Волосян - Чисто угореть! Записки о продажах и малом бизнесе

Описал поставщиков вообще. Это на случай, если на новый офисный номер пойдут звонки с коммерческими предложениями. Ну и пара фраз, что со всем этим делать.

Да, сделал полный перечень, учел все, с чем менеджер может столкнуться. На этом этапе решил: хорош, дальше уже – бюрократия.

Еще! Рабочие места, ясен день, были оборудованы полной канцелярией. Нубук стоял на столе закупщика.

Девочки успокоились от первого впечатления о количестве документов, после того, как я им тщательно зачитал Инструкцию и описал ежедневную работу ТП.

От документооборота никуда ведь не денешься. Сторону «продажника», точнее, самое важное, я выделил красным цветом (листы и маркеры). Сторону «закупщика» – зеленым.

Далее, босс нам подогнал два одинаковых стеллажа, кучу папок.

Улыбнитесь: для продажной стороны – красных, для закупочной – зеленых.

С девочками разобрались еще раз с Инструкцией. В ходе испытательной недели мы подробно разобрали процесс продажи. От холодных звонков и рассылки КП до Договора. Процесс документооборота: от формирования документа – до архивирования отработанного. Процесс денежного оборота. Процесс отгрузки, планирования машин, архивирования маршрутных листов. Это, волей-неволей, свалилось на офис.

И вот, в первый рабочий день, первого рабочего месяца, я представляю боссу начинающих менеджеров. Они, мало-мальски, смогли рассказать обязанности и порядок работы, цели и что надо делать.

Погнали!!!

Конечно, обоих сотрудников приходилось посвящать в обе стороны офиса: закупки-продажи. Причин – множество. Начиная от того, что остатки на складах все еще «не шли» в «1С», заканчивая внезапными выходными-болезнями одного или другого.

Итак.

Утренняя планерка.

Девочки уже прибыли на рабочие места, вспомнили, что записано в их рабочих папках, а тут уже я приехал с планерки на производстве. Шеф то был со мной в офисе, то не был. Если б я не настаивал, то и не был бы.

Остановлюсь на рабочих папках. Тут была упрощенная версия того, что все торговые представители (производителя или оптовика) имеют при себе при входе в торговую точку. А вообще-то, все висело перед глазами.

Даже точнее. В папке у них была «Книга продаж» (у другой «Книга закупок»). А поверх всего, каждый вечер пришивался чистый лист, с планами на завтра. По нему «завтра» и работали. Заглядывая в «Книгу». Такое я практиковал уже не впервые. На первые три-четыре вопроса менеджера я еще отвечал. А потом переспрашивал: «А что говорит Устав?».

Ну и они быстро приучились заглядывать в талмут. А потом уж и наизусть знали все.

Еще важный момент, коллеги!

При создании и ведении рабочей папки (или тетради) менеджера, обязательно (!) руководствуйтесь принципом от IT-шников: «самый лучший носитель – бумага».

И еще одним: на случай смерти сотрудника (тут пример, конечно, мрачный, но имеет место быть) ладно еще в крупных корпорациях, но в мелких бизнесах – это атас! Начиная от того, что очень теплый контакт менеджера с Клиентом может держать на плаву весь бизнес; заканчивая тем, (не знаете что ли?!) как увольняются сотрудники: ушел в 18.00, а наутро не вышел. И на звонки не отвечает.

Ладно, если забухал, еще можно подъехать, что-то выяснить. А если, обиду затая, просто ушел?

Так вот. В 17.30 я все останавливал, и каждую опрашивал, что сделано, и что на завтра. Корректировал, дополнял.

Так однажды и вышло. Ну, причина была реально уважительной. Наутро одной нет и не отвечает на телефон. Я беру ее папку. В числе прочего, вижу запись: «Клиент, номер тлф, созвон в 10.00». Набрал сам, созвонились, все ок. В общем, на этапе создания, весь офис должен быть на коротком поводке.

И, уместно сказать, чем больше бумаги – тем чище *опа.

В смысле, вся-вся-вся менеджерская работа, так или иначе, заканчивается документом. Вот вы и увидите, работали они день или нет. Даже черновик по холодным звонкам весь перечерканный и сто раз обведенный разными маркерами – это предельно серьезный документ.

Ну так вот. Что мы там «погнали»? …))).

Общая задача (не ограниченная сроком) была – наработать циклическую систему. Один – закупает, другой – продает.

И по кругу: деньги и документы. Но был и этап ввода всего этого. В первую неделю задача закупщику была:

– уяснить, как это идет системно; на нее же возложили рекламу – постоянный созвон с редакциями районных газет;

– каков итог всего этого «идет», т.е. – заархивированный документ (с подписью об оплате);

– собрать всех поставщиков в папку, оформить договора и дополнительные соглашения, свериться по ситуации на текущий момент.

В первую неделю задача продажнику была такая же:

– собрать всех Клиентов в папку, оформить договора, допсоглашения (коммерческие условия), свериться (забегая вперед, скажу, что сверяясь, мы дебиторки нарыли на 0,5 миллиона рублей), чем знатно удивили босса; «удивили» и в хорошем и плохом смысле: полмульта еще придет – чем не радость? и «как это я столько пропустил??»

– договориться о «касаниях» в каждый день или неделю, обрисовать еще раз порядок заказов) – в этой системной круговерти выделить время под поиск новых Клиентов;

Все это у нас получилось. Далее, настал май.

Сезон пошел!

Тут, уважаемый читатель, логичный переход. Одна сотрудница уходит. Сейчас, со стороны прошедших лет, я вижу, что ее уход и инициировал наши изменения в изменениях. Но был он очень кстати и Вам советую, если занимаетесь подобным. Закупки за неделю были, в основном, от 4х поставщиков. И происходили примерно один раз в неделю. Так что на работу с ними у офиса уходило примерно работы час в день, даже с занесением документов.

Мы реорганизовались вот как.

С утра девочка обзванивает «юриков», которых по плану нужно обзвонить. Пристегивает собранные за сутки заявки от «физиков». Все это мы вместе складываем в машину: оформляем накладные на каждого и маршрутный лист – водителю. В районе обеда шеф подъезжает, анализирует-корректирует, и утверждает. Я все это отдаю водителю, он к вечеру едет грузиться. Чтобы с утра выехать. Наутро, после планерки на производстве, я сообщаю менеджеру об изменениях в отправке. Она тут же обзванивает всех Клиентов, все со всеми подтверждает, и, машина пошла.

Потом, снова в обед, история повторяется. С тем отличием, что возвратившуюся машину мы встречали вместе с шефом. Водитель докладывал, что да как. Отдавал накладные с расписками. Отдавал маршрутный лист, чеки за ГСМ. Босс расписывался, забирал деньги. А я забирал все документы для разнесения в «1С» и архива.

В субботу утром формировал ему пару-тройку разных отчетов, и мы с ним анализировали их. Тут у шефа бывало и восхищение продажами (прям адской подконтрольностью их), тут было и чрезвычайное удивление расходами. Все было.