: «Хочу, чтобы все надежно контролировалось» — и самоустраниться. Необходимо изначально утвердить ключевые параметры, в данной ситуации — форму учета. В противном случае исполнители или не договорятся между собой и заволокитят задачу, или выберут наиболее простой, а не эффективный способ исполнения.

Всегда нужны очевидные всем ответы на вопрос «Как это сделать?» по каждому пункту плана. Не может быть результатов или целевых показателей без понимания, как их достигнуть. Более того, задавая вопросы о способах достижения, мы глубже понимаем и корректируем результат, которого хотим достичь. Только поняв способ достижения, можно оценить достаточность ресурсов — параметр, который в методике SMART называется «выполнимостью». Но для объективной оценки нужно избегать двух ошибок: