Владимир Якуба - Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь

боязнь плохой оценки (если кто-то сделает работу лучше меня, я предстану в невыгодном свете);

самоуверенность (всю работу я могу сделать сам, мне не нужна помощь);

неумение работать в команде (работать с другими для меня слишком сложно).

Задумайтесь над этим и все-таки начните делегировать, потому что перераспределение обязанностей действительно выгоднее для вас.

Я бы сказал так: подключая к работе другого квалифицированного человека, вы не тратите самое важное: свое время, деньги и нервы.

Обязательно найдутся другие люди, которые выполнят задачу быстрее, дешевле и с б о ль­шим воодушевлением.

Если вам кажется, что все руководители только и делают, что снимают с себя обязательства и раздают задачи направо и налево, то знайте — это не так.

Яркий пример успешного человека, который большинство дел выполнял сам, — Сергей Галицкий, основатель и бывший владелец сети магазинов «Магнит».

У него потрясающая работоспособность. Этот замечательный человек утверждает, что засыпает для того, чтобы пойти на работу, — настолько он сильно вовлечен. Галицкий не делегирует, а делает все лично.

Такой подход, без сомнения, имеет право на существование. Но каждый ли выдержит настолько высокий темп работы?

При этом стоит понимать, что процесс делегирования также занимает определенное время. Нужно определить для себя, какой допустимый процент времени вы готовы уделять объяснению задач другим людям и их обучению.

Помню, как-то раз я объяснял новому подчиненному Алексею один из подходов нашей компании. Это был 57-й случай, когда я повторял одно и то же. Объяснял, что нужно говорить, зачитывал скрипты.

Сотрудник ушел, а я задумался, как это можно оптимизировать. И тут меня осенило — я включил программу для записи видео с экрана и еще раз вызвал Алексея. В этот раз я стал записывать наш разговор, рисовал схемы на экране, зачитывал тексты. После того как был рассказан необходимый материал, я попросил новичка задать вопросы и ответил на них.

Изначально получилась запись длиной в час, после ответов на вопросы добавилось еще двадцать минут. Я выложил файл на YouTube и открыл доступ по ссылке.

Сейчас эта видеозапись — основа для обучения новых сотрудников, ссылка на нее дается каждому вновь приходящему.

Так я избавил себя от основной рутины по введению в курс дела и освободил время для других важных задач.

Задание № 9. Метод Киплинга

Делегирование — это не сбрасывание срочных и неприятных заданий, а отказ от излишних обязательств.

Заметьте, это не означает, что вы снимаете с себя ответственность за выполнение определенного дела. Вы можете делегировать некоторые функции, но ответственность за итоговый результат лежит на вас.

Чтобы детально рассмотреть делегирование, введем формулу 5W1H (What, When, Why, Who, Where and How — вопросы, которые были заданы в стихотворении «Есть у меня шестерка слуг».

Этот метод еще называют методом Киплинга. Именно он обозначил шесть простых вопросов в знакомом нам с детства стихотворении:

Есть у меня шестерка слуг,

Проворных, удалых,

И все, что вижу я вокруг, —

Все знаю я от них.

Они по знаку моему

Являются в нужде.

Зовут их: Как и Почему,

Кто, Что, Когда и Где.

Я по горам и по лесам

Гоняю верных слуг.

Потом работаю я сам,

А им даю досуг…[2]

С помощью техники 5W1H вы можете получить новую информацию, формулируя ответы на шесть наводящих вопросов.

Используйте его, чтобы четко определить и поставить задачу.

Вопросы звучат так:

What — что надо сделать?

Why — почему эта работа важна?

Where — где это должно быть сделано?

When — когда эта работа должна быть выпол­нена?

Who — кто несет ответственность?

How — как надо выполнять эту работу?

В идеале спрашивать нужно именно в такой последовательности. Ответив на все эти вопросы для себя или своего подчиненного/товарища/коллеги, вы сможете с максимальным успехом делегировать ту или иную задачу.

Умение ставить разумные вопросы — признак ума и проницательности. Метод можно упростить — перед делегированием ответьте для себя на три главных вопроса:

1.-Какая цель у этой задачи, для чего ее нужно выполнить?

2.-Почему именно вы или тот человек, которому вы делегируете, должны это делать?

3.-Каким именно способом можно решить постав­ленную задачу?

Таким образом, делегирование осуществляется с помощью простой и удачной формулы:

Все, что может быть делегировано, должно быть делегировано!

7.4. Четверг. Находим помощников

Ответственность — это слово, через которое я проверяю отношение человека к жизни.

Илья Полесский

Сегодня мы поговорим о том, как облегчить себе жизнь. Главное правило — все, что может помочь, должно быть использовано. Это касается гаджетов, приложений и людей. Так какими помощниками стоит обзавестись прямо сейчас?

7.4.1. Планирование 3D

Для начала вернемся к планированию и посмотрим на него по-новому, уже с учетом умения определять приоритеты.

Классический план выглядит так:

1.-Составить план на сегодня.

2.-Выполнить первый пункт.

3.-Осознать, что два запланированных дела вы уже сделали.

4.-Отдохнуть от проделанной работы.

Я раньше тоже думал, что это шутка. Но потом понял, что без привычки определять приоритеты и систематизировать задачи большинство планов на день выглядят именно так. Происходит это из-за того, что анализ дел еще не доведен до автоматизма

Я постараюсь дать вам инструменты, методы планирования и определения приоритетов. Это полезно и важно знать.

1. Держать в голове

Или «Я и так запомню». Этот вариант подходит лишь тем, у кого очень хорошая память. Однако у этого метода есть сразу три больших минуса:

Ограниченное количество задач, которые получится зафиксировать. Человеческий мозг неспособен вместить большое количество информации и в любой момент может вытеснить что-то из памяти.

Риск недооценки / переоценки задач.

Отсутствие возможности посмотреть и оценить, чего хотел и чего достиг.

2. Список дел

Список дел можно фиксировать в GoTasks-приложениях в своем телефоне с помощью списка и синхронизации с другими устройствами. Этот способ лучше предыдущего, так как дела не забываются и по мере выполнения вычеркиваются. Так вы можете оценить масштаб проделанной и предстоящей работы.

3. Диаграмма Ганта

Это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана или графика работ по отдельному проекту. Первый формат подобной визуализации когда-то был разработан Генри Гантом в далеком 1910 году11. Сейчас эта диаграмма применяется повсеместно, к тому же она синхронизируется с различными инструментами.