Владимир Якуба - Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь

Диаграмма Ганта очень эффективна для больших проектов и практически бесполезна для оперативного планирования. Она используется при разработке стратегии и позволяет оценить преимущества того или иного варианта.

Удобство диаграммы Ганта в нескольких нюансах:

диаграмма позволяет увидеть и оценить по­следовательность задач и их относительную длительность;

она помогает сравнить планируемый и реальный ход задач;

наконец, благодаря наглядности диаграммы Ганта можно детально проанализировать выполнение задач: на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача не выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и так далее.

Сравните ниже проект строительства дома в виде таблицы (рис. 1) и диаграммы (рис. 2). Конечно, даты выбраны схематично, чтобы показать, как выглядит график в рамках одной картинки.

Рис. 1

Рис. 2

Если вы не хотите разбираться в настройках диаграмм самостоятельно, воспользуйтесь готовыми шаблонами в Google Excel (рис. 3), Smartsheet, GanttPRO и другими.

Рис. 3

7.4.2. Электронное планирование

Определим для начала три уровня задач:

Оперативные. Заносим в календарь.

Среднесрочные. Размещаем в приложении Priority Matrix.

Долгосрочные, сложные, разветвленные. С ни­ми работаем в mind-облаке.

Уверен, что прямо сейчас рядом с вами, уважае­мый читатель, есть мобильный телефон, и скорее всего, это смартфон/айфон. Можно использовать и приложения, открытые на компьютере, например Outlook или iCalendar на Mac. В общем, то, что всегда под рукой.

Для многих планирование — непривычное и неудобное занятие.

Я докажу, что это не так.

Есть два способа хранения информации: на бумаге и на электронном носителе.

Если у вас есть ежедневник, отложите его подальше, но прежде перенесите всю информацию на электронный носитель. Сделать это нужно, не откладывая на завтра.

Мы живем не просто в ХХI веке, мы живем в электронном мире, и наши дети вряд ли смогут вспомнить или понять, каким образом можно было обходиться без интернета, компьютеров, смартфонов и других гаджетов.

Давайте идти в ногу со временем. Предлагаю вам с сегодняшнего дня присоединиться к тем, кто свой электронный выбор уже сделал, кто использует все digital-достижения и существенно экономит время.

Я отношу себя к категории людей, упростивших свою жизнь. И у меня есть желание поделиться своим личным опытом.

В 2003 году я получил свою первую должность консультанта в кадровом агентстве RC Group и уже тогда стал планировать рабочее время. У меня было много встреч с кандидатами и клиентами, возникали важные дела и новые задачи по поиску соискателей.

Помню, как у меня появился первый настольный ежедневник, где шесть дней (без воскресенья) умещались на одной странице. Такой печатный, переплетенный металлической лентой календарь. Он помогал видеть сразу всю неделю. Да, это было удобно, но в таких органайзерах не хватает нужных граф.

Со временем я стал пользоваться другим ежедневником, в котором целый лист или даже два могли быть посвящены одной дате. Кстати, наиболее удобными были недатированные ежедневники, по той простой причине, что неизвестно было, сколько мог занять день — страницу, две или сразу четыре.

В дальнейшем я полностью перешел на электронные носители и умные приложения.

Однако отказываться от всех бумажных носителей не стоит. Ежедневник или блокнот пригодятся вам на переговорах. Использование бумаги в деловой беседе необходимо для достижения цели встречи.

Обычно проведенное на встрече время на 70% состоит из болтовни, и лишь 30% уйдет на конкретику, факты.

Фиксируйте, рисуйте схемы, переходы и взаимо­связи между главными моментами (освойте технику скетчноутинга, чтобы важное не ускользало от вашего внимания, не стиралось из памяти) и не теряйте нить разговора.

7.4.3. To-do list с Google-синхронизацией за пять минут

To-do list — тренд в вопросах самодисциплины. Что означает этот термин? Это список задач в календаре или любом удобном приложении. Называться они могут по-разному, но работают по одному принципу.

Для Android разработаны такие to-do list приложения, как Wonder List, Any Do, To-do List, Pro Do, GTI и другие. У iPhone такой же стандартный to-do list, список дел + напоминания: Pocket List, 24me, Carrot, «Авоська» — специально для списка покупок, «Минималист» и другие. Выбирайте самое удобное для себя и пользуйтесь им постоянно.

Перечень дел в to-do list удобен тем, что он позволяет не держать в голове действия, которые необходимо выполнить, а сохраняет их в вашем телефоне. Задача в списке обычно представляет собой короткую фразу, раскрывающую суть того, что надо сделать. После завершения рядом с ней ставится галочка, и строчка в списке вычеркивается или исчезает, в зависимости от ваших настроек.

Очень удобно синхронизировать смартфон со все­ми устройствами, которые вы используете.

Сам я чаще всего использую обычный календарь в телефоне, а вносимую информацию помечаю разными цветами, и каждый цвет соответствует определенной задаче.

Итак, откройте, пожалуйста, на своем телефоне раздел «Календарь». Скорее всего, он не настроен и пуст. Однако сейчас вы попробуете его заполнить.

Для начала определимся со временем. Обычно на дисплее помещается несколько строк, а точнее, период с 10:00 до 15:00, который распределяется на весь экран.

При желании вы без проблем сможете увидеть весь день, а также неделю и месяц. Мы будем говорить в первую очередь о том, каким образом настроить ваш день.

Итак, четыре цвета, которые вам понадобятся:

Синий цвет — личный.Он стандартный. Любая внесенная задача попадает в раздел «Личное». Например, «сайт», «доработки» — это личное, книга «Самодисциплина» — тоже, потому что это мой личный проект.

Зеленый цвет — звонок.Он означает, что вам необходимо позвонить конкретному человеку (необязательно в конкретное время). Например, «Сергеев Андрей, хозтовары», «Ковалев по дебиторке» и так далее. Утром вы просматриваете план на день и видите, какие звонки нужно сделать. Самое главное: в конце дня, если из четырех звонков сделано лишь три, вы легким движением руки переносите оставшийся звонок на следующий день, ничего при этом не забывая.

Красный цвет — встреча.Красный, потому что этот блок должен быть более ярким и жестко привязанным к вашему рабочему дню. Если встреча назначена на точное время, пишем: «14:00 Сергеев Андрей». Для договоренностей без привязки ко времени запишите «Сергеев Андрей» и тоже отметьте красным цветом, он напомнит вам о встрече и предварительном звонке.