Джефф Кокс - Новая цель. Как объединить бережливое производство, шесть сигм и теорию ограничений

Вы знаете, что недавно два крупных клиента отказались работать с F&D, а ряд других клиентов откровенно выражали свое недовольство. Благодаря усилиям Сары Швик и некоторых других сотрудников утраченная нами часть бизнеса смогла вернуться, а менеджеры проектов уже работают над привлечением новых клиентов. Однако F&D попросту не сможет выжить, если будет работать так, как прежде. Никто из клиентов не ставит под сомнение качество, точность или надежность работы, выполняемой F&D. Но мы постоянно получаем нарекания, связанные с высокими ценами и низкой производительностью. Мы делаем все слишком долго и берем за это слишком большие деньги. Поэтому сегодня я здесь.

Нам необходимо срочно изменить ряд процедур и политику процессов, влияющих на поток работы. Я приехала для того, чтобы показать вам важность таких изменений и ответить на любые вопросы. Кому-то эти изменения не понравятся, но уверяю вас – они совершенно необходимы.

Наиболее важные изменения могут не касаться вас лично или не сразу затронут вашу сферу деятельности, но я хочу, чтобы вы в любом случае знали о них. В прошлом году я стояла на этом же месте и рассказывала о бережливом производстве и шести сигмах. Мы – или, по крайней мере, я сама – думали, что в них заключается идеальное решение, которое позволит улучшить все операции и работу компании в целом. По всей видимости, выходит, что мы были слишком оптимистичны. Но кто мог знать об этом заранее?

Нет, мы не отказываемся от идей бережливого производства и шести сигм. Обе эти концепции содержат набор эффективных инструментов, способных повысить ценность, поэтому мы будем продолжать использовать их преимущества по максимуму. Мы начнем применять их идеи с учетом третьей концепции, известной как теория ограничений. Вместо того чтобы пытаться улучшить все и отказаться от любых потерь, мы будем применять идеи бережливого производства и шести сигм так, чтобы это способствовало повышению выпуска по всей компании и получению финансовых результатов, необходимых для качественного роста нашего бизнеса.

Теперь давайте поговорим о некоторых изменениях, которые повлияют на вашу ежедневную работу. Мы пришли к выводу, что в F&D эффективность всей работы зависит от эффективности аналитиков. Чуть позднее вы узнаете почему. Просто помните, что, несмотря на важность всех функций, именно аналитики F&D являются наиболее важным ресурсом. Роль всех остальных сотрудников состоит в том, чтобы обеспечить аналитиков всем необходимым до того , как это им понадобится, и передавать результаты их работы дальше по цепочке как можно быстрее.

Что касается самих аналитиков, в их работе произойдут существенные изменения. Как мне стало известно, утверждение производственных заказов до сегодняшнего дня воспринималось многими из них как ненужная работа. Соответственно, ею занимались лишь тогда, когда до этого доходили руки. С этого момента утверждение производственных заказов – и их ускоренная «очистка», то есть обработка, если это необходимо, – становится основным приоритетом в списке дел любого аналитика. Для того чтобы обеспечить улучшение производительности – и в F&D, и в Hi-T в целом – и достичь необходимых нам результатов, «очищенные» производственные заказы должны попадать в Оуктон как можно быстрее.

F&D имеет огромный опыт в области инжиниринга и исследования материалов. Я твердо верю в то, что вы сможете принять необходимые изменения и в результате нашей совместной работы F&D поднимется на новые высоты уже через несколько лет. Сара…

Аналитики, что было неудивительно, без особого энтузиазма восприняли новую систему приоритетов, предложенную Сарой. Конечно, ведь столько лет до этого они играли по своим правилам, самостоятельно решая, как и над чем работать! Они управляли собственным временем и выстраивали работу в соответствии со своими интересами и приоритетами. Теперь кто-то осмелился указывать им, что делать. Понятно, что такое нововведение им совсем не нравилось.

– Я здесь не для того, чтобы заниматься писаниной по приказу юристов! – пафосно заявил один из них. – Я должен заниматься осмысленными прикладными исследованиями!

Эми, стоявшая в качестве незримой поддержки рядом с Сарой, с трудом удержалась, чтобы не сказать ему что-то типа «Если вы хотите сохранить эту работу, придется работать по нашим правилам» .

– Вам все равно приходилось заниматься утверждением заказов, – заметила Сара. – Все, что мы делаем, – это просим вас заниматься данной работой быстрее, чем обычно, без проволочек. Вам не придется тратить на эту работу больше времени, чем прежде. Мы просто хотим, чтобы результаты покидали ваш стол – и наше здание в целом – через несколько дней, а не через несколько недель после поступления заказа в работу.

Система, придуманная Сарой, была крайне проста. Работа делилась на две группы: 1) работа по «очистке» производственных заказов и 2) все остальное. «Очистка» заказов становилась основным приоритетом; все остальное считалось менее приоритетным. Аналитики должны были в течение нескольких следующих дней устранить все отставания в вопросах «очистки», которые у них имелись. После этого они должны были начинать каждое утро с проверки новых входящих заказов. Если таковые имелись, аналитики должны были сначала разобраться с ними, а затем могли до конца дня заниматься проектами клиентов.

– Наша цель, – сообщила Сара всем присутствующим, – состоит в том, чтобы давать заключение по основной части заказов быстрее чем через три дня, – либо утверждать их и отправлять в Хайборо и Оуктон, либо отзывать и отправлять заказы обратно в отдел продаж с надлежащим объяснением.

– А как насчет заказов, требующих лабораторного тестирования или другого вида дополнительного анализа? – спросил кто-то из зала. – Неужели мы не должны работать ни над чем другим, пока к нам не вернутся результаты?

– Первое, с чего вы должны начинать каждый день, – объяснила Сара, – это работа над заказами, которые уже были вам направлены. Работа над большинством из них займет у вас не более пятнадцати-двадцати минут; для сложных заказов может потребоваться примерно час. Утвердите те заказы, которые, по вашему мнению, не вызывают сомнений, и отправьте их дальше. Что касается заказов, требующих тестирования или моделирования, могу сказать следующее – как только вы дадите инструкции по дополнительным работам, можете считать, что на этот день ваша работа над данным заказом завершена. Вы можете вернуться к работе над своими проектами. Но на следующий день нужно будет проверить состояние заказов, которые еще не получили заключения. И вы делаете все это до тех пор, пока не примете окончательное решение в отношении данного заказа.