Ольга Правук - Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только

Менеджеры по продажам должны периодически, не реже одного раза в 5 дней, проверять резервы, снимать товар с резервирования, если не получена предоплата. Если клиент все-таки планирует покупку этой товарной позиции, выписывайте новый счет, создавайте резерв от новой даты. Так вы обеспечите постоянный контроль за складскими остатками.

Я встречала еще такую практику: раз в неделю на общем совещании отдел закупок пересматривает все резервы, обсуждается, насколько они актуальны; если наблюдается дефицит товаров, резервы закрепляются за клиентами соответственно приоритетам. При этом все неактуальные резервы снимаются, и в результате в этой компании нет резервов, в которых «зависают» товары.

Особый вред наносят такие резервы в случае, если по ним отгружаются товары в филиалы или удаленные торговые подразделения: оттуда их сложно вернуть обратно на центральный склад, и в результате они могут надолго остаться на складе филиала, превратившись в неликвид. Нужно сказать, что «фиктивные резервы» — один из основных факторов, влияющих на образование излишков товаров и снижение оборачиваемости.

Действительно, после проведения акции могут остаться товары или сырье и материалы для акционной продукции в производственных компаниях. Здесь нет ничего удивительного: в этом случае мы также имеем дело с прогнозом спроса, как и в случае с сезонными продажами. По своей сути прогноз всегда ошибочен. При планировании акции прогноз спроса строится на некоторых предположениях. И даже если у нас есть статистика того, как изменяются продажи в период проведения промо-акции, мы не всегда можем учесть те факторы, которые повлияли на проведение акции в прошлом, мы попросту не можем их все помнить и знать. Поэтому в случае с прогнозом акционных продаж всегда будет или нехватка товара под акцию, или его переизбыток, который станет излишком или даже неликвидом. Что из этого лучше для компании — зависит от ее стратегии: что более приемлемо — если акционного товара не хватит или будет излишек? В случае с акциями, так же как и с сезонными товарами, оптимально завозить не сразу весь прогнозный объем под акцию, а только основную часть и далее поставлять по потребности. К сожалению, не всегда это возможно: поставщик может далеко находиться или не в состоянии потом обеспечить наличие этого товара. Поэтому, если компании важно, чтобы акционные товары были в наличии в течение всего времени проведения акции, велика вероятность, что часть товара станет излишком.

Одной из причин возникновения неликвидов могут быть ошибки при ведении справочника «Номенклатура». В данном случае я имею в виду ошибки при введении новой позиции в справочник. То есть ситуации, при которых специалист, вводящий новые позиции, во время очередной поставки не увидел, что данная позиция уже есть в справочнике, и заводит ее снова, причем присвоив ей другое название. Это так называемые задвоенные позиции. При продаже менеджеры не обращают внимания на эту позицию: в прайсе другое название, они привыкли к нему. В результате эта позиция может стать невостребованной и через некоторое время перейти в разряд неликвидов.

Ситуация может осложниться, если такую позицию ошибочно вводят в другой товарной группе. Такое расположение товара достаточно сложно отследить: его не будут искать среди других товаров.

Рекомендации по тому, как избежать таких ошибок, я дам в главе 6 «Профилактика возникновения неликвидов».

Причинами возникновения неликвидов могут стать ошибки в складском учете. Например, товара на складе фактически нет, а по данным информационной системы — есть. Если посмотреть отчет по движению товаров, то движений по нему нет, и его можно отнести к неликвидам. Но фактически этого товара на складе нет. Такие ситуации могут возникать в компаниях, в которых нет порядка в ведении складского учета, где редко проводят инвентаризации и сверки, где данные по остаткам в информационной системе не соответствуют фактическому наличию.

Причиной возникновения неликвида или сверх запасов может стать и пересортица при отгрузке товаров от поставщика, а возврат или обмен представляют большие трудности — например, при импортных поставках.

В неликвиды могут попасть товары, поступившие от поставщика в бракованном виде. В случае если нет возможности сделать возврат поставщику или предъявить ему претензию, товар остается на складе, но не может быть продан. Сюда можно отнести и порчу товара при транспортировке, и его повреждение при форс-мажорных обстоятельствах. Такие ситуации могут возникать постоянно, если договоры будут заключаться без проработки юристом, хотя сегодня подобные проблемы встречаются уже редко.

Такой товар нельзя оставлять на основном складе — его необходимо перемещать на специальный склад брака, как физически, так и в информационной системе.

Поэтому, прежде чем относить товар к неликвиду, целесообразно провести инвентаризацию по нему на складе: товара может и не быть (продан, утерян и т. д.). Во-вторых, есть вероятность пересортицы: вместо числящегося в информационной базе неликвида есть другой товар, например вместо зеленых кружек — красные. В-третьих, товар может быть в наличии, но бракованный, его невозможно отгружать клиентам. Кроме того, надо обязательно проверить неликвиды на их физическое наличие на вашем складе. Это немаловажный пункт, так как из-за отсутствия динамики продаж неликвиды могут остаться незамеченными, пропасть, потерять за долгий срок хранения товарный вид.

В этой главе я дала обзор самых распространенных причин возникновения неликвидов и излишков. Этот перечень поможет вам определить первопричины в своей компании. Важно только помнить, что выявлять причину нужно в конкретном случае и в конкретной компании. Для этой цели лучше использовать специальные методики. Примером такой методики может быть анализ «Пять почему».

Автор этой методики человек по имени Сакити Тоёда, основатель компании Toyota [5] . Придумал он ее для решения простой, но чрезвычайно важной задачи — нахождения корня проблемы. Считается, что, если сформулировать проблему и задать пять раз вопрос «Почему?», обязательно найдется ее корневая причина. Этот анализ использовался в Toyota Motor Corporation в процессе эволюции собственных производственных методик. Инструмент нашел широкое применение за пределами корпорации Toyota и в настоящее время используется в кайдзене, бережливом производстве (LEAN) и Six Sigma. Также можно встретить его в различных областях менеджмента.