Рэндалл Инглунд - Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы

Когда я (Инглунд) делал презентацию под названием «Применение теории хаоса в организации, основанной на проектах» на Конгрессе PMI в Амстердаме (2009), один солидный джентльмен спросил меня: «Должно быть, на личном уровне подобное радикальное изменение мышления и поведения и поддается оценке, но как вы собираетесь убедить руководство работать в описанной вами манере?»

Некоторые из пунктов, которые я привел в моем докладе, предлагали представить себе организацию, в которой сотрудники исповедуют следующее.

• Мы убеждены в том, что системы динамичны, сложны и бесконечно непознаваемы.

• Мы убеждены в том, что органические системы обладают своей внутренней скоростью движения и цельностью.

• Мы предполагаем, что в этих системах уже содержится мудрость, позволяющая найти лучшие решения.

• Мы признаем, что то, как люди моделируют свои ситуации, — самая важная часть их ситуаций.

Я порекомендовал менеджерам работать в «ограниченной нестабильности», где вы позволяете без помех расцветать тому, что выглядит как хаотичная активность команды проекта, пока она не дойдет до точки, где неизбежно нарушение границ: возникновение серьезного конфликта, нарушение расписания или повышение стоимости. К преимуществам свободы поведения относятся рост креативности, инноваций и энтузиазма на рабочем месте. Добиваясь этих преимуществ, распространите и признайте широкий ряд органических принципов, концептуальных схем работы, теорий и моделей, чтобы руководить отбором и использованием наиболее естественных, дружественных к людям практик. Их применение приводит к повышению продуктивности и усиливает нашу способность добиваться больше в проектной работе.

Мой ответ на заданный вопрос, по сути, был таким: «Я покажу им ценность». Будьте уверены в себе и практикуйте это поведение сами, будьте успешны и будьте пропагандистом: выступайте и поощряйте более естественное, разумное поведение. Задавайте много вопросов «почему». Предлагайте и указывайте способы новых подходов, применяйте метафорические уроки природы. Например, расскажите о том, как устроена корневая система сосны, или о том, что построение стаи гусей в форме V помогает им прилагать меньше усилий в полете и облегчает полет отдельным участникам стаи, или о том, как пчелы в ульях моделируют поведение для проблемно ориентированной работы.

Помните, что изменение поведения людей — нетривиальная задача. Не сомневайтесь, что создание продвинутой рабочей обстановки — достойная цель. Изучение теории хаоса и теории сложных систем подсказывает, что мы можем и что нам нужно усерднее применять эти органические принципы в проектной среде. Постоянный диалог, эксперименты и достижение успешных результатов заставят людей поверить в эти практики. Конечно, культура, которая принимает инновационные подходы, критически важна.

Каждый человек должен оценить культуру и среду, в которой он в данный момент действует. Затем выбрать время и место, когда ключевые люди окажутся доступны для применения новых подходов. Постоянно создавайте заделы на будущее и обращайте внимание на поучительные моменты. Моделируйте желательное поведение, особенно то, которое противостоит текущему токсичному поведению. Ваш пример может стать лучшей мотивацией для других, чтобы они поменяли сначала свое мышление, а потом и свое поведение.

Вот упражнение, позволяющее оценить силы, которые влияют на среду внутри организации (рис. 5.1), а затем разработать порядок действий, чтобы изменить статус-кво.

Рис. 5.1. Движущие силы и ограничители

1. Обсудите способы убедительно повлиять на силы, создающие равновесие (статус-кво).

2. Создайте диаграмму силового поля:

o выберите утверждение, которое описывает проблему в текущей обстановке;

o опишите текущее состояние, идеальное и худшее состояние;

o определите ведущие и ограничивающие силы (см. список далее), их направления и мощность.

Анализ образцов, показанный на рис. 5.2, демонстрирует четыре движущие и четыре ограничивающие силы.

Рис. 5.2. Диаграмма силового поля

Типичные определения состояний и сил при разработке диаграммы силового поля:

Идеальное состояние (10):четкие правила и сфокусированная работа приводят к великолепным результатам и возможности завершить каждую миссию.

Текущее состояние (0):неустойчивая поддержка проекта вызывает замешательство и конфликт.

Худшее состояние (–10):провал проекта угрожает нашей возможности продолжать работать.

Спонсорство:назначен единый спонсор, который активно поддерживает каждый проект.

Энтузиазм:спонсор является сторонником и страстно заинтересован в проекте.

Доступность:при необходимости у менеджмента найдутся время и ресурсы.

Постоянство:каждый проект преуспевает при внимании менеджмента.

Преданность:команда менеджмента определила приоритет каждого проекта и полностью финансирует запланированные проекты.

Командная работа:менеджмент сотрудничает как команда и демонстрирует желательное поведение.

Фокус:стратегические цели внедряются через четко определенный портфель проектов.

Видение:общая концепция организации и каждого проекта ясна, убедительна и наглядна.

Что, безусловно, радует: всякая смена фокуса приводит к тому, что точка статус-кво (равновесия) сдвигается. Зная ключевые действующие силы, вы можете составить полный план, который включает как легкие способы подтолкнуть, так и серьезные изменения векторов силы по всей схеме. Так же как природа не терпит пустоты и стремится заполнить ее, изменения любой силы приводят точку равновесия в движение, пока не возникают противодействующие силы. Первый шаг — разморозить силы, которые держат организацию в состоянии статус-кво, возможно, поделившись оценкой с ключевыми заинтересованными лицами, сосредоточившись на одной силе или комплексе сил и продемонстрировав их влияние на проект с помощью остроумной истории.

Для того чтобы позитивные сдвиги сделать возможными, организацию нужно вывести из равновесия. Этого можно добиться, усиливая движущие силы, сокращая ограничивающие или делая и то и другое одновременно. Втягивайте менеджеров в диалог, чтобы вскрыть определенное поведение и действия, которые лучшим образом поддерживают работу проекта. Пользуйтесь энтузиазмом и преданностью спонсора и добейтесь от него обязательств присутствовать на мероприятиях при запуске, оперативно принимать решения и быть стойким при определении и поддержке приоритетов. Наметьте даты будущих отчетов.